實施“四個結合”拓展企業檔案服務功能

王巍

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。隨著我國民主法制意識的不斷增強，社會主義法制社會的不斷推進，企業員工利用檔案越來越多，已經成為檔案利用的主體。企業檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，更新服務觀念，改進服務方式，增強檔案服務的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現企業檔案服務機制的不斷創新，切實把企業檔案服務工作提高到一個新水平。

一、在內延和外延的結合上拓展服務功能

企業檔案部門內涵的擴充主要體現在不同載體和信息化建設上，對館庫檔案進行數字化管理，為窗口服務提供了有力的技術支撐和資源保障，從而擴充了企業檔案的服務功能。與此同時我們認真改善檔案室環境，從館庫設施檔案裝具、辦公條件等方面全方位、多層次抓館庫環境建設，利用網絡開辟檔案管理制度展覽欄；由于環境及空間的營造烘托出了檔案工作良好的文化環境和氛圍，這樣使檔案工作由過去單一的館藏載體變成了多元的宣傳載體、教育載體和文化載體。

檔案管理現代化是企業發展的需要，也是檔案自身建設的需要。1992年開始，公司就著手實施采用以光盤技術和網絡技術為基礎的多媒體檔案管理信息系統，結合公司已經實行的辦公自動化（OA）系統的單軌運行，制定了建設多媒體技術數據庫信息管理、全文級圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網絡的規劃，并逐步加以實施。公司已經建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網絡，開發應用了包括文書檔案、科技圖書、生產實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權用戶可以上網查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網絡，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現了微機管理和目錄檢索。現在，公司綜合檔案科每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機一臺，激光打印機6臺，光盤存儲器1臺，文件掃描儀1臺。檔案微機管理已與公司MIS系統聯網，廠領導以及有關職能部室均可按照管理權限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

檔案信息管理自動化，是多媒體計算機、光電掃描儀、光盤機通訊網絡等高新技術，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質的檔案轉換成電子信息，建立起一個能對檔案文獻和檔案目錄中圖、文、聲各種形態的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復制，融檔案保護與信息處理于一體并能實現信息近、遠程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術與設備自動化是檔案工作現代化的基礎標志，計算機技術是實現檔案自動化管理的主要基礎。利用計算機及光盤技術對檔案進行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現實。在江蘇省電力系統中已經在連云港供電局、無錫供電局、揚州供電局、蘇州供電局等單位完成了工程圖檔系統的實施，并獲得了用戶的好評。并且，它與電力系統基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活地實現檔案的全息查詢和檢索。徐州發電公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

特別是公司的展示本單位三個文明建設成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放，恍然間，陳舊的歷史歷歷在目，重現昔日的輝煌風采，記錄公司一路風塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現在職工眼前。

二、在內容和形式的結合上拓展服務功能

拓寬門類、豐富館藏。一方面不斷擴大門類，充實檔案內存。另一方面借助多種多樣的形式，讓企業員工了解到檔案的歷史價值和作用。于是我們更加有意識地、有針對性地開展多種教育活動，從形式上拓展服務功能，更大范圍地滿足廣大員工的需求。

深入基層，接納地氣。一是加大檔案宣傳，發揮檔案的服務功能，讓檔案服務于更多更廣泛的企業員工，讓企業員工了解檔案在推動企業發展、促進企業文明進步的獨特作用，提高整個企業對檔案工作的了解度和關注率。二是深入基層調研，做好基層檔案的業務指導工作。對全公司各單位檔案工作進行調研，通過電話聯系、去工地現場等方法對急需解決的問題進行業務指導。

打造“三抓”工作方針。實行“三抓”工作方針。一抓作風紀律，實行嚴格的考勤制度，請銷假制度，保證工作時間；二抓業務細化，工作具體化，各項業務進行量化分工，責任到人；三抓精神文明，營造濃厚的學習氛圍和務實的工作作風。

三、在經濟效益和社會效益的結合上拓展服務功能

社會效益主要是指通過利用檔案信息解決社會問題和促進社會進步等方面所起的作用。例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創國家級優質工程金獎，公司邀請中電建協專家組對百萬機組進行兩次創優咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機、綜合指標、檔案六個專業組分別進行檢查。按中國電力優質工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協會專家組來公司進行國家優質工程金獎現場復查。國優現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程創優工作取得的優異成績。一致認為公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程符合國家優質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優質工程金獎現場復查。在兩次創優咨詢檢查及國家優質工程金獎現場復查中，公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵的作用。

經濟效益是指檔案館（室）。為物質生產部門和科研（知識）生產部門提供的檔案資料，在這些部門得以廣泛應用，從而節省投資，縮短科研、生產周期，增加利潤的作用。例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出兩億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。

（作者單位：國家能源集團國華徐州發電有限公司）