企事業單位檔案管理中現代化方式的利用

鄭太敏

摘 要：由于我國的經濟和科學技術迅猛發展，所以也開始將現代化的高科技運用到我國事業單位的檔案管理中，當前的現代化方式讓我國的事業單位中的檔案管理工作可以更加簡便快捷，具體地說，就是現代化的檔案管理方法可以把我國事業單位中的檔案快速地進行歸類整理，這種方式不僅可以提高我國事業單位工作人員的工作效率，減輕他們的工作負擔，而且還可以確保事業單位中各種檔案的詳細歸類，防止錯誤歸類發生。此外，這種檔案的現代化管理方法還降低了我國事業單位的用工成本，提高了整個單位的經濟和工作效益。本文就是針對事業單位的檔案管理現代化方法做出詳細的研究和分析，推動該方法的未來發展。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;現代化方式;應用

目前我國處于現代化的信息社會，我國的事業單位為了不落后發展，自然需要將大數據和網絡技術引進檔案管理中，努力把事業單位中，檔案管理傳遞信息緩慢，問題描述不夠詳細確切的情況，將工作效率和工作質量提高和保障起來。當前的社會發展中，信息化已經和我們的生活不可分割，所以事業單位從事檔案管理的工作人員和管理部門想要將檔案管理的質量和效率保障起來，就必然要運用到現代化的技術。

一、現代技術在公共機構的檔案管理中應用

（一）現代技術在檔案檢索和目錄中的應用

在當前信息化的現代社會中，許多從事檔案管理工作的人員在處理檔案和文件的方法已經有了相當大的改變，從傳統的手寫方式轉變成通過計算機將信息輸入和打印成冊。這說明我國對于事業單位檔案管理的操作模式和方法一直都在不斷探索，同時，許多專業的軟件開發人員也開始重視到這個方面，目前已經有許多關于檔案管理的相關軟件在市場上慢慢被普及和推廣了，這類軟件主要是通過檔案的目錄和檔案類別做出系統地科學的分類，通過這種方法，可以讓我們只輸入關鍵詞就能檢索到需要的檔案內容，這樣也能大大提高檔案管理的規范性。

（二）將現代技術輔助應用于檔案管理

當前我國事業單位的檔案都具有基數較大，分類復雜的特點，所以實現規范的檔案管理變得相當困難。工作人員在檔案管理要進行文件歸類和整理的時候，必須要有輔助工作的參與。在處理某些公共機構的檔案時，需要將龐大的數據庫和資料信息進一步處理，包括將檔案資料再次篩選，方便后續的工作處理。整個檔案管理的工作中，如果采用了現代化的技術處理數量龐大的檔案，那么這些數據和資料信息通過科學系統的整理之后，就能提高工作人員輔助業務的工作效率，減輕工作人員的工作負擔，而且對于一些檔案資料的借用和查閱需要有細致和確切的管理統計，這些都能對公共機構的檔案管理工作帶來非常多的便利條件。

（三）現代化技術在檔案管理中的實際應用

當代的科學技術發展迅猛，經濟發展日益增進，所以，在工作人員進行事業單位檔案庫房管理時，可以通過計算機信息技術的運用，將該單位的實際情況結合公共機構的檔案管理，把管理過程中必須用到的設備和計算機信息技術發揮最高效用，最終將檔案管理的安全性進一步提高。

二、存在的問題

當前的技術雖然得到迅速發展，但是現代化方式的信息檔案管理在實際運用中還存在不少問題。首先，在檔案管理工作中，我國事業單位并沒有出具相關的制度規范，我國有各種事業單位，處理的數據量也十分龐大，在這個時代背景下。不同的事業單位對檔案管理都提出了不同的要求，從具體操作的分類標準、檔案分類所用的格式、存放年限的存儲等都有不同。這樣導致我國事業單位的檔案管理不能通過某一種制度規范進行操作。其次，處理檔案管理的工作人員專業性不強。在很多事業單位中，負責檔案管理的工作人員對于以往的歸類和管理方式都已經固化了，短時間內也不能擁有相應的技術處理水平，這些對于開展事業單位現代化方式管理都造成了阻礙。最后，在開展現代化技術檔案管理時，事業單位沒有投入相應的資金。許多事業單位為了能節約檔案管理的成本，所以不會配備太多管理檔案管理當中需要的設備，而中國的技術發展又不斷提高了事業單位對于檔案管理的效率，兩者之間的矛盾導致了現代化管理的發展受到限制。

三、合理應用事業單位檔案管理的現代化方式

要將事業單位的檔案管理水平有效提高，必須要將監督管控措施實現科學系統化，將事業單位檔案管理的現代化方式落到實處，以達到信息化發展的建設目標。

（一）轉變檔案管理理念。

在當前事業單位檔案管理的現代化方式中，還普遍存在著對于網絡化技術管理體系不夠重視的情況，這種現象需要有關部門采取更加有效的措施和機制去加速有關人員的思想轉變。在改變管理理念的時候，還要保障現代化的檔案管理方式在實際運用中能夠落實，特別是在事業單位檔案管理當中，將這種現代化的管理理念和當今時代的發展結合起來，完善和增添新的管理模式和標準，把事業單位的檔案管理及分析問題做到標準化管理，保障現代化檔案管理能實行自動化操作，全面提高事業單位檔案管理的效率。

（二）檔案管理統一化。

將事業單位的檔案管理借助現代化的模式構建出一套可實行的規范化標準，還有需要將整個檔案管理流程通過現代化的方式做出技術方面的管理和分析，從而確定一套完備可規范操作的統一事業單位檔案管理標準流程，讓檔案管理的工作能得到相關約束，保證檔案信息的安全。進行現代化事業單位檔案管理的過程中，對于發生的問題和異常情況需要做出記錄和分析，并進行集中處理，要規避在檔案管理的過程中發生泄漏信息或者檔案管理事故。現代化的檔案管理工作中，必須要維護好相關的管理流程和標準，也要注重在檔案管理中實際的運用成效，從實質上將現代化的發展水平提高。

結語

事業單位在不停發展的過程中，將檔案管理機構發展得更加完善和高效是必然的。在社會經濟和科技水平日新月異的情況下，事業單位檔案管理工作也必須共同發展，為了能夠跟上時代的步伐，就一定要將在事業單位的檔案管理工作中運用這些現代化的技術，提高事業單位檔案管理的發展水平，推動我國未來的現代化建設。

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