企業檔案數字化管理的運用

孟文紅

[摘 要] 現代信息技術對企業產生極大的影響，企業檔案管理要轉變傳統的管理方式，運用數字化的管理模式，提高檔案管理的工作效率。文章簡述檔案數字化管理的基本特征和重要意義，分析企業檔案管理現狀，提出檔案數字化管理的注意事項和措施，供企業檔案數字化管理工作人員借鑒與參考。

[關鍵詞] 檔案 數字化 檔案管理

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A

社會在不斷進步和發展，隨著現代信息技術在經濟領域的運用，現代信息技術對企業產生極大的影響，因此，企業檔案管理要轉變傳統的管理方式，運用數字化的管理模式，提高檔案管理的工作效率。

一、檔案數字化管理的基本特征

對企業檔案進行數字化管理，是現代信息技術發展的趨勢所在，其主要特征包括提供信息資源、利用大型網絡和提高標準化程度幾個方面。

（一）提供更多便利的信息資源

將計算機、網絡設備、多媒體技術普遍運用到企業檔案數字化管理中來，能提供更加便利的信息資源，為企業的產品生產、市場經營及企業的發展服務。

（二）充分利用大型網絡

將聯合的大型網絡運用到企業檔案數字化管理中，提取企業經營信息變得更加有效和便捷。要做到不斷擴大各個網絡應用范圍，逐步完善聯合網絡的高效、便捷環境，保證獲取的數據資料真實、可靠、齊全，提供給企業的信息來源有效性強[1]。

（三）提高標準化程度

與原來傳統檔案管理相比較，對企業檔案進行數字化管理，必須符合有關電子檔案的管理標準，而且還必須符合國家電子檔案管理的有關規定，使企業數字化檔案管理發展趨向標準化、正規化、規范化。

二、企業檔案數字化管理的重要意義

（一）是企業管理的必然發展趨勢

在信息化時代，隨著多媒體、網絡、計算機、數字化技術等信息設備在管理中的運用，對企業檔案進行數字化管理是一個必然發展趨勢。對企業檔案開展數字化管理，符合與時俱進的企業管理原則，龐大的檔案資料通過數字化管理，將提高檔案的保管質量和安全性，利于促進企業檔案管理的現代化。

（二）降低檔案管理成本，提高企業的經濟效益

企業檔案以前采用傳統的管理模式，其檔案管理工作效率低下，需要具備較多的辦公人員，不斷增加辦公經費，不可避免增加了企業的檔案管理成本。隨著科學技術進步和市場經濟的不斷發展，數字化管理模式應用到企業檔案中來，有效解決了企業龐大檔案資料管理與傳統辦公工作方式之間日益突出的矛盾，節省了企業檔案管理的人力、財力和管理費用，減少了檔案管理的成本，增加了企業經濟效益[2]。

（三）提升檔案管理工作效率

傳統的檔案管理模式是采用紙質檔案保存資料，紙質檔案資料使得使用者閱覽不太方便，在閱讀過程中還可能造成磨損和遺失，利用互聯網采取無紙化的數字化檔案管理模式，能為檔案的閱覽提供便利，有效提升檔案管理工作效率，也有利于妥善保存企業珍貴原始生產經營信息資料。

三、企業檔案數字化管理的注意事項

（一）要做好原始檔案資料的匯集工作

進行檔案數字化管理的同時，要采用各種有效措施，盡量多地收集原始紙質檔案資料，并妥善保管和存放紙質的檔案資料，這樣在電子檔案信息系統發生故障時，能夠保證為企業決策層及時提供信息支持，確保企業各項工作的順利進行。

（二）要構建檔案數字化管理新模式

企業檔案數字化管理中，要根據企業長遠發展規劃和市場經濟現狀，加強網絡通信、信息化技術等的運用，加強企業生產經營信息資源的開發，遵循檔案信息化管理原則，構建新的檔案數字化管理模式，提高檔案數字化的現代化管理水平，推進企業的穩步發展。

（三）要增強檔案管理員的數字化管理意識

企業要大力宣傳檔案數字化管理的重要性，將檔案數字化管理列入企業管理工作議程，建立健全檔案數字化管理的有效機制，提高檔案管理員的數字化管理意識，樹立嶄新的現代化數字化管理的理念，從而提升檔案數字化管理的工作效率，為企業持續發展提供良好服務。

（四）要確保檔案數字化管理的安全性

采用光電信號傳輸信息資料的數字化檔案，在需要閱讀檔案資料時，要確保檔案數字化管理安全性。要注意不能從光盤（磁盤）中直接閱讀信息資料，否則可能會造成光盤（磁盤）上的檔案信息資料在閱讀過程中意外刪除或丟失，難以保證檔案信息資料原始性，檔案信息資料可靠性和安全性會受得影響[3]。

四、加強企業檔案數字化管理的措施

（一）改變舊的檔案管理理念，開拓數字化檔案管理的思路

企業檔案管理團隊要改變傳統的檔案管理理念，拋棄陳舊檔案管理模式，開拓數字化檔案管理的思路，重點是提高檔案管理的工作效率。首先企業檔案管理人員要虛心學習數字化管理的科學管理方法，要重視開闊企業檔案管理的視野，跟上大數據形勢下數字化檔案管理快速變化的步伐，從而促進提高企業數字化檔案管理的水平。

（二）規范檔案數字化管理制度，提高檔案管理工作效率

要不斷探索檔案數字化管理的科學方法，制定合理的管理條例，規范檔案數字化管理制度。數字化管理中要不斷完善計算機等現代化技術和設備，提升檔案數字化設備處理信息資料的能力，使檔案數字化管理工作流程逐步規范化、科學化，提高檔案數字化管理的工作效率。

（三）要強化與各部門之間的協調關系

企業領導層要加強檔案管理部門與其他部門之間的溝通，強化與其他部門的協調關系，合理安排檔案管理工作，在企業信息資料收集的過程中，得到諸多部門的配合和支持，為檔案的匯集、整理等工作提供方便，利于保證檔案信息資料的真實、可靠、齊全，為企業的發展提供寶貴的材料參考等。

（四）加強檔案數字化管理隊伍建設

企業在檔案數字化管理工作中，要加強檔案數字化管理隊伍建設。首先，優先科學配置檔案管理人員，制定檔案管理者的工作職責，做到分工明確、各負其責。執行嚴格的管理者獎罰、評估管理工作制度，充分調動其工作積極性。其次，向社會公開招聘優秀人才，為檔案數字化管理隊伍注入新的朝氣和活力。最后，對檔案管理人員進行業務培訓，開闊管理視野，使其數字化管理水平跟上時代前進的步伐，提高檔案數字化管理能力。

五、結語

綜上所述，企業的生產經營要跟上時代的前進步伐得到可持續性的發展，運用數字化檔案管理是必然趨勢。為使企業檔案數字化管理更上一層樓，必須要做到：增強檔案管理員的數字化管理意識、做好原始檔案資料的匯集工作、構建檔案數字化管理新模式、確保檔案數字化管理的安全性。同時，要規范檔案數字化管理制度，提高檔案管理工作效率；檔案管理部門要強化與各部門之間的協調關系，確保檔案信息資料真實、可靠、齊全；加強檔案數字化管理隊伍建設，為企業發展提供優質信息資料服務。

參考文獻：

[1]劉佳麗.檔案信息資源對企業發展的促進作用探析[J].中國集體經濟，2019（2）：23- 24.

[2]邱巧艷.大數據時代企業檔案管理的實物與聲像檔案數字化管理分析[J].知識經濟，2019（2）：56- 57.

[3]謝國強，黃新榮.云環境下大型企業的檔案管理模式：企業檔案管理中心[J].中國檔案，2019（1）：78- 79.