探討新時(shí)期加強(qiáng)電廠檔案管理的安全意識(shí)與安全措施

呂春蘭

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的信息管理都有較為明顯的成長(zhǎng)與進(jìn)步。電廠的工作性質(zhì)，導(dǎo)致其檔案管理工作也相對(duì)復(fù)雜，在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)可以有效解決其復(fù)雜性，但對(duì)其安全性就有了更新一層的要求。本文將對(duì)如何在新時(shí)期下提高電廠檔案管理的安全與便捷進(jìn)行分析，以便于檔案管理工作高效開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息技術(shù) 安全意識(shí)

引 言

檔案管理工作對(duì)于電廠的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展、機(jī)組設(shè)備的改造、工程基建等活動(dòng)都離不開檔案的積累，導(dǎo)致其信息量非常大。這就給檔案管理工作提出一個(gè)難題——工作中形成的大量有參考價(jià)值的檔案的安全問題如何保障。

一、目前電廠檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)高層對(duì)于檔案管理不夠重視

因檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以大多數(shù)電廠領(lǐng)導(dǎo)和決策者不注重檔案工作，而是一味地追求發(fā)電量及其產(chǎn)生的直接經(jīng)濟(jì)效益，并不關(guān)注檔案對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致檔案管理部分可利用資金比較少，管理方法和管理理念不能有效更新，極大程度影響檔案管理過程中的安全保護(hù)問題，對(duì)電廠檔案管理造成許多不必要的困擾[1]。

（二）缺少電廠檔案管理專業(yè)人才

不同于其他部門的工作，檔案管理工作需要非常大的耐心及較強(qiáng)的責(zé)任心，工作任務(wù)十分繁雜，管理人員不僅要有檔案管理的專業(yè)技能，還需要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。但是實(shí)際情況下，不少電力企業(yè)檔案管理員都是從其他部門轉(zhuǎn)入，并非科班出身，沒有較高的應(yīng)用技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，只是按傳統(tǒng)理念對(duì)待工作，缺乏主動(dòng)溝通意識(shí)，缺少對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性和標(biāo)準(zhǔn)化的清晰認(rèn)知，在一定層面上影響著檔案管理發(fā)展與創(chuàng)新。此外，還有一些電廠為了節(jié)約資源，甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，非常不利于檔案的管理與保護(hù)。

（三）電廠檔案管理的信息化建設(shè)落后

檔案信息化管理是檔案規(guī)范化管理的重要方法，對(duì)于檔案安全管理具有重要意義。但是部分電廠沒有意識(shí)到信息化產(chǎn)業(yè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的必要性，對(duì)檔案信息化管理投入少之又少，進(jìn)而不能有效學(xué)習(xí)同行業(yè)的先進(jìn)管理方法，也無法保證檔案管理在電廠中的重要作用。

二、電廠檔案管理工作分析

從現(xiàn)代管理角度和文件的真實(shí)可靠性來看，紙質(zhì)檔案和電子文件兩者缺一不可。那么如何將這兩者有機(jī)結(jié)合，充分利用，更好地服務(wù)于企業(yè)服務(wù)于生產(chǎn)呢？我認(rèn)為要從企業(yè)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理出發(fā)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案安全防護(hù)體系。

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

出于責(zé)任心和職業(yè)道德，檔案管理人員很想處理好企業(yè)檔案，但是如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持將不會(huì)快速、有效取得突破性進(jìn)展，進(jìn)而無法保證企業(yè)檔案的管理方法科學(xué)規(guī)范性。在實(shí)際工作中，電廠需要安排檔案高級(jí)管理人員，以便于在戰(zhàn)略層面上給檔案管理提供支持。同時(shí)，高級(jí)管理工作者有權(quán)向企業(yè)申請(qǐng)項(xiàng)目資金，為檔案管理創(chuàng)新提供物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，為了引起各級(jí)人員對(duì)檔案管理工作足夠的重視，還需要將檔案管理?xiàng)l例添加到日常工作考核中，將檔案管理工作落實(shí)到各級(jí)工作人員[2]。

（二）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

目前為止，要想檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就需要擁有專業(yè)的檔案管理人員，因此，企業(yè)需要注重部門專業(yè)化，以便于提升部門工作人員的積極性與規(guī)范性。首先，對(duì)于檔案專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性與必要性，并把檔案安全問題擺在工作的首要位置。其次，對(duì)于剛接觸檔案工作的相關(guān)人員，需要經(jīng)驗(yàn)豐富的老同事在旁親自指導(dǎo)，使檔案工作人員快速適應(yīng)此工作，并在實(shí)踐中獲取檔案管理的技術(shù)要領(lǐng)。最后，企業(yè)應(yīng)采取走出去、引進(jìn)來的方式對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，以此確保知識(shí)的更新速度，為企業(yè)檔案管理工作開展奠定基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

不同于傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)階段檔案管理更加注重信息化安全，因?yàn)樾畔⒒芾碓诮o檔案管理工作提供方便的同時(shí)，也給予其他不法分子創(chuàng)造機(jī)遇。但是企業(yè)注意到不能因?yàn)槿狈I(yè)素養(yǎng)的人才，就放棄先進(jìn)科學(xué)管理方法。因此，電廠領(lǐng)導(dǎo)在重視信息化工作的同時(shí)，還應(yīng)該注意對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行電子信息技術(shù)的培養(yǎng)。并將檔案信息化建設(shè)列入到企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，方便相關(guān)部門做到統(tǒng)一安排與合理規(guī)劃。此外，為了進(jìn)一步有效實(shí)施電子檔案的信息化管理，企業(yè)還需要對(duì)部分檔案全廠公開，有效促進(jìn)檔案規(guī)范化與安全化。

（四）紙質(zhì)檔案的管理方法

與電子檔案的管理方法有所區(qū)別，紙質(zhì)檔案管理工作人員既需要具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，也需要有足夠的耐心和細(xì)心。此外，紙質(zhì)檔案管理辦法主要分為兩個(gè)方向。其一，工作人員需要時(shí)刻注意紙質(zhì)檔案是否損壞。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是證明企業(yè)關(guān)系與員工身份的重要物件，如果因?yàn)槠渌饨缫蛩氐母蓴_而損壞將會(huì)造許多不必要的麻煩。基于紙質(zhì)檔案的特殊性，工作人員除了需要將檔案分別整理儲(chǔ)存外，還需要時(shí)刻關(guān)注檔案庫(kù)房的溫度和濕度變化，避免因?yàn)闄n案庫(kù)房環(huán)境因素造成紙質(zhì)檔案提前老化損壞以及檔案室內(nèi)生蟲等現(xiàn)象。其二，在信息著錄和庫(kù)房小簽粘貼時(shí)要保持高度地一致性，也就是說紙質(zhì)檔案的放置位置要時(shí)刻與電子信息內(nèi)容完全符合，目的是方便檔案管理人員快速鎖定紙質(zhì)檔案位置，提高借閱效率。

總 結(jié)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案安全管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段電力企業(yè)的發(fā)展需求。因此，電力企業(yè)在發(fā)展信息化的基礎(chǔ)上還需領(lǐng)導(dǎo)改變傳統(tǒng)觀念，注重檔案管理人員專業(yè)程度整體提升等問題，以此保證電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與安全化，為推動(dòng)企業(yè)檔案管理發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 張瑞春，姜玲玲，關(guān)鍵.電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)研究[J].設(shè)備管理與維修，2017（13）：33-34.

[2] 黃慧.電廠檔案管理中信息技術(shù)保護(hù)系統(tǒng)的應(yīng)用[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（07）：207.