國企人事檔案信息化管理初探

邸玉英

摘 要：隨著國企不斷發展，檔案管理受到的重視程度也越來越高，人事檔案管理是國企管理工作的重要內容之一，在信息化時代背景下，國企人事檔案管理也要逐漸實現信息化發展，對人事檔案管理過程中存在的問題進行解決。本文對國企人事檔案管理存在的問題以及信息化管理措施進行分析與探討，旨在提高國企人事檔案管理水平，對國企人力資源進行有效配置。

關鍵詞：國企發展 檔案管理 人事檔案 信息化管理

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-02

引言

人事檔案屬于國企檔案體系中的重要組成部分，當前國企的人事檔案管理也在朝著更加科學以及合理的方向發展。在國企人事檔案管理過程中，管理制度是否健全、人事檔案管理方法是否先進，都會對人事檔案管理水平造成極大影響。隨著計算機信息技術的不斷發展和應用，人事檔案管理模式也不斷創新，信息化管理成為人事檔案管理的發展方向，而且信息化技術也為人事檔案信息化管理提供了必要的條件。

一、國企人事檔案管理面臨的問題

1.人事檔案管理理念比較陳舊

人事檔案管理工作在國企發展過程中具有十分重要的地位，任何一個企業在發展過程中都會出現各種各樣的檔案資源，比如人事檔案、技術檔案、經濟檔案，人事檔案是與人力資源管理有關的檔案信息，新時期企業必須要重視人事檔案管理工作，對人事檔案資源進行充分利用，促進本單位發展。由于國企受到計劃經濟時代的影響較大，在企業發展過程中領導人員對人事檔案管理的重視程度不高，極大地影響了人事檔案管理水平。比如國企在開展人事檔案管理的時候，依舊習慣采用人工管理方式，各種人事檔案資源還主要以紙質化形式出現，而且沒有及時對各種人事檔案資源進行歸檔，導致人事檔案信息雜亂。

2.人事檔案管理制度不健全

目前國企對人事檔案信息化建設的認識還不夠充分，即使開始信息化建設，也還處于起步階段，對人事檔案管理創新造成了極大影響，例如人事檔案的收集、整理工作缺乏系統性的規范制度，導致各種人事檔案信息資源的整理不全面，有遺失，而且人事檔案資源混亂，不利于人事檔案信息資源的利用。

3.信息化管理問題

信息化管理是未來人事檔案管理的發展方向，目前也有很多企業開始應用信息化技術，對人事檔案資源進行整理、歸納，為企業服務。但信息化管理過程中依舊存在一些問題。比如人事檔案信息的安全性受到影響，在人事檔案的信息化管理中，確保檔案資源安全性是最基本的前提，但就當前現狀來看，人事檔案的安全性問題還一直存在，這為人事檔案信息化發展帶來了一定的阻礙。造成這一問題的原因主要是由于檔案管理人員自身素質不高，不具備安全管理意識，同時還存在客觀性因素，比如電腦系統病毒、木馬、黑客等，對計算機系統造成大規模破壞，導致人事檔案信息沒有得到及時備份，造成無法挽回的損失。另外，在人事檔案信息化管理過程中，不能有效保障人事檔案信息的真實性。雖然信息化技術給人事檔案管理帶來了很多便捷，但同時也對人事檔案的真實性造成影響，因為信息化技術的應用，在對人事檔案資源進行修改、編輯、復制的時候都利用計算機設備，不容易留下痕跡，作假也不容易被發現，所以導致企業的人事檔案信息的真實性難以保證。

4.人事檔案管理人員水平不高

人事檔案信息化管理與發展，需要一支高素質隊伍，對人事檔案管理人員的技術水平以及職業道德素養要求較高，檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備計算機技能水平，同時還應該要具有良好的職業道德素養，在檔案管理過程中能夠保持足夠的耐心、細心，盡量減少檔案管理錯誤。從當前實際情況來看，國企的人事檔案管理隊伍整體水平不高，有的檔案管理人員思想陳舊，專業素質水平較低，對計算機技術的認識不夠，操作水平參差不齊，整體上缺乏專業、復合型檔案管理人才。

二、國企人事檔案信息化管理的作用

國企人事檔案信息化管理指的是通過網絡技術對傳統的紙質化人事檔案進行管理，實現紙質化向電子化和信息化方向轉變，同時還要注意在轉變過程中對人事檔案進行重新整理、歸類、保存。加強國企人事檔案管理信息化建設具有十分重要的意義，而且信息化管理的優勢也比較突出，與傳統的人事檔案管理方法和模式相比起來，信息化管理的作用有以下幾點：

1.人事檔案管理更靈活

信息化時代的發展，使人們的生活與工作發生了天翻地覆的變化，信息化技術讓人們的工作變得越來越便捷，人們的溝通與交流也是不受時間和空間限制的。由于計算機信息技術的應用，人事檔案內容逐漸實現數字化發展，管理方式也實現信息化，所以在任何時間、任何地點，都能夠快速查閱到所需的內容。

2.提高人事檔案利用率

人事檔案管理信息化建設是未來人事檔案管理發展趨勢，隨著計算機技術的不斷應用，人事檔案管理模式發生了改變，不再是簡單的紙質化檔案信息，可以通過計算機技術實現人事檔案資源的收集、整理，而且還能利用互聯網對人事檔案管理資源進行共享，實現人事檔案資源的全過程管理，簡單方便，易于操作，可以有效提高人事檔案管理工作效率。

3.有助于人事檔案資源的保護

紙質化資源的保存難度較大，尤其是隨著時間推移，一些紙質化主要被腐蝕，如果對檔案資源進行更替，難度也很大，所以開展人事檔案資源信息化管理，可以實現對人事檔案資源的保護。通過計算機終端直接完成人事檔案信息的收集、整理、瀏覽、查找、下載等操作，使傳統的紙質人事檔案被翻閱和復印的次數降低，并且還能存儲大量的人事檔案信息，從而對人事檔案資源進行了有效保護。

三、國企人事檔案信息化管理的基本原則

為了提高國企人事檔案信息化管理水平，必須要為信息化管理工作制定基本原則：

1.規范性原則

規范性指的是人事檔案管理工作必須要滿足一定的規范和要求，檔案管理部門可以根據企業的發展制定人事檔案工作標準和規范。尤其是信息化時代，人事檔案也以信息化和數字化形式呈現出來，在檔案的收集、整理、保存等過程中，都必須要制定相應的規范和法規，使電子文件的歸檔，促進人事檔案管理更標準、規范、有序。

2.安全性原則

隨著數字化技術和信息化技術的不斷應用，網絡安全問題也越來越突出，在人事檔案信息化管理過程中，必須要以安全為基本原則，對互聯網的潛在威脅進行有效控制，加強網絡安全技術的研究與開發，并且采取有效的安全管理措施，充分保障人事檔案管理的安全性與穩定性。

3.效益性原則

人事檔案管理是國企檔案管理中的重要內容，而且檔案信息化建設是一個系統而且復雜的工程，需要投入相當大的人力、物力、財力，而且需要遵守效益原則，不斷提高國企人事檔案信息化工作效益。

四、國企人事檔案管理規范化對策分析

1.加強對人事檔案信息化管理的認識

在國企人事檔案管理過程中，應該要不斷樹立新意識、新理念，對人事檔案信息化建設工作加以重視，提高信息服務理念。國企領導人員必須要樹立信息化管理意識，對人事檔案信息化管理加以重視，引導國企的所有工作人員都形成信息化意識，為人事檔案信息化管理提供良好的認知基礎。可以在企業內部加強對信息化技術的宣傳，利用微信、微博、企業網站等媒介平臺，對檔案管理的重要性以及檔案信息化管理的發展趨勢進行宣傳，讓企業檔案管理人員可以逐漸轉變思想觀念，努力學習更多新技術、新方法，改變傳統的人事檔案管理模式。

2.加強軟硬件設施建設，為檔案信息化管理提供支持

人事檔案信息化建設需要依賴于各種信息化設備、計算機設備，但是就當前國企的硬件設施條件來看，國企的硬件條件還不夠好，缺乏計算機設備、通信設備等，所以不利于人事檔案信息化建設工作。所以，要加強對人事檔案管理信息化發展的支持，例如要撥出更多資金用于人事檔案管理信息化建設，采購計算機設備、通信設備，為人事檔案管理提供良好的硬件條件。另一方面，要加強國企檔案數據庫建設，提升檔案信息共享水平。信息化技術時代，數據庫可以存儲大量信息資源，人事檔案數據庫建設，也是構建人事檔案管理信息平臺的過程，可以構建技術先進、功能全面、高效快捷的人事檔案信息服務網絡，對人事檔案資源進行深度開發利用，并且將這些信息存儲到數據庫中，給予不同部門的人員不同的權限，讓不同部門的人可以根據自己的需要查詢企業的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源的良性循環與共享，讓人事資源檔案的價值達到最大化。

3.建立規范化人事檔案管理制度

對國企人事檔案管理工作而言，必須要建立規范化管理制度，確保人事檔案管理工作順利推進。具體來講，可以從以下幾個方面著手：

第一，完善人事檔案工作中的各項制度。根據上級下發的人事檔案管理目標，結合國企的實際發展情況，完善人事檔案管理制度、人事檔案保密制度、人事檔案整理制度、人事檔案崗位職責等一系列掛歷制度，并且建立人事檔案的歸檔和不歸檔范圍，辦理人事檔案移交手續，逐一進行檢查，做到人事檔案及時歸檔，人事檔案內容齊全、完整、規范，提高人事檔案利用率。

第二，要建立人事檔案開發利用管理制度，人事檔案的收集、整理，就是為了利用，以前的很多人事檔案的利用率都不高，甚至有的人事檔案被保存之后就封存起來，沒有得到真正的利用，浪費嚴重。企業的人力資源部門是最需要應用人事檔案資源的部門，檔案管理部門要加強和其他部門之間的溝通交流，尤其是人力資源部門，可以從檔案部門調用企業的人事檔案，對企業的人力資源進行合理配置，讓企業員工發揮出更大的價值和作用。

第三，嚴格落實責任監督管理機制。責任監督管理機制是確保國企人事檔案信息化管理工作持續發展的重要保障，隨著國企不斷發展，人事檔案資源也越來越多，為了避免人事檔案資源丟失、被篡改等，必須要建立人事檔案工作責任機制，對人事檔案管理過程中的各個環節進行嚴格控制，比如人事檔案的轉入、轉出、接收、登記、查閱等，都應該要落實責任監督機制，落實到具體的責任人身上，有效地防止人事檔案泄密和涂改。對于人事檔案中出現的各種問題，要及時追究責任，比如人事檔案資源被人為損壞，要及時追責，找到責任人，按照相應的處理機制對責任人進行處理，通過嚴格的責任機制，對人事檔案管理和使用人員的行為進行約束、規范，防止人事檔案受損。

4.加強國企檔案管理人員的培訓教育

4.1提高人事檔案服務意識

國企人事檔案記錄了國企發展過程中的各種人力資源信息，新時期，企業應該要重視人事檔案管理的重要性，可以不斷提高人事檔案服務意識，讓檔案管理人員可以認識到人事檔案管理的重要性，并且在日常管理過程中變得更加主動、積極，對企業的人事檔案進行準確地收集、整理和充分利用，提高人事檔案資源服務效率。

4.2加強檔案工作人員素質及工作技能的培訓

人事檔案管理人員的信息化水平不高，是影響人事檔案管理信息化發展的重要因素。在信息化技術不斷應用的背景下，必須要積極加強人事檔案管理隊伍的培訓教育，一方面，從技能上著手加強教育，開展計算機信息技術培訓、人事檔案管理技術培訓，讓檔案管理人員學會使用現代化信息技術開展人事檔案管理。尤其是在信息化時代，人事檔案信息化管理技術必須要應用到實踐過程中，確保檔案管理人員可以科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、軟件系統，提高人事檔案管理效率，確保信息化系統安全、穩定運行。另一方面，要從職業道德素養方面著手開展培訓，選擇作風正派、責任心強的人從事人事檔案管理工作，并且要增強其責任心，使其了解人事檔案管理的重要性，知道要如何收集人事檔案、整理人事檔案、管理人事檔案，確保人事檔案資源的安全、完整。

5.加強人事檔案安全管理

信息化時代背景下，人事檔案安全管理至關重要，信息化技術是一把雙刃劍，為了減少信息安全問題，國企人事檔案管理必須要注意以下幾個方面：

第一，積極加強人事檔案管理系統的安全防護，加強防病毒軟件、防黑客攻擊技術的應用，選擇規范、科學、安全的計算機操作系統，購買正版可靠的殺毒軟件，并且定期對人事檔案管理信息系統進行殺毒，確保系統安全。

第二，對人事檔案管理人員進行教育，提高他們對人事檔案管理工作的重視，減少不規范的操作以及上網行為，減少人事檔案資源安全問題。在進行人事檔案管理時應該要具備一定的保密意識。

第三，制定人事檔案管理安全規則。在國企人事檔案管理過程中，應該要制定規范、合理的安全規則，比如在收集人事檔案信息時要收集哪些信息，設置管理權限，防止人員隨意進入檔案管理系統對人事檔案資源進行調用，確保人事檔案管理工作可以持續推進，為人事檔案管理的信息化建設提供一定的標準。

結語

綜上所述，隨著國企經濟水平不斷提高，國企的檔案管理工作越來越受重視，人事檔案是國企檔案管理中的重要內容之一，在信息化時代背景下，應該要積極加強對人事檔案管理信息化發展的重視，同時要積極探索信息化管理的路徑，從人事檔案管理技術創新、方法創新等方面著手，不斷規范人事檔案管理工作，加強信息化技術的應用，提高人事檔案資源管理水平，促進國企實現可持續發展。

參考文獻

[1]關英慧.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].現代國企研究，2017（10）：81-81

[2]周珍.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策分析[J].人才資源開發，2015（22）：133-134

[3]武慶文.新形式下人事檔案管理的信息化建設分析與研究[J].人力資源管理，2015（09）：263-263

[4]王中影，薛德軍.國有企業人事檔案信息化管理思路初探[J].軍民兩用技術與產品，2017（20）：256-256

[5]張琴.人事檔案管理信息化建設初探[J].東方企業文化，2012（20）：60-60

[6]尹現淑.人事檔案管理在國有企業中的應用現狀分析[J].才智，2011（29）：338-338