水利工程項目管理模式下的電子檔案系統應用思路

王騰飛 林華虎 葉朋 王美

1 概述

1.1 應用背景

項目管理總承包是水利工程建設項目管理的發展趨勢，其檔案工作涉及全面、內容豐富，并且在工程建設的各個環節都發揮著重要作用。作為項目管理總承包在保證工程檔案資料完整的同時，要重視各方檔案工作，強化過程管理，發揮檔案工作的紐帶作用，促進建設項目圓滿完成。但隨著國際經濟的大力發展及我國改革開放政策的實施，我國水利工程建設規模越來越大，投資額越來越高，工程越來越復雜，傳統的檔案管理模式已經不能適應快速發展的經濟需要。因此，引進水利工程電子檔案系統，應用到工程建設中，成為必然的趨勢。

水利工程電子檔案系統，總體上覆蓋水利工程建設全過程檔案資料形成、采集、整理和歸檔，實現全生命周期管理模式下的檔案過程管理工作，滿足水利工程建設檔案“同步開始、同步進行、同步驗收”，切實提升水利工程建設項目的檔案管理信息化水平。

銅仁市大興水利樞紐工程作為中水北方勘測設計研究有限責任公司承接的項目管理總承包業務，投入了大量的管理力量和技術力量，以優質檔案為導向，以竣工檔案驗收為目標實施工程建設檔案工作。工程建設前期就編制大興水利樞紐工程建設檔案管理制度及管理實施細則，以水利工程質量評定驗收規程、規范為基礎，利用電子文件模板規范日常行文版式，力求參建各方工程建設資料規范、一致。從制度上、技術上保證檔案形成、收集、整理完整性和系統性。過程中編制《大興水利樞紐工程檔案分類與編號方案》指導各參建單位檔案整編工作，并開發工程竣工檔案管理系統，實施項目管理總承包PMC模式下工程建設檔案管理的標準化。結合工程檔案工作實際與應用，研究當前檔案信息化工作趨勢，分析PMC模式下如何進行電子檔案系統實施，促進電子檔案在水利工程建設的推廣及應用。

1.2 依據和原則

系統設計在專業技術上依據GB/T 50328—2016《建設工程文件歸檔規范》、DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》、GB/T 11822—2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等國家和行業規范，以及《水利科學技術檔案管理規定》（水辦[2010]80號）、《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦[2008]366號）等水利行業工程建設項目檔案管理規定和辦法，保證系統設計的技術基礎無偏差。

在系統設計中充分考慮系統的體系結構、硬件設備、軟件設計等多方面的優化，技術上采用結構化、模塊化設計原則，基于Java的B/S技術架構設計；系統分為數據存儲、數據處理和數據顯示三大層次，各部分相對獨立，保證系統的擴展性；便捷的系統安裝和實施，低成本的系統維護，符合互聯網時代的用戶需求和操作習慣。

功能上要綜合化、集成化。內容包括項目管理、工程管理、數據管理、安全管理和系統管理；可進行多個工程項目的管理，便于管理大量的水利工程建設項目；為多個施工單位跨部門的大規模應用，提供工程資料集中、統一和安全的管理，系統分別形成施工、監理、建設、設計、勘察等單位工程文件目錄和工程建設管理有關人員的職責分配；針對每一個工程項目分別設定文件管理流程，根據有關人員的工作職責分配工程建設形成的文件進行一對一跟蹤管理。

系統性能上安全穩定，運行穩健，準確可靠，可維護性、可擴展性強。

1.3 研究意義

（1）建設公司工程總承包與項目管理工程建設檔案數據庫，管理公司所承接的建設工程項目管理的檔案信息。

（2）建設面向建設工程各參建單位的工程電子檔案管理系統，實現工程建設全周期檔案信息規范化、流程化信息管理，提高工程檔案建設效率、質量，保證建設工程竣工檔案驗收。

2 需求分析

2.1 水利工程建設檔案管理的宏觀需求

目前，水利工程開展檔案管理的時間相對較短，相對其他行業來說，其在法規制度建設上還明顯跟不上發展進度，并且也只是針對一些國家重點項目實施相關檔案管理制度。到目前為止，我國在基層水利工程檔案管理上仍未建立一套全面性、系統性、操作性的檔案管理制度，造成相關檔案管理人員在實際管理工作中缺乏相應的制度約束，致使檔案管理工作執法力度不夠，無法對管理工作進行有效約束。

水利工程建設規模、性質和地域上的不同，其檔案資料的復雜程度也相應不同，企事業單位常用的檔案管理軟件在水利工程建設檔案管理中往往不適用，也很難開發出一套能夠適用于所有大大小小的水利工程建設的相關管理軟件，而且開發適用于不同需求的管理軟件也需要耗費大量的資金成本。

現階段大多數水利工程建設在檔案管理上僅僅是內部使用一些小規模的管理軟件，對外仍然采用紙質文檔，一些建設單位所謂的推進檔案信息化建設，也僅僅是將紙質文檔掃描轉變為電子文檔。

2.2 水利工程電子檔案管理的需求

2.2.1 應用需求

可進行多個工程項目的管理，便于管理大量的水利工程建設項目。

從使用的角度，作為系統的工作中心，用戶根據工程項目實際情況，進行工程檔案分類和編號，制定本項目工程管理模板或直接引用系統內置的工程管理模板，通過預設好的分類，形成各類竣工檔案模板（安全、測量、報告單、評定、匯總、統計、試驗、施檢、監理管理、建設方管理…）。

通過網絡技術實現各類竣工文檔的實時收集、整理、歸納、分類存儲、檢索、統計等電子化管理，建立完善的水利工程竣工資料電子版。

設置用戶權限，根據使用人員對文件增加、刪除、修改等權限管理，并對用戶在系統進行了任何操作都有記錄痕跡保留，形成用戶對系統的操作流水記錄。

系統使用的開發工具和內部模塊設計需保障電子簽名、與外部系統數據交換等應用提供了技術保障。

B/S技術架構，便捷的系統安裝和實施，低成本的系統維護，符合水利工程項目管理的用戶需求和操作習慣。

2.2.2 基本目標

（1）滿足工程總承包與項目管理公司對各個總包項目的工程建設檔案管理。

（2）滿足工程參建各方通過網絡和授權用戶使用。

（3）滿足工程建設過程中文件報送流程規范化、資料數字化、組卷自動化、應用信息化。

（4）滿足與公司總承包項目管理信息系統無縫鏈接。

（5）滿足與公司檔案管理系統數據共享。

（6）連接BIM與GIS橋梁，服務于水利水電工程信息管理，為數字水利、智慧水利提供更多的基礎信息。

3 系統總體設計思路

3.1 總體框架

3.1.1 系統結構圖

系統結構如圖1所示。

圖1 系統結構圖

3.1.2 工程文件管理流程

系統基本流程：

第一步：進行表格導入（主要有業主管理表、監理管理表、安全表、報告單、測量表、匯總表、評定表、施檢表、試驗表、統計表、總評表等，公路項目3 000張左右）、每一張表格的表頭數據引用、自動計算設定等、設定數據字典里面的數據和根據行業不同設定使用分類模板。

第二步：基礎的數據配置完成后，建立項目、建立使用單位（業主單位、總承包單位、監理單位和施工單位），然后使用單位引用設定好的模板，相關參建單位就可以開始使用本系統。

第三步：工程文件資料的形成。利用系統定制模板各參建單位根據系統設定角色完成每一份工程文件資料的形成及閉環，至少實現網絡化、電子化、流程化的工程資料管理目標，達到工程建設全周期各類文件資料的完整性、統一性及其便利的查詢、檢索、瀏覽。

第四步：根據項目特點，制定其工程建設檔案分類與代碼，建立建設全周期工程資料與竣工檔案之間邏輯關系，通過系統功能實現竣工檔案組卷自動化、歸檔智能化。

3.2 功能設計

功能設計主要分為項目管理、工程管理、數據管理、安全管理和系統管理。

3.2.1 項目管理

可進行多個工程項目的管理，便于管理大量的水利工程建設項目。

3.2.2 工程管理

從使用的角度，作為系統的工作中心，用戶根據工程項目實際情況，進行工程檔案分類和編號，制定本項目工程管理模板或直接引用系統內置的工程管理模板，通過預設好的分類，形成各類竣工檔案（安全、測量、報告單、評定、匯總、統計、試驗、施檢、監理管理、建設方管理…）。

3.2.2.1 模板管理

每一類都有對應的電子表格，填報安全資料有對應的安全表格，填報評定有對應的評定表格，每一類別需要用到什么表格、用到多少張表格，根據需要系統能預先設置。

3.2.2.2 分類整理

實現項目工程信息、文檔分類方法以及文檔進行增加、刪除、修改、合卷、拆卷、插卷、查閱、導入、打印以及統計等。

3.2.2.3 檢索查閱

實現對系統全部文檔進行分類查找和按文檔內容進行全文檢索。

3.2.3 數據管理

數據管理主要有三部分：表格管理、數據字典、模板管理。

3.2.3.1 表格管理

能將使用的規范表格按照分類導入系統，然后通過表格管理設置引用、計算、匯總等。通過表格管理，實現表格進行數據引用、自動計算設定等功能，極大地提高了使用同類表格的填寫效率。

3.2.3.2 數據字典

通過系統數據字典定義常量，便于計算、引用方面應用，提高應用效率。

3.2.3.3 模板管理

對具體工程檔案分類預定義每一分類用到的規范表格，實現施工單位根據項目需求選用表格，無需重復設定。

3.2.4 竣工檔案管理

通過設定建設全周期工程資料與竣工檔案之間邏輯關系，實現竣工檔案組卷自動化、歸檔智能化，在形成電子檔案的同時還可以根據用戶需求，按照國家相關檔案標準制作、打印檔案資料、案卷目錄、卷內目錄、巻封、備考表、脊背等直接裝訂形成整齊劃一的紙質案卷。

3.2.5 安全管理

設置用戶權限，根據使用人員對文件增加、刪除、修改等權限管理，并對用戶在系統進行了任何操作都有記錄痕跡保留，形成用戶對系統的操作流水記錄。

3.2.6 系統管理

實現數據庫備份還原、log日志下載查看、與總承包項目管理信息系統中文書管理模塊進行數據同步和系統參數設置等。

4 結語

建設在項目管理總承包（PMC）模式下水利工程建設檔案全過程信息化管理的《水利工程電子檔案系統》，服務于中水北方勘測設計研究有限責任公司所承擔的水利工程檔案建設，繼而為公司智慧水利提供更多的基礎信息，并在實際應用和水利行業進行推廣過程中不斷積累、完善，爭取成為水利行業電子檔案的標桿、標準。