檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

陳靜

摘 要：隨著時代大環境的發展，信息技術逐漸融入人們的工作和生活。信息化技術的逐步提升對于我國的各種產業行業的發展起到了促進作用。同時在企業的日常工作中，信息化技術的應用提高了數據整合的能力。對于企業中的檔案信息化建設和檔案管理來說，采用信息化技術對于數據的整合和信息的提取等減少了眾多繁瑣事項。傳統對于檔案管理的思維和工作模式在現在這個信息化的時代也逐漸開始優化升級。因此對于現代企業的檔案管理現狀在信息化技術逐步提升的狀態下提出了一些建議。

關鍵詞：檔案管理特性;信息化建設;方式方法;意義

對于傳統的檔案管理來說，信息化設備應用較少大多還是人工操作管理檔案的狀態。檔案管理工作單純依靠人為已不適應現在信息化社會的需求，因此對于檔案管理工作運用信息技術升級優化是目前的工作目標。

一、檔案信息化建設的特性

1.檔案信息化建設工作的更新特性

對于傳統的檔案管理工作來說，大多數數仍為紙質版檔案。紙質版檔案對于其保管的難度和損毀、丟失等問題在傳統的檔案管理工作中出現多次。檔案信息化建設通過對檔案進行電子化數據的整合，減少了檔案管理過程中的工作過失。同時檔案建設信息化的自動處理的功能對于信息提取和分類工作來說提高了效率。

2.檔案信息化建設的時效特性

對于檔案管理工作來說，其員工個人信息以及各種其他事項的整合歸納是一個復雜的工作。對于其檔案信息來說，經過時間的變更檔案信息內容也會隨之變化。因此人為檔案管理工作的效果和效率都較為低下。檔案信息化技術對于傳統檔案管理工作的更新來說，通過信息技術對于檔案內容建構出一個整體的體系同時進行細化整理，同時在隨著檔案信息更新的過程中迅速的找出其信息進行變更，減少了時效性對于傳統檔案管理工作的弊端。

二、檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設通過當前情況下對于信息技術的運用和傳統的檔案管理工作優化革新，對檔案即原有檔案內容、檔案內容的進一步整合和檔案系統數據的有效管理同時對于其時效性弊端的改進從很大程度上提高了其工作效率，同時也促進了信息的傳播。信息化技術在現在社會大環境下對于人們的優勢完全顯露，推動了檔案信息化的進程。檔案信息化在一定程度上也減少了對于人工資源的浪費同時對于企業人員來說能夠更好的進行充分利用。

三、對于檔案信息化建設提出的幾點建議

1.增強企業中檔案信息化建設的理念，增強對于企業的責任感

信息化技術對于現代人類生活來說節省了一大部分的人為工作部分。隨著信息化技術的不斷應用，企業的檔案管理工作也在逐漸進行建設。對于企業員工來說，認識到檔案信息化建設的優勢同時真正明白檔案信息化建設的意義是一大重點。傳統的繁瑣的檔案管理對于其工作人員來說可能打擊較大。員工知曉其檔案信息化建設的對于信息快速整合及分類的能力是增強對于檔案信息化建設信念的一個重要因素，才能激發工作熱情。

2.加強對于管理人員自身素質的提升，加強團隊合作

企業員工作為檔案信息化建設的主體。盡管信息技術在檔案信息化建設中發揮著一定的作用，但是對于人為的配合工作也是不可缺少的。因此對于企業工作來說，對于增強員工的自身素質及專業知識來說是一個必要因素。同時對于公司來說定期的福利對于激發員工的積極性是一個有效的方式。對于其團隊管理來說，進行定期的團隊培訓使員工擁有集體的責任感因此才能在工作中進行有效配合，從而對于建設專業性高效性團隊的工作目標才能實現。

3.加大對于檔案信息化建設部門的設備資金投入，完善其基礎建設部分

在檔案信息化建設中的過程中對于信息設備基礎設施的建設是一個重要的部分，因此應該加大對于信息化建設中的資金投入。對于信息化建設中的設備、相關軟件以及信息管理平臺來說都需要雄厚的資金。因此對于檔案工作的上級部門來說，對于資金使用的申報是一個應當解決的問題。公司通過加大對檔案管理部門的資金投入才能使檔案信息化建設實現全面多層次的管理。

4.規范其檔案信息化建設的技術體系機制，提高安全高效性

國家政府部門應該加大對于檔案信息化管理工作標準的制定，同時使個人檔案這種私密信息得到法律的保障。在對于檔案信息進行資源共享的同時保證其一定的隱私性。同時對于檔案信息化建設的技術體制建設來說，因嚴格規范其工作流程。同時對于個人檔案信息的資料的安全性保證的同時，企業也應進行有效的規整。對于其檔案信息化管理工作有效進行的同時應注重對于信息的保護和檔案管理安全責任的落實，減少后顧之憂。

四、結束語

檔案信息化管理取代傳統檔案管理已經成為一個必然趨勢。對于檔案管理工作人員來說提高檔案信息化建設的思想意識是檔案工作順利進行的一個重要前提。同時對于公司來說保證資金設備等基礎設施的到位是促進檔案管理工作運行的一個必不可少的實際措施。對于工作團隊來說加強其專業性建設也是實現高效檔案管理工作必不可少的一個有效途徑。未來對于檔案信息化技術管理不斷熟練的應用才能更好地將信息化實際推進到人們的工作生活中。對于提高未來檔案信息化建設的工作效率和工作效果起到更好的促進作用。

參考文獻：

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