淺談如何破解基層單位檔案工作之難

鄭慧

“檔案雖小，事關重大。”檔案作為一種重要的信息資源，對社會與民生都有著重要的影響，它不僅是單位工作軌跡的記錄，更是維護群眾合法權益的強有力依據。縱觀各基層綜合檔案館，普遍都存在館藏資源數量不多，品種單一，結構不均衡等問題，究其原因，主要還在于源頭——基層單位檔案工作未抓好。

一、基層單位檔案工作存在的問題

（一）領導不重視

基層單位許多領導都不太重視檔案工作。在單位部署工作時，很少將檔案工作列入單位計劃、總結，更沒在整個機關單位中建立檔案工作機制，導致許多檔案資料流失。在人員分配上，以為就是一些撿撿文件、抄抄寫寫的事務性工作，隨便派個人即可，于是出現了基層檔案員“三多”現象——剛畢業的年輕人多、臨近退休的人員多、臨時工作人員多，這些檔案員身份特殊，一般從事檔案時間不久就調崗，或是退休，或是離職，極不利于檔案工作的持續性。檔案工作更是無法在短期內產出明顯效益，檔案經費也常常得不到保障，有些單位的檔案基礎設施不完善，檔案保管條件差，甚至有的連專門檔案柜也沒有，根本不具備檔案“八防”要求，存在一定安全隱患。

（二）檔案人員不專職

基層檔案工作一般都由辦公室人員負責，而辦公室工作涉及方方面面，業務繁多，往往是一人身兼數職，或是檔案員兼職其他工作，或是其他工作人員兼職檔案工作，他們不僅要負責文件的收發，文字的綜合，財務的管理，還要負責檔案的管理，這就難免造成檔案員精力不足，無法全身心投入到檔案管理工作當中去。再加上檔案工作的瑣碎、繁雜、重復、平淡，無法短期取得成績，很多干部都認為檔案工作是個無職無權、枯燥乏味的“看攤”工作，或是退避三舍，或是得過且過，簡單敷衍了事，對檔案工作總體熱情度不高。

（三）檔案管理不規范

檔案工作重在日常管理，可操作的檔案管理制度可以讓檔案人員事半功倍。然而在基層單位中，雖大部分單位都有制定相關檔案管理系列制度，但大多數都形同虛設，沒有真正按章執行。如收集整理制度不健全，沒做到“隨到隨歸”，出現了檔案收集不及時、不齊全，應歸未歸;或是重要文件被領導或經辦人員“雪藏”，無法入檔;或是業務科室配合不到位，業務檔案沒有及時整理、裝訂，時間一長，出現檔案霉變、銹斑等。又如借閱制度不執行，一些工作人員因工作需要外借檔案卻沒辦理任何手續，直接拿走借閱，時間一久，忘記歸還，催還檔案還不認賬，造成檔案資料的缺失。

二、如何做好基層檔案工作的建議

（一）從“效益產出”爭取領導重視

領導的重視是對檔案工作的最大支持。得到了領導的信任和支持，人員問題、經費問題、設備問題等等都迎刃而解。但如何才能獲取領導的重視？除了領導的主動關心外，更需要檔案員的“效益產出”來獲取溝通的籌碼。檔案從工作中來，更要懂得服務于工作。如果領導在做重大決策時，檔案員能收集到盡可能全的政治、經濟、管理等方面資料、數據給領導做參考;如果單位在接受這樣那樣的檢查時，檔案員能積極配合提供迎檢資料;如果同事、群眾需要一份檔案做佐證時，檔案員能精準快速高效提供檔案原件;如果單位在編史修志、宣傳展覽時，檔案員能提供豐富多彩的實物、聲像檔案來充實，誰又會說檔案工作不重要呢？“將欲取之，必先與之。”檔案員如果能經常讓領導、同事從檔案工中“受益”，那得到領導的關注和支持也就容易了，自然在工作安排、人員安排上也就能兼顧檔案的專業性、技術性、連續性，既確保了檔案員的穩定，經常參加一些業務培訓，也能讓檔案收集、利用等工作容易開展。

（二）以“工匠精神”引領檔案員情懷

在日新月異的當今中國，有許多國人驕傲的項目是由一個個“匠人”不畏艱險、埋頭苦干、開拓進取獲得，檔案工作也同樣需要平凡的基層檔案員的“匠心”一磚一瓦地堆砌，才能為以后留下寶貴財富。做一個好的檔案“匠人”，要懂得檔案的內在魅力——為民服務，為史負責;要具備扎實的專業技能才有條不紊地處理各項檔案業務。試想，當你看到群眾查檔時如獲珍寶時的笑容，當你看到那一份份檔案濃縮成一本本精美圖書，當你看到群眾動容于那一幅幅檔案展覽，心中是否會有一種不由自主的幸福感呢？“工作本是一種修行”，作為檔案員，要耐得住寂寞、守得住清貧，付得起辛苦，擔得起責任，把可貴的品德、修養、作風內化于心、外化于行，把在別人眼里看起來瑣碎的、實際又關乎為民服務的檔案“小事”切實做好，把檔案工作做成“暖心工程”，為歷史留下“記憶痕跡”。

（三）從“化整為零”規范檔案業務

基層檔案員大多數身兼數職，文件收發、擬寫材料、迎檢接待……一件件看似不起眼的小事，都耗費不少時間和精力。如何讓檔案員游刃有余地處理檔案工作與其他各項工作呢？

1.抓好源頭。收集是檔案管理的起始，檔案歸檔的完整性往往影響著將來的檔案利用。第一，要編制切實可操作的檔案保管期限表，才可讓業務人員、經辦人員淺顯易懂什么該歸，什么不存，做好檔案收集工作;第二，提前介入做到“隨辦隨歸”，將檔案工作化整為零，就要懂得合理統籌安排，盡量從文件收發、文件流轉開始，將需歸檔的文件烙上“印”——蓋歸檔章，標上期限，既可保證每份需辦理的文件“事畢回復”，又避免了流轉時檔案的丟失;第三，要注意“看不見”的文件，除做好日常的收文、發文收集，更要收集各類統計報表、匯報材料、接待方案等以及各科室產生的業務檔案;第四，加強外包監督，檔案外包整理已是普遍，但由于中介公司普遍存在人員流動性強，分類人員業務知識片面等問題，在檔案收集歸檔分類上會存在隱患，在檔案整理外包加工時，盡量采用“半加工模式”，收集之關應盡量由檔案員自己親手負責。

2.落實制度。通過建立制，把各項工作納入日常規范化管理軌道，切實做到“件件工作有章可循、項項事情按規而行”。如有的基層單位將檔案收集制度與財務制度聯合，規定外出開會的文件若未交于檔案員，交通費等不予報銷，這種做法既又利于大家積極主動配合檔案部門，也有利于檔案的收集。又如將檔案交接工作與崗位調動手續聯系，規定人員離崗前沒有辦理檔案交接工作的，不予簽發工作調動通知和工資轉移手續。

3.善用技術。所謂“工欲善其事，必先利其器。”隨著檔案自動化在辦公的普及應用，檔案的管理也應借助于檔案管理軟件進行辦公文件處理，將文件流轉與檔案歸檔有機結合，既規范了文件檔案的管理，也可節約資源，避免重復勞動，實現文件與檔案的輕松轉化。而檔案的數字化掃描，在保護檔案的同時更是方便查閱，提高效率，使查閱檔案變成輕松之事。

（四）以“協助合作”促進業務檔案共發展

一個單位的檔案不僅僅是文書檔案，它包括整個機關單位工作的方方面面，如人事檔案、聲像檔案、聲像檔案、實物檔案，以及各職能科室產生的業務檔案。這些檔案都來源于不同經辦人員，（下轉37頁）（上接39頁）如果僅靠檔案員一己之力就做好那是不現實的，這需要整個單位的密切配合。比如照片檔案，有很強的時效性和特殊性，需要及時著錄文字說明，應該盡量做到誰拍照誰整理，否則時間一久，待交與檔案員時再整理，當事人也很難追憶照片細節了。再如業務審批檔案，經辦人員往往比檔案員業務熟悉，很容易找出檔案是否齊全規范，如果辦結即整，不僅保證了檔案的完整也確保了檔案的規范。基層單位檔案工作不僅是檔案員的職責，更是所有人義不容辭的責任，只有每個人都耕耘好自己業務涉及的檔案，再集中于檔案員，才有利于檔案工作的發展，有利于服務于單位，服務于群眾，服務于未來，甚至服務于自己，互助互利。

基層檔案管理工作雖然只是業務工作的一部分，卻是每個單位都不可缺少的，于民于眾也都是有意義的。因此要做好基層檔案工作，實現檔案工作有序發展，就需要基層單位每個人的自覺行動，不僅需要領導重視，科室同事相互配合，更需要檔案員“化被動為主動”，在服務中找突破，在管理上找捷徑。

（作者單位：福建省泉州市鯉城區檔案局）