事業單位檔案數字化現狀及路徑探索

姚君

摘要：檔案管理是事業單位內部管理工作的重要組成部分，在事業單位改革持續深化下，傳統檔案管理工作局限性較大，已經無法滿足實際工作需要，檔案管理工作水平偏低，可能發生檔案丟失問題。而在數字化技術支持下，推動事業單位檔案管理改革，可以降低人工工作強度，將檔案資料數字化處理，切實提升管理效率，對于檔案資料原有價值充分發揮具有積極作用。本文就事業單位檔案數字化建設進行分析，提出合理的實施路徑，發揮檔案資料價值優勢，為后續事業單位管理和決策提供可靠依據。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;數字化

前言

在改革持續深化下，傳統檔案管理工作主要是以紙質資料為主，通過手工方式整理，工作效率和質量不高。而在信息化背景下，推動事業單位檔案數字化改革，促使檔案資料存儲載體多元化，在提升工作效率同時，保證檔案資料安全性，充分發揮檔案資料原有價值，為后續管理和決策提供可靠依據。通過事業單位檔案數字化改革發展，有助于深入挖掘檔案資料潛在價值，為事業單位健康持續發展奠定基礎。

1 事業單位檔案管理數字化的意義

事業單位具有一定社會公益，推動事業單位檔案管理數字化發展，有助于改善傳統檔案管理的不足，深入挖掘檔案資料原有價值。事業單位檔案管理中的內容包括基建檔案、人事檔案和文書檔案，可以為事業單位正常工作提供可靠依據，促使事業單位健康穩定發展[1]。推動事業單位檔案管理數字化建設和發展，深入挖掘檔案信息潛在價值，充分發揮檔案資料公益性組織功能，在提升檔案管理效率的同時，解決傳統檔案管理工作中工作量大、管理效率低的問題。與此同時，傳統紙質資料可能受到環境影響出現霉變、損壞問題，不利于檔案資源共享和利用，降低檔案管理效率和質量。所以，事業單位檔案管理數字化，是推動事業單位改革發展的必然選擇。

2 事業單位檔案數字化的問題

2.1 檔案檢索效率不高

事業單位檔案數字化改革，依托于計算機技術檢索檔案資料，可以有效提升檢索效率。但是，當前事業單位檔案數字化改革還不徹底，盡管計算機檢索代替傳統人工檢索方式，但是檢索多為手工檢索階段，極大的影響到檔案資料檢索效率和質量。諸如，事業單位內部上下級的檔案資料保存差異顯著，在不同程度上影響檔案檢索效率，不利于檔案資料原有價值發揮。

2 2檔案數字化設施不健全

事業單位檔案數字化建設和發展中，作為一項復雜工作，涉及到眾多環節內容，需要相應硬件和軟件支持。盡管當前事業單位對檔案數字化工作重視程度較高，但是資金投入力度較小，檔案數字化網絡設施和附屬設施配置不充分，即便部分事業單位引進專門數字化設備和軟件，但是硬件和軟件未能定期更新升級，存在很大的安全隱患，嚴重影響事業單位檔案數字化進程，不利于事業單位檔案數字化發展[2]。

2.3 人員素質水平不高

在事業單位檔案數字化發展中，數學化檔案管理相較于傳統檔案管理方法優勢較為突出，集合了信息技術、網絡技術和數字化技術等多種技術，對于管理人員的專業素質要求較高。但是，從當前事業單位檔案管理人員隊伍來看，無論是知識結構還是素質能力都處于較低水平，多數人員年齡較大，認為檔案管理工作較為枯燥、乏味，加之薪酬待遇不高，難以充分調動檔案管理人員工作積極性。

3 事業單位檔案數字化改善路徑

3.1 建立檔案數字化管理系統

事業單位檔案數字化改革中，應該增加資金投入力度，不斷引進前沿技術和設施，實現檔案資料數字化管理，最大程度上規避傳統管理模式的不足。推動紙質檔案資料朝著數字化轉變，建立檔案管理信息系統，可以實現檔案信息資源存儲、共享和傳輸[3]。這就需要事業單位建立特殊域名網站，建立檔案存儲庫，保存檔案數據信息，較之傳統人工方式可以實現檔案資料高效開發和利用。需要注意的是，事業單位應立足實際情況，建立更具特色的數字化管理系統。

3.2 推動檔案數字化管理規范發展

事業單位檔案管理工作是一項枯燥的工作，不僅僅是檔案管理部門的工作，同時也是事業單位所有部門的工作。檔案部門管理中，各個部門所提交的檔案資料格式有所不同，這就需要結合實際情況來盡快收集資料和歸檔，統一檔案格式，便于后續檔案管理。同時，對傳統的紙質檔案資料數字化掃描，建立檔案表格，結合整體規劃來細化檔案管理指標包括員工個人檔案、發展規劃檔案以及會計管理檔案等，設立不同指標和范本，及時將范本遞交給相關部門，保證檔案管理規范化開展。

3.3 強化數字化檔案安全管理

檔案數字化主要是依托于信息技術、網絡技術和數字化技術實現，由于網絡開放性特點，可能受到外部惡意攻擊和病毒感染，導致重要數據信息丟失，存在一系列安全隱患。這就需要推動檔案數字化發展的同時，加強數字化檔案安全管理，建立數字庫的同時，完善基礎設施，定期更新和完善軟硬件。按照數據庫標準進行數字化檔案管理，便于數據庫功能充分發揮，維護檔案數據庫信息安全，促進系統性能發揮的同時，為事業單位管理和決策提供可靠依據。

4 結論

綜上所述，事業單位檔案數字化建設和發展，是迎合信息時代發展的必然選擇，在轉變管理理念的同時，推動檔案管理手段創新和完善的同時，建立檔案管理信息系統，收集檔案信息的同時，持續提升檔案數字化水平和檔案管理效率的同時，推動事業單位健康持續發展。

參考文獻

[1]呂明.“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.

[2]孫明.交通運輸事業單位干部人事檔案專項審核問題研究[J].辦公室業務，2019（02）：153.

[3]李希茜.關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考[J].科技風，2018（22）：238.