對體育會計檔案數字化管理的探討

呂晶淼

會計檔案的數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等，把以紙質為主的各種載體的會計檔案信息轉化為數字化信息的過程。會計檔案的數字化，使傳統會計檔案的內涵和外沿發生了變化，對會計檔案管理工作提出了新的要求。體育會計檔案是指體育機關業務部門、體育訓練基地、體工大隊、體育院校、各種體育團體、體育科研部門和體育設備生產廠等，體育單位在體育活動中形成的各種會計檔案。本文結合體育會計檔案數字化后所具有的特點和工作實際，談一點如何做好體育會計檔案數字化管理的粗淺認識。

一、體育會計檔案數字化的特性與優勢

體育會計檔案包括田徑運動、體操舉重柔道運動、摔跤拳擊跆拳道運動、游泳跳水運動、水上運動、自行車運動、射擊運動、大球運動、乒乓球羽毛球運動、武術運動、小球運動、棋牌運動、航空運動、全民健身活動、冬季運動等運動管理中心的數字化會計檔案以及體育局機關的部分數字化會計檔案。這些數字化的會計檔案和其他行業的數字化檔案一樣有著相同的特性與優勢。

1.體育會計檔案數字化后存儲介質以磁盤、磁帶、光盤等各種磁性介質為載體，不可直接閱讀，必須在相匹配的計算機硬件與軟件系統環境下才可使用。實現檔案數字化管理的體育會計檔案可通過權限控制在網上查閱打印，以減少對庫存檔案的調閱和復印次數，還可降低庫存檔案的老化速度，解決檔案反復借閱利用與檔案保管之間的矛盾，這樣可以最大限度地對檔案原件進行有效保護。同時，數字化副本異地備份保存，可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保檔案信息安全。

2.體育會計檔案實現數字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，可節省巨大存儲空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案綽綽有余，較之占用大量庫存面積的紙質會計檔案，可節省大量人力、物力和財力，降低管理成本，同時還可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂等成本。

3.體育會計檔案實現數字化后，社會公眾可通過網絡和數字化檔案管理系統“即時異地”查詢利用所需要的電子文檔數據原文信息，打破了“時、空”的限制，實現資源共享，從而大大提高工作效率，提高檔案的利用率。數字化體育會計檔案采用微機檢索，與傳統的手工檢索方式相比，具有檢索路徑多樣、方便、快捷、高效的特點，有利于提高財會檔案工作服務質量，促進各項體育事業的健康發展。

4.由于體育會計檔案數據可以被記錄在磁盤、光盤等磁性介質上，在技術上對體育會計檔案電子數據信息實施的非法篡改、修改、復制、偽造、銷毀等違法行為不留痕跡，發現難度比較大，具有較強的隱蔽性和社會危害性，使得安全存取功能薄弱。同時，網絡環境下，利用技術上的安全漏洞，信息更易被竊取、泄露、非法增刪改等，特別是計算機病毒的侵害，也是長期困擾計算機信息系統安全的重要因素，對體育會計檔案數據信息有著極大破壞性。

5.數字化的體育會計檔案，其存儲、檢索、利用由于與所采用的計算機硬件設備和相匹配的軟件系統密切相關，加之計算機硬件、軟件需要不斷升級，要求在存儲體育數字化會計檔案數據時，必須同時考慮及時保存相應的計算機軟硬件系統，或對原數據進行轉換，以適應新的計算機軟硬件環境需求，否則已存儲的會計檔案數據將無法檢索利用，因此數字化的體育會計檔案對計算機系統的軟硬件有著較強的依賴性。

二、做好體育類數字化會計檔案管理的幾點體會

1.建立健全體育各項目數字化會計檔案管理的規章制度是做好數字化會計檔案工作的保障。為此，我們制定了各體育項目數字化會計檔案的收集、分類、鑒定、銷毀、整理、立卷歸檔、保管存放、查閱利用、保密、數據備份、會計檔案崗位責任制、計算機軟硬件和數據管理制度等的多項管理制度，實現了數字化體育類會計檔案的規范化管理。

2.配備計算機專業管理人員，建立預防病毒的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，定期對系統安全性進行檢測，切實保障計算機硬件與軟件系統的安全。

3.注重各體育運動中心數字化會計檔案管理人才培養。由于體育類數字化會計檔案內容廣泛，具有專業性強的特點，因此我們沒有按一般檔案的管理辦法進行管理，而按照專門檔案進行專業化管理。體育類數字化會計檔案的管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學的基礎知識和實踐技能，還要求其熟悉各項體育活動和賽事的流程和內容，具有一定的會計專業知識，具有熟練使用計算機和運用現代化管理手段的技能。重視培養具備檔案、體育運動、會計、計算機專業知識的復合型人才，是做好新時代各體育項目數字化會計檔案管理的關鍵。

4.定期備份各體育項目運動中心的數字化會計檔案信息數據，形成脫離原計算機系統的數字化會計檔案。同時，檔案管理人員把會計檔案數據的備份文件保存好，并做好相應的記錄，以便計算機硬件系統在損壞后，能夠在最短的時間內恢復原有的數字化會計檔案信息系統。

5.參照檔案庫房建筑設計規范和標準，以及數字化會計檔案信息載體的物理特性和保存要求，創造良好保管條件，注意防潮、防熱、防塵、防磁，定期進行檢查，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失。

6.針對數字化會計檔案易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，采取設置用戶識別控制、操作日志管理，數據存取權限限制、輸入輸出控制，源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能等控制功能等技術手段，在源頭上防范泄密事件的發生，強化信息安全管理。

總之，體育類會計檔案數字化管理，既是一項重要的檔案管理工作，又是一項重要會計業務工作。各體育項目運動中心每個從事數字化會計檔案管理的檔案工作者，無論專職還是兼職，都應該不斷探索數字化會計檔案形成的規律和特點，進一步改進管理方法，充分發揮信息化時代體育類會計檔案信息的優勢，提高數字化會計檔案利用效率，為領導決策服務，為各項體育賽事的順利開展服務，為建設體育強省做出檔案人應有的貢獻。

（作者單位：北京中企華資產評估有限責任公司河北分公司）