基于醫院資源規劃系統的口腔種植體全程監管系統的設計

劉鴻超 范寶林 高燕華 許慧祥

2018年4月，國家衛生健康委員會發布《全國醫院信息化建設標準與規范(試行)》，在醫院運營管理的物資管理項中，高值耗材管理要：“針對植入、介入等高值耗材，支持接收院外高值耗材供應商信息，實現高值耗材標識碼、有效期、資質等信息全流程管理及追溯”。高值耗材的信息化建設，有利于提升管理效率，加強成本控制，保障醫療質量安全。

高值耗材具有技術含量高、規格品種繁復、在人體內永久留存、使用風險大和產品價值高等特點[1]。口腔種植體作為高值耗材重要組成部分，是口腔專科醫院高值耗材管理的重點之一。目前，多數醫院的高值耗材已實現了信息化管理[2-4]。北京大學口腔醫院有自己的信息系統，但對種植體的管理各科室使用的管理系統不統一，系統功能不健全，無法有效地實現全過程監管。因此，設計新的管理系統，整合、優化和拓展目前管理系統的功能顯得尤為重要。本研究結合醫院實踐，基于醫院資源規劃(hospital resource planning，HRP)，研究口腔種植體全程監管管理系統的設計與構建。

1 口腔種植體全程監管系統業務流程構建

種植體全程監管系統建立在HRP管理系統的基礎上，使用HRP系統的計劃管理、采購系統、供應商協同和資質管理等部分。種植體全程監管采用“集采-分收-集結”的管理模式，其業務流程如圖1所示。

圖1 口腔種植體全程監管業務流程圖

1.1 采購申請及訂單發送

(1)醫院科室或各門診部根據需求提交采購申請。

(2)采購部門接收來自醫院科室和各門診部的申請，匯總申請生成采購訂單，推送至供應商云平臺。

1.2 供應商配貨及驗收入庫

(1)供應商配貨。供應商根據訂單準備相應耗材，掃描耗材原廠條碼錄入系統，再分別配貨至醫院和各門診部。

(2)驗收入庫。醫院與各門診部庫房驗收無誤后，掃描配貨單上的條碼一鍵完成入庫操作。

(3)入二級庫。耗材在庫房驗收完成后直接轉至科室二級庫，使用科室對實物進行二次驗收確認。

1.3 掃碼出庫

患者手術過程中，同步掃描使用的種植體耗材原廠條碼，完成出庫操作，實現全過程追溯管理。

1.4 匯總使用及采購結算

(1)匯總使用。采購部門定期匯總醫院及各門診部的種植體使用情況。

(2)采購結算。采購部門統一對醫院及各門診部的采購業務進行結算。

2 口腔種植體全程監管系統設計要素

2.1 拓展系統管理范圍

將醫院與各門診部的種植體管理統一到一個系統，實現信息共享，加強成本控制，提升種植體全過程動態監管效率。

2.2 編寫物料字典

物料字典中包含品名、規格、貨號、價格、產品效期及注冊證效期等字段。物料字典是系統穩定運行的基礎，可降低供應商與醫院、管理科室與臨床科室及臨床科室之間的信息溝通成本，能保證系統采購模塊各流程之間、供應商平臺與采購模塊之間的正確對接。

2.3 設計產品條碼掃描機制

HRP管理系統解析產品原廠條碼，供應商掃描原廠條碼與系統物料字典中的數據匹配，生成配貨單據條碼。種植體入一級庫時，掃描單據條碼，配貨單上所有產品信息從供應商平臺同步更新至醫院一級庫；一級庫轉移至二級庫管理時，一鍵轉庫無需掃碼；二級庫出庫時，關聯患者信息，同時掃描產品原廠條碼。該模式可提高驗收效率，使患者的種植體使用記錄和產品相關信息可雙向追溯，為產品召回等提供數據支撐。條碼技術已普遍使用于各大醫院，技術成熟，可靠性高[5-6]。

2.4 優化結算流程

目前大部分種植體采用寄售制管理，先使用再結算。小部分種植體為非寄售制管理。系統設計兼顧兩種不同結算方式，監控物資流動情況以準確核算成本，在流程中設置期初暫估環節，引入期初暫估單，實現分情況結算貨款，其流程如圖2所示。

寄售制管理的種植體，通過逐級引用期初暫估單，形成“存貨采購入庫單”與“應付單”，當期只支付“應付單”的部分。非寄售制管理的種植體，通過逐級引用期初暫估單，形成“存貨采購入庫單”與“應付單”，當期既支付“存貨采購入庫單”的部分，也支付“應付單”的部分。

2.5 開通資質管理平臺

圖2 口腔種植體期初暫估業務流程圖

供應商向資質管理平臺上傳公司資質和產品資質等文件，填寫相關信息，醫院負責對資質文件和信息進行審核。資質有效期與存貨檔案數據同步，采購訂單配貨時，要求公司填寫產品生產日期，系統自動檢驗產品效期，并檢驗產品對應的注冊證效期，若產品注冊證失效，則填寫的產品生產日期需在原產品注冊證有效日期之內，可激勵公司自行更新資質。供貨商參與的資質管理平臺建設，可提升供貨商資質管理和產品效期管理效率，降低失誤率，為合同管理提供準確數據支撐[7-8]。

3 口腔種植體實施全程監管的初步效應

3.1 實現全程監管與質量控制

對種植體的采購、驗收、使用、追溯、盤點和結算等實現信息化全過程監管，可有效控制或規避高值耗材在供應鏈各環節的風險，保證信息傳遞的及時性和準確性，保障醫療質量和醫療安全[9-10]。

3.2 實現信息化雙向追溯

實現入出庫條碼信息化，每件種植體從入庫、使用到掃碼出庫的全過程，與患者信息關聯形成完整檔案，落實跟蹤監管要求[11]。

3.3 節約成本

種植體信息掃碼錄入管理系統，可有效防止耗材流失，避免浪費，降低醫院運營成本[12]。同時可解決賬實不符問題，減少經濟管理風險[13-14]。

3.4 提高管理效率

管理系統的操作步驟依據醫院現有的管理流程進行設計，并在其基礎上進行優化；設計中重視數據整理、條形碼管理和模塊整合等問題，有利于減輕醫護人員操作負擔，提高工作效率[15]。

基于HRP系統的種植體全程監管管理系統是醫院種植體管理的有效工具，可全程監管種植體采購到結算全過程，實現信息化雙向追溯，降低醫院運營成本，全面提升種植體管理的水平。

4 結論

口腔種植體全程監管系統可實施種植體條形碼管理，控制每件種植體從入庫、使用到出庫全過程，實現種植體全程監管。從而加強了種植體質量控制，實現信息化雙向追溯。