交通運(yùn)輸單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

張利

摘 要 交通運(yùn)輸單位是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重點(diǎn)單位，主要是對(duì)某一地區(qū)城市道路、鐵路等運(yùn)輸市場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督與管理，在交通運(yùn)輸單位的發(fā)展中，其檔案管理工作占據(jù)了首要地位，是提高交通運(yùn)輸單位有效發(fā)展的主要載體。現(xiàn)階段交通運(yùn)輸單位檔案管理存在非常多的缺陷，文章針對(duì)性的加以分析，提出對(duì)策，為交通運(yùn)輸單位檔案管理工程的發(fā)展與進(jìn)步奠定理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 交通運(yùn)輸單位 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

從理論角度分析，交通運(yùn)輸單位檔案內(nèi)容是在交通系統(tǒng)行政、交通運(yùn)輸單位以及交通運(yùn)輸相關(guān)工作中所形成的，包括文字、圖表等，具有重要的作用。此外，與其它單位檔案管理相比較，交通運(yùn)輸單位檔案管理的內(nèi)容比較復(fù)雜，所涉及到的內(nèi)容比較多，在這一發(fā)展背景下，如何將交通運(yùn)輸單位檔案管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)，如何真正發(fā)揮交通運(yùn)輸單位檔案管理的作用是當(dāng)前值得分析與思考的問(wèn)題。

1現(xiàn)階段交通運(yùn)輸單位檔案管理存在的缺陷與不足

1.1交通運(yùn)輸單位檔案管理缺乏科學(xué)化，并且主要表現(xiàn)在檔案管理意識(shí)的不科學(xué)之上

根據(jù)筆者調(diào)查與分析，有大多數(shù)交通運(yùn)輸單位沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且認(rèn)為檔案管理僅僅是檔案人員的工作，主要的工作是做好業(yè)務(wù)工作。正是這種錯(cuò)誤的意識(shí)與思想，才導(dǎo)致檔案管理投入比較小、力量比較弱，無(wú)法真正提高交通運(yùn)輸單位檔案管理的質(zhì)量。

1.2交通運(yùn)輸單位檔案管理缺乏制度化

制度化是規(guī)范檔案管理的主要內(nèi)容，主要表現(xiàn)在檔案收集、整理、保存等方面，當(dāng)前大多數(shù)交通運(yùn)輸單位檔案管理中仍舊存在隨意性，沒(méi)有形成完整的流程，還有部分單位檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面，也沒(méi)有相關(guān)人員進(jìn)行審核，無(wú)法對(duì)老資料進(jìn)行更新。

1.3交通運(yùn)輸單位檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)化

可以說(shuō)專(zhuān)業(yè)化是推動(dòng)交通運(yùn)輸單位檔案管理的主要因素，現(xiàn)階段主要的非專(zhuān)業(yè)化現(xiàn)象表現(xiàn)為兩點(diǎn)：其一是交通運(yùn)輸單位檔案管理內(nèi)容不專(zhuān)業(yè)，尤其是檔案資料收集不完善，甚至還存在遺漏與丟失的現(xiàn)象，或者在填寫(xiě)檔案資料的時(shí)候不規(guī)范；其二是檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)，有非常多的檔案管理人員是從其它崗位轉(zhuǎn)調(diào)而來(lái)的，甚至還有部分檔案人員為兼職人員，交通單位如果出現(xiàn)檔案量比較大的現(xiàn)象，那么會(huì)出現(xiàn)收集不及時(shí)或者重復(fù)整理的現(xiàn)象。

1.4交通運(yùn)輸單位檔案管理缺乏信息化

在二十一世紀(jì)中，在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，信息化成為了交通運(yùn)輸單位發(fā)展的基礎(chǔ)與保證，在檔案管理中也需要加強(qiáng)應(yīng)用，可以提高檔案管理效率，提高檔案管理質(zhì)量。然而因?yàn)椴糠纸煌ㄟ\(yùn)輸單位缺乏完善的檔案管理信息化平臺(tái)，并且相關(guān)檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)，所以大部分交通運(yùn)輸單位檔案管理還處于手工模式，長(zhǎng)此以往則會(huì)對(duì)交通運(yùn)輸單位檔案管理工作造成制約。

2新時(shí)期交通運(yùn)輸單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

2.1需要積極制定完善的檔案管理制度

我國(guó)交通運(yùn)輸單位需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況制定切實(shí)有效的檔案管理制度，可以制定工作制度以及檔案工作保密制度，或者根據(jù)工作人員借閱檔案的實(shí)際情況制定借閱制度等。還需要構(gòu)建檔案考評(píng)制度，需要在每年年初制定工作目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)考核，并制定有效的獎(jiǎng)懲措施。

2.2需要積極改善檔案管理的條件

在當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理需要做到與時(shí)俱進(jìn)，要不斷從自身發(fā)展現(xiàn)狀入手，不斷優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件。除此之外，尤其是我國(guó)交通運(yùn)輸事業(yè)的不斷發(fā)展，CAD以及CAM交通建設(shè)信息系統(tǒng)的普及，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式受到摒棄，所以要想保證檔案管理的有效性，則需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.3是需要積極提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)

交通運(yùn)輸單位需要清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，也要了解到檔案管理人員的重要意義，其一可以采取引進(jìn)來(lái)的方式，尤其在進(jìn)行檔案管理人員招聘的時(shí)候，需要積極引進(jìn)有文化、有素養(yǎng)、有技能的人才，不斷充實(shí)檔案隊(duì)伍。其二是需要采取走出去的戰(zhàn)略，要將檔案管理人員送出去進(jìn)行學(xué)習(xí)，或者接受培訓(xùn)，這樣可以拓寬檔案人員的視野，能夠讓檔案管理人員對(duì)當(dāng)前的發(fā)展動(dòng)態(tài)加以了解，并在學(xué)習(xí)與培訓(xùn)中提高自身的基本素養(yǎng)。

2.4需要做好檔案管理工作的信息化建設(shè)

毋庸置疑，在新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為了交通運(yùn)輸單位檔案管理工作中的重要載體，也是每一位檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容，在新時(shí)期，傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被摒棄，取而代之的是無(wú)紙化現(xiàn)代管理模式，所以交通運(yùn)輸單位需要積極樹(shù)立正確的觀念，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，真正推動(dòng)檔案管理的便捷化與數(shù)字化。其中，交通運(yùn)輸單位可以采取計(jì)算機(jī)技術(shù)，在管理中積極融入先進(jìn)的技術(shù)，并且需要將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，這樣在后期查閱檔案資料的時(shí)候，可以通過(guò)關(guān)鍵詞或者時(shí)間檢索便可以檢測(cè)出來(lái)，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理從基礎(chǔ)查詢(xún)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)的完美融合，當(dāng)然這種模式下檔案管理的效率會(huì)得到提升，也在一定程度上解放了生產(chǎn)力。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期積極提高交通運(yùn)輸單位檔案管理水平關(guān)系到交通運(yùn)輸單位的發(fā)展與進(jìn)步，符合時(shí)代發(fā)展的要求，每一位檔案管理人員都需要清楚的認(rèn)識(shí)到這一發(fā)展趨勢(shì)，要不斷提高自身的基本素養(yǎng)，不斷增強(qiáng)檔案管理工作的理論知識(shí)，提升對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，在日常工作中擺正檔案管理工作態(tài)度，發(fā)揮自身的作用與價(jià)值，真正推動(dòng)我國(guó)交通運(yùn)輸單位檔案管理的可行性，實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸單位的發(fā)展與進(jìn)步。

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