Word郵件合并功能

吳瑩

摘要：“郵件合并”是Word的一項高級功能，在處理大量日常報表、信件等數據時通常會利用郵件合并功能來實現，如何提高大家對Word郵件合并功能使用的準確性，讓大家在處理大量格式相同，只修改少數相關內容的文件時減少重復工作、提高辦公效率，本文從郵件合并功能基本思想、郵件合并功能使用步驟以及結合工資條實例進行研究，通過應用這些技巧可以讓你的工作更快、更高效。

關鍵詞：word；郵件合并；主文檔；數據源；工資條

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2019）05-0204-02

Word2010是Office 2010辦公軟件中的一款專業的文字處理軟件，具有強大的文字處理與排版功能，Excel作為數據處理系統和報表制作的工具，功能強大、技術先進、使用方便靈活。工資條是公司財務每個月都要制作的一件事情，上面記錄了所有在職員工的工資情況，而制作工資條也是一件非常有技巧的事情。本文利用Microsoft Office中的Excel、Word二款軟件，結合起來制作并打印員工的工資條，從中掌握郵件合并的功能，從而方便快捷地完成一些較為復雜的重復性工作，達到事半功倍的效果。

1 郵件合并功能基本思想

在日常工作中，有時候會批量處理成績單、請柬、錄取通知書、工資條、會議邀請函等文件。在大量處理過程當中就會發現有些內容是固定不變的，而有些內容是可變化的（比如打印工資條，每個員工的工資條發放條目是固定不變的，可變的是員工的工資）。像這種情況可以靈活運用Word中的郵件合并功能來批量制作：建立兩個文檔，一個Word主文檔，它包括固定不變的內容；另一個是數據源，它包括可變化的內容。然后使用郵件合并功能在Word主文檔中插入變化的內容，即從數據源中將相應的信息插入到主文檔中，從而生成另外一個文檔。

2 郵件合并功能的使用步驟

1） 準備數據源文檔，如“員工10月工資明細表.xlsx”；

2） 創建Word主文檔，如“員工工資.docx”；

3） 在主文檔中插入合并域的內容；

4） 從數據源中將相應的信息插入到主文檔進行合并；

5） 生成一個合并文檔并打印輸出。

3 實例應用——批量制作工資條

1） 建立數據源

數據源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數據庫。本文的數據源是以Excel為格式制作的一個員工10月工資明細表。

啟動Excel，創建一個Excel電子表格，在Sheet1工作表中第一行各列輸入員工工資的基本信息如姓名、基本工資、績效工資、住房補貼、工齡工資、加班費、應發工資、社保扣款、公積金扣款、實發工資。完成列標題內容輸入后，在Sheet1工作表中第二行即列標題下輸入各個員工具體的工資數據，并以“員工10月工資明細表.xlsx”保存，如圖1所示。

2） 創建主文檔

創建一個主文檔，在此文檔中輸入共有的內容。啟動Word2010，創建一個空白文檔，在文檔的第一行鍵入“工資條”，并居中顯示，第二行鍵入“10月1日～10月31日”，同樣居中顯示，根據數據源文件“員工10月工資明細表.xlsx”的列標題內容建立一個10列2行的表格，表格第一行依次輸入姓名、基本工資、績效工資、住房補貼、工齡工資、加班費、應發工資、社保扣款、公積金扣款、實發工資即表格列標題，第二行空著以便往后操作步驟中使用， 并以“員工工資.docx”保存。可以根據需要調整該表格的格式，如圖2所示。

3） 在主文檔中插入合并域的內容。

當主文檔和數據源都準備好后，我們就可以應用郵件合并的功能將數據源中的數據調入到主文檔的相應位置，從而完成工資條的制作和打印。具體過程如下：

（1） 打開Word主文檔，點擊【郵件】-【開始郵件合并】，在彈出的下拉列表框中點擊“郵件合并分步向導（W）”，如圖3所示。

（2） 彈出的郵件合并窗格中選“目錄”類型，如圖4所示，點擊“下一步：正在啟動文檔”，在“郵件合并”窗格中，選擇默認的“使用當前文檔”進行目錄設置，然后單擊“下一步：選取收件人”，收件人選擇“使用現有列表”中并點擊“瀏覽”按鈕，在彈出窗口中選擇“員工10月工資明細表.xlsx”，然后點擊“確定”按鈕。

再點擊“選取數據源”對話框中“打開”命令，彈出“選擇表格”對話框，在此對話框中選取員工工資明細所在的工作表，本文選擇“Sheet1$”，點擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，如果不需要調整收件人列表，直接單擊“確定”按鈕即可。如圖5所示。

（3） 選擇好收件人后，在“郵件合并”窗格中點擊“下一步：選取目錄”，將光標定位在列標題“姓名”下的空白單元格，在“選取目錄”選項中選取“其他項目”并單擊該命令，彈出“插入合并域”對話框，選擇默認的“數據庫域”，并在“域”中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，關閉該對話框。如圖6所示。

重復以上的操作，將表格中其他列標題即“基本工資”“績效工資”“住房補貼”“工齡工資”“加班費”“應發工資”“社保扣款”“公積金扣款”“實發工資”下的空白單元格插入相應的域名，如圖7所示。

4） 將數據源中的可變數據和主文檔的共有文本進行合并。

插入合并域后，進入到“預覽目錄”窗格界面，點擊“預覽目錄”選擇區域中“收件人”左、右兩側的按鈕可以對每個員工10月的工資條內容進行預覽。

5） 生成合并文檔并打印輸出。

預覽完畢后，點擊工具欄中“完成并合并”，在下拉列表中點擊“編輯單個文檔”，打開“合并到新文檔”菜單，此處可根據自己的需要選取合并記錄，本文采取默認的方式，點擊“確定”按鈕，即可生成一個包含所有員工10月的工資條的Word文檔，這時就可以批量打印了，如圖8所示。

在圖8顯示的工資條中，“毛曉麗”工資條中“社保扣款”“實發工資”小數顯示很長的位數，碰到這種情況該怎么解決呢？選取“社保扣款”域名，用鼠標右鍵點擊“切換域代碼”，在域代碼的反括號內輸入＼#"0.00"，同樣的方法設置“實發工資”域名，設置完后點擊F9更新域代碼就可以了，如圖9所示。

4 結束語

Word是一款十分方便實用的辦公軟件，“郵件合并”是Word的一項高級功能，用戶可以借助它批量處理工資條、邀請函、名片卡、信封封面以及請帖等，減少重復工作，提高工作效率。

參考文獻：

[1] 陳雪濤.利用郵件合并制作并自動發送工資條[J].山東工業技術，2015（21）.

[2] 孫麗山.Word郵件合并在辦公中的應用[J].網絡安全技術與應用，2014（11）.

[3] 楊秀英.章欣.計算機應用基礎[M].天津：天津出版社，2011.

【通聯編輯：梁書】