企業辦公室秘書工作存在的問題與對策探討

李紅江

【摘 要】秘書是黨政機關、企事業單位普遍設置的一個行政職位，尤其是行政部門及其領導人的秘書更是一個比較重要的行政職位。秘書也是辦公室的重要組成人員，做好辦公室秘書工作對企業有著十分重要的作用。本文介紹了行政辦公室秘書工作的職責和要求，分析了行政企業辦公室秘書工作存在的問題，闡述了做好辦公室秘書工作的幾點思考。

【關鍵詞】企業；辦公室；秘書工作；存在問題；思考

秘書工作安排事務的機構或者幫助部門負責人處理日常工作。辦公室是企業的綜合管理部門，在企業管理過程中發揮著樞紐作用，在企業領導決策過程中發揮著參謀助手作用，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對外形象，而秘書又是辦公室的重要組成人員，筆者結合自己幾年來的工作實踐，就企業秘書工作談一些粗淺的看法和建議。

一、企業辦公室秘書工作的職責和要求

辦公室秘書工作的主要職責大致有：輔助參謀、協調溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達信息、會議組織以及協助主任做好辦公室日常工作。秘書工作的這些職責決定了辦公室秘書工作人員必須具備各種素質，現在企業對從事辦公室秘書工作者的素質要求愈來愈高，要求從事辦公室秘書工作者具備扎實的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學習態度、較強的交際能力、熟練的協調技術、良好的心理承受能力以及較強的職業道德和責任心。這樣，可以看出企業對秘書工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室秘書工作在現代企業中有著越來越重要的作用。

二、當前企業行政辦公室秘書工作存在的問題

（一）辦公室事務過于繁雜，影響秘書工作

以大多數基層辦公室來說，是一個綜合性辦公室，集合了辦文、辦會、人事勞資、后勤服務等職責，幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，存在信息報送不及時、上下渠道不夠暢通等問題，難以真正起到參謀助手作用。

（二）辦公室秘書人員少，工作負擔重、質量低

近年來，企業單位秘書人員短缺已成為一個不爭的事實，并已影響了工作的正常開展。目前，大多數企業辦公室主要從事秘書工作的人員只有一人，其中的辛苦只有干過的人才會明白，加班加點、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

（三）秘書人員素質偏低，跟不上企業的工作要求

由于行業特點等各方面的原因，企業辦公室秘書人員的素質已不能適應新形勢下的要求。首先是是秘書專業知識欠缺。現在大多基層辦公室的秘書人員多半是半路出身，沒有系統學過秘書專業知識，雖然有些企業近年來也招聘了一些秘書專業人員，但一方面人數太少，不能滿足工作需要，另一方面秘書的成長本身需要一個過程，很難立即成為行家里手。其次是知識更新過慢。秘書人員出外機會較少，培訓機會更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了秘書人員自身素質的提高。

（四）信息調研工作滯后，參謀作用發揮不好

客觀上由于辦公室事務多，沒有時間，但更多的是秘書人員主觀上對信息調研工作難以重視，沒有認識到調查研究的重要性，業務不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個人素質能力，導致信息調研工作跟不上新形勢下工作的需求，不能很好地為領導決策提供參考依據。

三、做好企業行政辦公室秘書工作的實踐思考

辦公室秘書工行政作在現代企業里發揮的越來越重要的作用，那么做好辦公室秘書工作就顯得尤為重要了，下面就如何做好辦公室的秘書工作來談談我的一些思考和想法。

（一）科學調整職能定位，加強秘書工作的組織建設

當前經濟競爭日趨激烈，企業對行政秘書工作的要求也越來越高，企業員工特別是有些領導者應該改變傳統的對秘書工作的看法，不應該認為秘書工作只是在企業辦公室打打雜或者幫助領導處理一些簡單的日常事務的工作，應該把辦公室秘書工作提到一個非常新的高度，充分認識到辦公室秘書工作對企業發展有著非常重要的作用。企業領導者應該充分相信和利用辦公室秘書工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務都可以交給辦公室秘書去做，領導自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質量，同時還有利于促進辦公室秘書工作人員綜合素質的提高.

（二）細致規范，做好秘書服務工作

我們都知道細節決定成敗，但恰恰秘書工作又是一個細致的工作，這就要求了辦公室秘書工作要做到細致規范，從細小的事情抓起，堅持嚴謹細致。如在安排會議活動時，辦公室秘書工作人員可以結合自己單位的實際來制定出詳細的會議安排方案，根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作計劃。只有辦公室秘書工作人員細致規范，才能做好辦公室秘書服務工作，保證秘書工作不會出錯，從而保證辦公室和領導日常工作的順利有序的進行。

（三）辦公室秘書工作要做到工作到位不越位

辦公室秘書工作有著承上啟下、聯系群眾、協調溝通的重要作用，同時也關系到辦公室工作能否高效運轉和辦公室工作效率的高低。辦公室秘書工作人員把秘書工作做“到位”，首先是應該做好自己的分內之事，把領導交給自己的事情做好，讓領導滿意自己的工作，同時也敢于承擔責任，只有這樣才是把秘書工作做“到位”了。秘書工作在做“到位”的同時，也要時刻注意秘書工作不能“越位”，這里的“越位”是做超出自己職責和能力以外的事情，在辦公室應該一切都聽從領導的指示，在領導授權的范圍之內行使自己的職責，不能耍小聰明和自作主張。因此，在辦公室秘書工作中要學會擺正自己的位置，既要完成領導的任何，讓領導滿意，又要在自己的職責范圍之內做事。在辦公室秘書工作中要把秘書工作做好就必須把工作做到“到位”和“不越位”。

（四）轉變作風，改進方法，不斷提高辦事效率

辦公室的每一項工作都與全局有著密切的聯系，作為辦公室秘書人員，一定要在工作作風和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

一要樂于奉獻，扎扎實實做好本職工作。辦公室工作就是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神，服務工作就沒有積極性、主動性和創造性。必須將任勞任怨作為修身養性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發揮。

二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂，但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排；同時，要不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息工作和調研工作。

三要嚴以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質較為復雜，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，這樣才能真正協調好各科室的關系，有利于各項工作的開展。

（五）加強學習，不斷提高自身素質。

當今企業之間競爭日益激烈，現在企業對從事辦公室秘書工作者的素質要求愈來愈高。辦公室秘書工作人員要想做好工作辦公室秘書就必須不斷的學習新的科學文化知識，不斷的充實自己，這樣才能跟上秘書工作發展的步伐，適應秘書工作不斷增加的新要求。同時辦公室秘書工作人員不僅要學習科學文化知識，還要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。

四、結束語

新形勢下，辦公室的工作職責、工作任務、工作要求也發生了新的變化，需要要求自己在工作中慢慢鍛煉和成長。辦公室秘書工作有著重要的地位和作用，企業做好辦公室秘書工作，不僅可以協調好員工與領導、部門與部門的關系，還能促進企業發展，使企業在激烈的競爭中立于不敗之地。

【參考文獻】

[1]寧香芝：關于新形勢下做好金融秘書工作的幾點思考[J] .青海金融，2008（8）.

[2]李澤忠：淺論做好高校辦公室秘書工作的幾點思考[J] .科技創業月刊，2011（10）.