“雙一流”時代的高校房產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

張 凱, 高若晨, 陳建濤

(1. 北京師范大學(xué) 新校區(qū)建設(shè)指揮部, 北京 100875; 2. 北京師范大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處, 北京 100875; 3. 北京久其軟件股份有限公司, 北京 100082)

1 “雙一流”建設(shè)對高校房產(chǎn)信息化管理提出的新要求

2015年10月24日,國務(wù)院印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》(以下簡稱《方案》),對中國的高等教育發(fā)展和大學(xué)建設(shè)具有重要的引領(lǐng)和指導(dǎo)作用,標(biāo)志著中國高等教育進(jìn)入了“雙一流”建設(shè)的新時代[1-4]。正如《方案》所表述的,這一建設(shè)工程包含兩個層次,暨“一流大學(xué)”和“一流學(xué)科”建設(shè),而突出學(xué)科建設(shè)的基礎(chǔ)作用,高度契合“雙一流”建設(shè)目標(biāo)和結(jié)果[5]。房產(chǎn)資源是高等學(xué)校的基礎(chǔ)性辦學(xué)資源[6],也是學(xué)科發(fā)展的重要資源和顯性投入[7],因此在“雙一流”建設(shè)時代,做好高校房產(chǎn)資源的信息化管理,必須要突出學(xué)科績效,實現(xiàn)由傳統(tǒng)的“學(xué)校—學(xué)院/部”的二級管理模式轉(zhuǎn)向“學(xué)校—學(xué)科—學(xué)院/部”三位一體的管理模式(見圖1)。

圖1 “雙一流”時代的房產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)邏輯分析

2 設(shè)計思路與要點

在高校的實際管理中,學(xué)科、學(xué)院/部存在著普遍的交叉和重疊情況[8],既有一個學(xué)院承建一個學(xué)科的情況,也有一個學(xué)科由多個學(xué)院/部承建的情況,甚至還存在一個學(xué)院承建多個學(xué)科的情況(見圖2),如何通過技術(shù)手段清晰的呈現(xiàn)“三位一體”的房產(chǎn)管理邏輯既是重點，也是難點。

圖2 高等學(xué)校中的三種學(xué)院(部)與學(xué)科關(guān)系模式圖

為了處理好這一問題,我們尋找到學(xué)科和學(xué)院/部的最小共同邏輯單元，即教師。一方面以教師為線索,進(jìn)一步根據(jù)其在學(xué)科評估、學(xué)科排名和ESI論文分析中的績效表現(xiàn),實現(xiàn)對學(xué)校的房產(chǎn)資源學(xué)科化,另一方面根據(jù)教師人事編制歸屬,實現(xiàn)對學(xué)校房產(chǎn)資源的學(xué)院/部化,進(jìn)而實現(xiàn)“學(xué)校—學(xué)科—學(xué)院/部”三位一體的房產(chǎn)資源管理體系。

以教師為線索進(jìn)行房產(chǎn)管理必然面臨著整個數(shù)據(jù)的模型的重構(gòu),傳統(tǒng)的將房間作為存儲單元的房產(chǎn)管理模式顯然不再適合,因此采用了校區(qū)→樓棟(→單元)→樓層→房間,線對點、點對面的設(shè)計思路,通過這種思路系統(tǒng)實現(xiàn)了精確到平方厘米的房間內(nèi)分割。

新的設(shè)計思路帶來的不僅僅是全新系統(tǒng)模式,也伴隨著數(shù)據(jù)量的增加。以房間為例,每次業(yè)務(wù)操作都會生成一條新版本的數(shù)據(jù),新方案將增加多倍的數(shù)據(jù)量,為了解決這一問題,同時也為了進(jìn)一步規(guī)范房產(chǎn)管理,在系統(tǒng)設(shè)計中將整個房產(chǎn)管理的內(nèi)控流程完全嵌入,實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的自主更新,也進(jìn)一步規(guī)范了房產(chǎn)管理。

因此本系統(tǒng)開發(fā)過程中采用了Java語言,oracle數(shù)據(jù)庫,并使用Excel作為報表生成工具。

3 總體設(shè)計

詳細(xì)的校園房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫是建立房產(chǎn)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)[9-10]，因此高校房產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的開發(fā)擬采用如下總體設(shè)計:首先建立一個詳細(xì)的校園房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫,整體的房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫分為三個層次:包括校區(qū)數(shù)據(jù)集、樓盤數(shù)據(jù)集以及房間數(shù)據(jù)集。同時通過數(shù)據(jù)共享的手段,構(gòu)建完整的單位信息庫、人員數(shù)據(jù)庫。然后在此基礎(chǔ)上,通過業(yè)務(wù)表與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián),搭建業(yè)務(wù)功能(見圖3)。

圖3 系統(tǒng)總體設(shè)計

4 框架設(shè)計

高校房產(chǎn)信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)采用了B/S(瀏覽器/服務(wù)器)架構(gòu)設(shè)計開發(fā),數(shù)據(jù)全在服務(wù)器上集中管理，其擴(kuò)展性好,能夠提供附件、用戶認(rèn)證、權(quán)限等接口,方便開發(fā)自己的功能模塊,并集成其他三方系統(tǒng)，系統(tǒng)框架如圖4所示。

5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

5.1 數(shù)據(jù)收集

房產(chǎn)管理系統(tǒng)需要大量的全面詳細(xì)的數(shù)據(jù),因此數(shù)據(jù)的收集尤為重要。需要收集的有房屋的基本信息,如房間編號、房間名稱所在校區(qū)、所在樓棟、管理單位、戶型、建筑面積、使用面積等; 房間使用信息的收集,如使用人、使用狀態(tài)、使用單位、開始使用時間等; 房間維修維護(hù)數(shù)據(jù)的收集,如裝修、維修、裝修圖紙等; 日常辦公相關(guān)資料的收集,如教室、實驗樓、辦公樓、科研樓、圖書館、學(xué)生公寓、會堂等的房產(chǎn)信息編號,高校教職工編號、學(xué)生學(xué)號等;還有房產(chǎn)管理等相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章資料的收集，如圖5所示。

5.2 數(shù)據(jù)存儲

在房產(chǎn)信息管理系統(tǒng)中,需要對房產(chǎn)基本信息、基礎(chǔ)引用數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)信息、報表數(shù)據(jù)和歷史版本信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和信息管理。房產(chǎn)基本信息按校區(qū)—樓棟(—單元)—樓層—房間進(jìn)行多維度無死角分層管理,對每一層數(shù)據(jù)都可進(jìn)行增刪改查,各層數(shù)據(jù)間相互獨立而又緊密聯(lián)系,層級關(guān)聯(lián)分明。

圖4 系統(tǒng)框架設(shè)計

圖5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫收集

基礎(chǔ)引用數(shù)據(jù)包括部門、人員、高基報表分類等通用數(shù)據(jù)。表單、業(yè)務(wù)單據(jù)通過全局唯一標(biāo)識符(GUID)引用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為了提高系統(tǒng)的反應(yīng)率,系統(tǒng)初始化時會自動加載緩存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)[11]。

業(yè)務(wù)信息包括分配退房、出租出借、拆分合并、維修維護(hù)等業(yè)務(wù)的信息,每個業(yè)務(wù)都會通過對應(yīng)的單據(jù)去展示和存儲數(shù)據(jù),業(yè)務(wù)會生成業(yè)務(wù)痕跡信息和房間新版本。

歷史版本信息主要針對房間管理,每一個業(yè)務(wù)都會改變房間信息,進(jìn)而使房間生成新的版本。多版本的數(shù)據(jù)管理模式可以實現(xiàn)信息變動對比功能、數(shù)據(jù)回溯功能、歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能等。

報表數(shù)據(jù)管理主要是為了從房產(chǎn)管理系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)生成報表進(jìn)行上報,比如高基報表511、高基報表521、高基報表112、高元報表52等的填報。

經(jīng)過數(shù)據(jù)采集及對數(shù)據(jù)源的分析,系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分為三種方式:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(房產(chǎn)基本信息、基礎(chǔ)引用數(shù)據(jù))、報表數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)信息、歷史版本信息)分類存儲在oracle數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)對相應(yīng)的數(shù)據(jù)表進(jìn)行編輯字段操作時,需要先進(jìn)入維護(hù)狀態(tài)才可進(jìn)行編輯。GIS數(shù)據(jù)以坐標(biāo)的形式存放在對應(yīng)的建筑信息中,查看時,會自動根據(jù)坐標(biāo)信息進(jìn)行定位。

6 功能模塊設(shè)計

功能模塊是一個房產(chǎn)系統(tǒng)的主要運用結(jié)構(gòu)和呈現(xiàn)方式,根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需求,本系統(tǒng)主要建設(shè)了房產(chǎn)調(diào)配、租賃、維修和統(tǒng)計管理4大功能模塊。

6.1 房產(chǎn)調(diào)配模塊

房產(chǎn)調(diào)配是房屋管理的核心業(yè)務(wù)和功能組成,該模塊包括兩個層次,第一層次是學(xué)校向二級建制性單位調(diào)配,第二層次是二級建制性單位的內(nèi)部調(diào)配。第一個層次主要實現(xiàn)了房產(chǎn)的管理到學(xué)院的邏輯線索,而第二個層次則是實現(xiàn)房產(chǎn)管理精確到人的層次,在第二個層次中,為了結(jié)合實際中存在多名教師共用一間辦公室、實驗室等現(xiàn)實情況,系統(tǒng)特別采用房間分割管理技術(shù),通過該技術(shù)使得房產(chǎn)管理完成了以房間為單元管理到以人為單元管理的轉(zhuǎn)換,成功實現(xiàn)了房產(chǎn)管理的學(xué)科化。

6.2 租賃管理模塊

由于大學(xué)的實際辦學(xué)需求,不可避免地需要引入社會力量來完成部分服務(wù)工作,如餐飲、郵政和日用百貨供給[12],而這些項目的實施也需要相應(yīng)的空間保障,勢必要發(fā)生相應(yīng)的租賃業(yè)務(wù),而與校內(nèi)調(diào)配不同,這些業(yè)務(wù)是在學(xué)校與其他法人之間發(fā)生的，因此勢必面臨不同的內(nèi)控要求,需要不同的管理模塊進(jìn)行精細(xì)管理。

6.3 房產(chǎn)維修模塊

房產(chǎn)維修是房屋管理的重要工作,將房產(chǎn)維修納入信息管理系統(tǒng)主要有三方面意義。首先信息系統(tǒng)可以精確地記錄房產(chǎn)的維修情況，實現(xiàn)修繕檔案的電子化管理,房屋的修繕檔案也為未來房產(chǎn)的維修管理提供依據(jù)[13]; 其次信息化能夠減少人工成本,以北京師范大學(xué)為例,1個房產(chǎn)維修項目需要9個部門進(jìn)行事前審批,同時還需要4個部門進(jìn)行驗收管理,以前1個項目審批往往需要1～2周的時間,現(xiàn)在平均僅需3個工作日就可以完成相應(yīng)的項目審批工作; 最后房產(chǎn)維修往往涉及房間的基礎(chǔ)信息變動,因此將該流程納入信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對房產(chǎn)數(shù)據(jù)的及時更新,形成了房產(chǎn)信息的管理閉環(huán)。

6.4 統(tǒng)計分析模塊

統(tǒng)計分析模塊是系統(tǒng)的核心組成,它是推動房產(chǎn)管理由傳統(tǒng)的粗放式管理向績效管理的轉(zhuǎn)變,也是未來房產(chǎn)資源配置決策的起始點。當(dāng)中國高等教育邁入“雙一流”時代后,房產(chǎn)的統(tǒng)計分析也必須適應(yīng)這一要求。承前所述,我們通過引入以人管房的手段,構(gòu)建了對學(xué)校資源、學(xué)院/部資源、學(xué)科資源三位一體的統(tǒng)計結(jié)構(gòu),實現(xiàn)了學(xué)科資源投入的靶向分析,為學(xué)校學(xué)科發(fā)展提供了精準(zhǔn)的房產(chǎn)診單。

7 結(jié)語

建設(shè)高校房產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是提高高校房產(chǎn)管理水平的重要手段之一,而“雙一流”工程的實施對高校的房產(chǎn)信息化管理提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn),即優(yōu)質(zhì)的房產(chǎn)管理必須服務(wù)于“一流學(xué)科”的建設(shè)。為了適應(yīng)新的要求,設(shè)計了全新的房產(chǎn)管理信息系統(tǒng),采用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、表單數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類管理的技術(shù),實現(xiàn)了“學(xué)校—學(xué)科—學(xué)院/部”三位一體的信息系統(tǒng)架構(gòu),為學(xué)校的學(xué)科發(fā)展提供了詳細(xì)的空間資源診斷單,為學(xué)校的學(xué)科規(guī)劃提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。通過內(nèi)控流程和業(yè)務(wù)流程的內(nèi)嵌,在實現(xiàn)了讓數(shù)據(jù)多跑路,讓教師少跑路的同時,也完成了數(shù)據(jù)的自我更新和完善,并進(jìn)一步推動了管理的規(guī)范化。