基于數字校園網絡搭建思考民辦高校學生檔案業務管理的標準化和規范化建設

聶曉微

摘要：目前，我國高等教育進入大眾化時期，學生數量的迅速增加、畢業生派遣形式多樣化以及學生就業方式的多渠道化，使得管理缺乏統一執行標準、檔案滯留數量多、查詢及轉遞方式落后等問題致使學生檔案管理方式受到挑戰，引起了檔案工作人員和高等院校的重視。采取行之有效的檔案管理措施，努力做到高等院校學生檔案管理的信息化、基礎性的檔案信息規范化和標準化同步進行，從而拓展人事服務范圍，更好的適應于高校人事檔案發展。

關鍵詞：學生檔案;重要性;校園網絡;現代管理辦法

一、高等院校學生檔案的重要性

（一）學生檔案是反映學生綜合素質的重要依據。高校學生檔案是學生進入學校，走出校門，邁入社會工作崗位用于考察個人學習經歷和社會實踐履歷的重要依據。而檔案中各個時期的學籍信息、學業成績單、畢業論文成績、實踐活動的參與程度、教師給學生的綜合鑒定、獲獎證明以及黨團材料。不僅切實的反映了學生的在校情況，更是用人單位考察學生、了解學生綜合素質的重要依據。

（二）影響學生日常行為的重要因素。學生檔案在一定程度上起到激勵、約束學生行為的作用，促進學生在學習實踐中不斷地展現自己最優秀的一面。而學生在受處分時最擔心的是處分材料是否會記入檔案，學生為了自己檔案內部的整潔，也會努力遵守學校的規章制度嚴格自律，避免檔案中留有污點。

二、民辦高校檔案管理的工作難度較大

（一）這主要是因為檔案管理工作的內容不僅繁多，而且還非常復雜，因而我們在標準化、規范化進行檔案管理工作時，首先必須確保檔案數據和資料的安全性、完整性，這樣才能夠為檔案數據和資料的快速搜尋提供條件。

（二）紙質版檔案不易保存。紙質生產的質量決定了檔案資料存放的時間，直接影響到檔案資料的完整性和安全性。那些容易褪色的墨水、筆種等不應該用在檔案中不利于資料長久的保管。

（三）缺乏檔案管理監督機制。民辦高校的學生檔案管理部門多數是學生處或者就業處管理，由于檔案管理人員數量缺乏，不利于信息的流通和檔案管理工作的穩定，在新生入學檔案的轉入和畢業生檔案的轉出時，由于缺乏檔案管理監督機制。在新舊檔案管理工作交接時，無法細化明確自己的交接內容，交接時很難確保檔案數據和資料的完整性。作為一名合格的檔案管理者需要及時清理檔案數據信息，由于傳統紙質檔案數量加大、積壓存放，無法及時處理無效信息和資料。

（四）民辦高校數字化水平有限。雖然許多民辦高校也意識到了學籍檔案管理改革的必要性，知道數字化建設的意義所在，但由于目前國內數字化辦公整體水平較低，網絡信息技術并未真正滿足數字化發展的基本需求，因而達不到全覆蓋、全應用模式，只能暫時依靠傳統低效的人工管理模式，在開信息搜集整理過程中有時會出現不確定性和科學性。

三、大數據時代下檔案管理工作如何開展

（一）建立高性能的V校園網絡系統。對比多數公辦高校，大都建立了高性能的V校園網絡系統，應充分利用網絡資源，提高檔案管理質量，以達到高校檔案更好地服務于教學、管理、科研以及其他工作的目的。高校檔案與網絡信息結合以后既可以高效，精準地收集和整理高校各部門的檔案信息，還能達到檔案資料查詢與檢索自動化的效果。

（二）豐富高校檔案管理要形式，根據信息不同的用途，進行不同形式的存儲、利用與管理，例如圖片、音頻、視頻、文字等。利用網絡技術，在V校園網絡上開辟檔案信息新功能、新門戶，將基本的信息有選擇的納入管理系統，如高校的歷史沿革、校園文化、地理位置、師資配備、硬件投入、紅頭文件、規章制度、公選課程、學生學籍、學信成績情況等，實現手機端隨時可以查詢，最終達到資源共享。同時針對不同的內容分門別類開設管理權限、訪問權限，可以分為公開信息，半公開信息的以及機密保密信息種類最終實現全部檔案資料信息化、安全化。

加大硬件和數據庫建設，增加經費投入，完善基礎建設、增設硬件設施和數據系統實現高校檔案管理信息化;結合自身經濟實力，適當配備信息處理服務器，圖文影像掃描，數字音像制作系統等;今后的檔案管理應用多種操作系統，多個平臺使多用戶、多任務的工作能在網絡環境下安全運行，那么就可以實現校園內部各單位之間的資源共享，提高學校的整體辦事效率，服務水平。

四、結語

民辦高校檔案工作的目標管理，將傳統的檔案管理注入新思維、新活力，打破了由于缺乏統一工作標準而出現的分散管理局面。我們還需結合高校實際，進一步在民辦高校檔案工作中進行嘗試和探索，提出將信息檔案管理理念引入到民辦高校畢業生工作考核評價體系。其意義在于一方面創新了高校檔案管理工作運行模式，另一方面通過構建電子檔案信息庫，為在校生和畢業生建立科學、系統、規范的檔案信息管理平臺，可作為高校檔案管理的重要參考方案。對促進各高校檔案工作的發展起著積極的推動作用，具有重要的現實意義。

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