事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探析

趙婧

摘 要：隨著新世紀(jì)以來科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，我國事業(yè)單位人事檔案管理也趨于信息化模式，傳統(tǒng)的人事檔案管理已走進(jìn)歷史。人事檔案管理作為事業(yè)單位全體員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作記錄、學(xué)歷成績(jī)等的原始依據(jù)，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展意義重大，因此人事檔案必然走向科學(xué)快捷的信息化管理。本文基于我國目前人事檔案管理工作存在的不足與缺陷，分析了發(fā)展信息化人事檔案管理的重要意義，提出了如何開展事業(yè)單位信息化人事檔案管理的具體策略，以期未來能更好的提高事業(yè)單位工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè);策略

一、我國事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

（一）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理制度

科學(xué)規(guī)范的管理制度是發(fā)展信息化人事檔案工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高管理工作效率的保障，但目前很多事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人沒有做到全局化考慮，僅僅制定了針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對(duì)全局發(fā)展的戰(zhàn)略性思考，這樣一來很難形成統(tǒng)一化的規(guī)范性管理，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)檔案無法實(shí)現(xiàn)共享，具體管理工作也難以開展。

（二）人事檔案管理工作人員的專業(yè)性不足

現(xiàn)如今很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員都缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和技術(shù)水平，僅僅具備淺顯的檔案相關(guān)方面的知識(shí)，而在具體管理操作上缺乏專業(yè)度。在當(dāng)下社會(huì)對(duì)人事檔案管理提出新要求后，原本簡(jiǎn)單的管理操作已無法適應(yīng)新挑戰(zhàn)，尤其是在電子信息檔案管理方面，非常缺乏具備信息知識(shí)和計(jì)算機(jī)水平的綜合人才。

（三）缺少對(duì)人事檔案的綜合利用

我國目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理非常重視保密性，卻往往忽視了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的利用率，人事檔案仍然處于被動(dòng)服務(wù)的模式，很少設(shè)置可以公開查閱的檔案信息，需求人員必須經(jīng)過上門申請(qǐng)才被給予查閱檔案的權(quán)利，這樣保守的工作模式大大降低了檔案管理的效率，不利于未來人事檔案的綜合利用發(fā)展。

（四）資金投入有限

想要建設(shè)完善的信息化檔案管理工作必須配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，然而目前很多事業(yè)單位僅僅配備了電腦和掃描儀等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，沒有一套系統(tǒng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備，同時(shí)單位在購置信息化硬件設(shè)備后，需要請(qǐng)專業(yè)的工作人員來進(jìn)行定期的維護(hù)與檢修，需要同時(shí)培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人員，這些都將要耗費(fèi)一大筆資金，而這些資金由事業(yè)單位自行進(jìn)行籌備還具有一定的難度，嚴(yán)重阻礙了未來發(fā)展信息化人事檔案管理的進(jìn)程。

二、發(fā)展信息化人事檔案管理建設(shè)的重要意義

（一）高效便捷的管理模式

人事檔案管理工作具有可變性和浮動(dòng)性的特征，不會(huì)處于一成不變的靜止?fàn)顟B(tài)，而會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展需求不斷改變，所以一旦實(shí)行信息化管理模式后，檔案管理人員可以在第一時(shí)間內(nèi)掌握到人事變動(dòng)情況，并快速、高效、準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)庫。此外與人工檔案記錄相比，電子檔案可以儲(chǔ)存大量的數(shù)據(jù)信息，維持較長的保管時(shí)間，提供實(shí)時(shí)查閱檔案信息的功能，很大程度上為檔案管理創(chuàng)造了方便，提高了工作效率。

然而目前很多事業(yè)單位還未能認(rèn)識(shí)或適應(yīng)信息化檔案管理工作的模式，即使他們已經(jīng)設(shè)定了人事檔案管理系統(tǒng)，也未將信息化功能得以全面的開拓與應(yīng)用，僅僅利用電腦進(jìn)行了信息輸入，卻未真正達(dá)到無紙化檔案的新模式。這需要我們未來更好的普及信息化檔案管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)全面的推廣和應(yīng)用，以更好的服務(wù)于人類和社會(huì)。

（二）先進(jìn)的操作應(yīng)用功能

信息化人事檔案管理不僅具備高效的工作模式，還擁有先進(jìn)的操作應(yīng)用功能。首先信息化具備強(qiáng)大的搜索引擎功能，可以為需求者提供實(shí)時(shí)的信息檢索，方便單位領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)員工制定工作計(jì)劃、安排績(jī)效統(tǒng)計(jì)、制定人才培養(yǎng)方案等，方便了今后的人才考核與選拔;其次信息化檔案具備實(shí)時(shí)提醒功能，能第一時(shí)間內(nèi)通知有退休、退養(yǎng)相關(guān)人員的記錄，提高了工作效率，避免了以往工作中的疏忽。

三、開展事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）加強(qiáng)信息化人事檔案管理建設(shè)

人事檔案信息是事業(yè)單位中人才信息的重要存儲(chǔ)依據(jù)，所以一定要完善檔案管理制度和體系，將工作制度和要求落實(shí)到每一位員工身上，才能更有效的推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。首先事業(yè)單位應(yīng)為信息化檔案管理配備完善的硬件設(shè)施，像掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等等，為檔案管理工作做保障;其次應(yīng)該對(duì)所有入庫的人事檔案信息進(jìn)行檢查，并同時(shí)完善管理工作體系，避免漏缺信息現(xiàn)象的發(fā)生;最后事業(yè)單位應(yīng)形成一套統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理原則，劃分好領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的職權(quán)，落實(shí)每一位職工的責(zé)任和義務(wù)，做到“統(tǒng)一管理、分工明確”，全面推進(jìn)人事檔案管理工作的開展，為適應(yīng)信息化管理而努力。

（二）培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息化人事檔案管理工作不僅為事業(yè)單位提出了新機(jī)遇，也為工作人員提出了新挑戰(zhàn)，要求工作人員具備專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)和綜合素質(zhì)能力，尤其應(yīng)掌握一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在檔案管理今后步入了信息化模式，也需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。首先事業(yè)單位為保證工作人員的基本工作素質(zhì)，應(yīng)培養(yǎng)他們的思想道德品質(zhì)和個(gè)人修養(yǎng)，提高員工的政治意識(shí)和工作責(zé)任感;其次單位應(yīng)積極向外界引入專家來對(duì)員工做培訓(xùn)和宣傳教育，提高他們的技術(shù)水平和實(shí)際操作能力，讓員工不僅擁有基礎(chǔ)的文字歸納能力和分析管理能力，還具備現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐漸發(fā)展一支綜合型人才隊(duì)伍。

（三）強(qiáng)化人事檔案管理的安全性

現(xiàn)代化信息技術(shù)讓人事檔案管理更加高效、便捷，但與此同時(shí)也埋下了一定的安全隱患。因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享性和實(shí)時(shí)性導(dǎo)致許多檔案信息在被利用的同時(shí)也容易發(fā)生泄露，為單位帶來了嚴(yán)重的影響，因此相關(guān)單位一定要設(shè)置一套完善的安全保障措施，避免信息泄密和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。首先管理人員應(yīng)該提高自己的綜合操作能力，對(duì)單位里的人事檔案信息做好分類和保密;其次應(yīng)為所有的人事檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，相關(guān)工作人員一定要引起重視，做好備份;同時(shí)公司內(nèi)部應(yīng)明確好職權(quán)劃分，任何工作人員不得越權(quán)操作，建立嚴(yán)格的管理制度和保密機(jī)制，做到防患于未然。此外，信息化檔案管理需要具備特殊的操作環(huán)境和存儲(chǔ)方式，應(yīng)從環(huán)境中的潮濕度、溫度、輻射和病毒等方面做好管理，以提高電子檔案的安全性，并將電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系作妥善處理，保證所有人事檔案信息的完整。

（四）完善信息化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫

信息化檔案管理技術(shù)能對(duì)人事信息自動(dòng)做整理、歸類和分析，不僅提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，還節(jié)省了大量的人力物力，同時(shí)管理人員能對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，方便在任何地方、任何時(shí)間內(nèi)進(jìn)行人事檔案信息查閱，提高了工作效率。檔案數(shù)據(jù)庫首先應(yīng)保障管理制度的科學(xué)和規(guī)范，在將相關(guān)人事信息錄入數(shù)據(jù)庫前應(yīng)該做好鑒別，為今后更好地對(duì)檔案數(shù)據(jù)做管理和利用;與此同時(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)做好成本預(yù)算，明確數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)利劃分，確保管理工作的安全有效和健康發(fā)展。

（五）加大對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的資金投入

傳統(tǒng)的人事檔案工作采取由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一集中管理的模式，對(duì)檔案管理工作的資金投入也直接由領(lǐng)導(dǎo)階層依據(jù)現(xiàn)有的管理規(guī)模進(jìn)行規(guī)劃，所以導(dǎo)致原本基層檔案數(shù)量較少的部門無法獲取到足夠的技術(shù)設(shè)備和專業(yè)人才，短期內(nèi)不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，人事檔案管理工作是一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程，與其他工作項(xiàng)目不同的是它無法在短期內(nèi)取得明顯的業(yè)績(jī)進(jìn)步，也無法直接實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益，這樣就很容易讓上級(jí)管理者忽視了人事檔案工作的建設(shè)，進(jìn)而缺乏對(duì)人事檔案信息化管理的資金投入。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極改善傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，擴(kuò)大檔案管理的職權(quán)范圍，適當(dāng)改變?cè)鞠鄬?duì)集中化的工作模式，通過建立專項(xiàng)小組進(jìn)行監(jiān)督管理，以此來推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。具體可以通過把基層人數(shù)較少的每一區(qū)域的檔案管理工作集中到一起，形成統(tǒng)一的管理模式，由少聚多，由小變大，創(chuàng)建大規(guī)模的人事檔案管理隊(duì)伍，這樣一來不僅提升了檔案管理工作的地位，還會(huì)引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，進(jìn)而可以為人事檔案管理爭(zhēng)取到發(fā)展資金，未來就可以完善信息化設(shè)備的配置;同時(shí)統(tǒng)一規(guī)劃的檔案管理模式也能提高事業(yè)單位的整體工作效率。

四、結(jié)語與展望

綜上所述，事業(yè)單位作為與我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民幸福生活息息相關(guān)的重要部門，其中的人事檔案管理工作是推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，然而我國目前事業(yè)單位人事檔案管理仍有很多不足與弊端，像現(xiàn)代化信息技術(shù)不完整、工作人員綜合素質(zhì)水平不高等等都是厄待解決的問題，需要引起政府和相關(guān)單位的關(guān)注和重視。

今后相關(guān)部門應(yīng)積極加強(qiáng)人事檔案管理體制的完善，結(jié)合單位實(shí)際工作情況，發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神和工作責(zé)任心，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫，加大資金的投入力度，并培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)未來更為復(fù)雜的人事檔案管理工作。相信未來我國事業(yè)單位的信息化人事檔案工作一定能邁入新臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)一的管理建設(shè)。

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