優化醫院人事檔案管理 促進人才資源利用

陳曦

【摘 要】 本文闡述了人事檔案管理在醫院發展中的重要作用，指出了醫院人事檔案管理中存在的問題，并提出以下對策：完善人事資源檔案記錄功能;建立檔案監管機制;健全人事檔案管理體系;實現人事檔案管理信息化;加強檔案管理人員的培訓。

【關鍵詞】 醫院人事檔案;管理問題;管理對策

人事檔案作為配置人力資源的有效依據，醫院對人事檔案管理工作的開展越來越重視。筆者將分別從：人事檔案管理工作開展的重要性、醫院人事檔案管理中存在的問題、優化醫院人事檔案管理提高人才資源利用率的有效對策，三個方面展開闡述。

一、人事檔案管理在醫院發展中的重要作用

在醫院發展中開展人事檔案管理工作可為醫院提供更準確的人才信息，通過這一措施可實現對員工的合理配置，使工作人員在各自的崗位充分發揮作用，基于這種情況下應加強對各個員工基本信息的了解，這也是人事檔案管理工作實施的重要性。只有加強對各個工作人員的了解方可提高人事檔案管理效率。此外，人事檔案管理工作的開展還可為醫院決策提供科學依據，基于此醫院應對人事檔案制度進行完善，加強對在職人員考核、人才聘用及職務晉升的管理，通過人事檔案管理還可根據員工自身的優勢與劣勢制定科學合理的人才培訓方案，以此為依據來確定員工的薪酬。人事檔案信息是醫院決策的主要依據。

信息化時代下，醫院人事檔案管理面臨更多發展契機的同時，也會產生諸多問題，為確保檔案工作的順利開展，應對檔案管理機制進行完善，為檔案管理提供安全保障。與此同時，醫院還應對相關人員開展法律法規教育培訓工作，掌握更多信息安全技術，避免物理系統受第三方的攻擊和信息外泄情況的發生，樹立檔案管理人員良好的職業道德，嚴格按照相關標準使用電腦、存儲資料。通過筆者分析發現，醫院的人事檔案管理對于醫院的發展而言至關重要，就目前來看，醫院人事檔案管理現狀不容樂觀，這些問題若不及時解決便會影響醫院的有效運行。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

經筆者研究發現，醫院在人事檔案管理工作中還存在諸多問題，如醫院對人事檔案管理的重視度較低、人事檔案管理人員能力有限、人事檔案管理方式存在滯后性、人事檔案內容不夠全面等，詳情如下。

1、醫院對人事檔案管理的重視度較低

現階段我國大部分醫院未意識到人事檔案管理工作開展的重要性，許多領導對人事檔案工作的重視度相對較低，未及時對人事檔案陳舊問題進行更新與修正，在這種情況下會導致人事檔案內容相對滯后，難以將當事人工作經歷與技術狀況充分體現出來。

2、人事檔案管理人員能力有限

人事檔案管理人員作為檔案管理的主要實施者，就目前來看醫院人力資源相對有限，導致人事檔案管理人員身兼多職現象的出現，在這種情況下無法集中精力開展人事管理工作，另外大部分檔案管理人未經過科學的培訓，缺乏一定管理經驗與技能，無法從根本上提高檔案管理水平。

3、人事檔案管理方式存在滯后性

從人事檔案管理方式來看，部分醫院依然在沿襲傳統人事檔案管理方法，利用人工來開展檔案管理，使檔案管理效果難以提高，從而影響到醫院的可持續發展。

4、人事檔案內容不夠全面

據調查研究，醫院人事資源檔案管理內容具有一定滯后性，難以滿足時代的發展需求，部分醫院認為檔案無用，這些問題均會影響檔案管理效果。總的來說，目前醫院的人事檔案管理工作還存在諸多問題，若不及時改善便會影響到管理效果，不利于我國醫療事業的發展。

總之，醫院在人事檔案管理中還存在各種各樣的問題亟待解決，為提高醫院管理效率，應加強檔案信息化管理，將信息技術的應用優勢充分發揮出來，促進檔案管理水平的提升。

三、優化醫院人事檔案管理、提高人才資源利用率的有效對策

綜上筆者對醫院人事檔案管理現狀進行了分析，從中發現諸多問題，若不及時改善便會影響檔案管理效果，基于此，醫院應采取行之有效的管理對策，通過完善人事檔案記錄功能、建立檔案監管機制、健全檔案管理體系、提高檔案管理的信息化水平、加強對檔案管理人才的培訓，促進人才資源利用效率的提升。

1、完善人事資源檔案記錄功能

為確保人事檔案管理工作效率的提升，首先醫院相關部門應對人事資源檔案記錄功能加以完善，確保記錄內容的全面性、科學性。通過這一措施可加強醫院對各個員工的深入了解，為了確保人才信息的可靠性與真實性，還應將與工作獎懲、技能技術等內容加入其中。

2、建立檔案監管機制

此外醫院還應對人事檔案監管機制進行建立，確保其符合管理要求，在具體實施中相關部門應設置檔案監督小組，定期對資源檔案實施檢查，如若違反《檔案法》則應立即給予懲處，確保人事檔案管理工作的有效推行。

3、健全人事檔案管理體系

為了確保人事資源的合理配置，醫院應對人事檔案管理體系加以健全，通過信息技術將人才檔案信息記錄入庫，將技術人才科研水平、綜合能力與學術動態等信息添加到數據庫中，以此為人力資源的配置提供科學的依據。在對醫院人事檔案信息管理中，應根據人才特點及能力合理分類整理，確保人才作用得到充分發揮，避免人才擠壓現象的發生，促進醫院的可持續發展。

4、實現人事檔案管理信息化

隨著信息技術的發展，醫院人事檔案管理工作呈現出新的發展趨勢，通過信息技術的運用可充分提高檔案管理效率與質量，在這種情況下醫院應對人事資源管理系統進行建立，對醫院人才合理配置，提高人事檔案資源的利用率。

由于網絡環境具有開放性，在實際運行中難免會出現運行風險，據此醫院在人事檔案管理中應加強網絡安全管理，在具體實施中應對檔案管理信息安全制度有效完善，根據管理實際情況來采取安全措施，與此同時還應對檔案管理人員的行為加以約束，使其形成安全防范意識，醫院通過對人才的培訓管理可幫助檔案人員掌握更多計算機技術，對網絡運行中極易出現的安全問題提前預防，避免不法分子的入侵，確保檔案管理工作的有序實施。

5、加強檔案管理人員的培訓

醫院還應加強對管理人員的培訓管理，旨在提高其綜合素質水平，培訓的內容應當包含軟件的應用、信息化技術下的工作流程以及相關資料的收集方法，并向員工普及信息化技術的重要性，通過培訓幫助老員工熟練的掌握信息化技術操作，提高老員工的信息化技術能力。在招聘新員工時，企業不但需要對他們的專業水平做出評估，更加需要注重新員工的信息化技術水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項，讓新員工教會老員工信息技術的使用，以此來建設出一支綜合素質高的檔案管理隊伍。在醫院現代檔案管理中，計算機技術的應用最為頻繁，因此掌握計算機應用技術對于檔案管理人員而言至關重要，通過該技術可防止檔案被破壞與丟失。

四、結束語

總的來說，醫院人事檔案管理是一項長期工程，為了確保該項管理工作的有效推行，需整個醫院工作人員參與其中，并建立檔案管理制度，構建一支高素質檔案管理隊伍，為開展人事檔案管理工作做好準備，為醫院的發展奠定重要基礎。

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【作者簡介】

陳 曦（1983.10—）女，漢族，廣東湛江人，大專學歷，研究方向：檔案信息資源開發與利用.