新時期信息化國企檔案管理工作的創新

陳祚

摘 要 改革開放已經走過40年的春秋，我國國有企業在改革發展的浪潮中，逐步提升了發展規模和發展質量，現如今進入經濟發展的新時期，國有企業為了進一步提升核心競爭力，吸取經驗和教訓，就應加強企業內部檔案管理工作，利用好信息化技術進行創新型管理。本文筆者就將首先對企業檔案管理工作進行簡要介紹，研究國企檔案管理存在的問題，最后筆者提出了一系列新時期信息化國企檔案管理工作的創新，以期為我國國企檔案管理工作的加強提供可參考的策略。

關鍵詞 新時期 檔案管理 信息化 創新

一、引言

檔案管理又稱為檔案工作，主要是指由檔案館對檔案實體和檔案信息進行管理，檔案館還需要履行提供相應的檔案信息服務的責任，對于企業的檔案管理工作來說，其檔案管理的主要對象就是企業的信息檔案，但管理工作服務對象是企業檔案利用者，檔案管理員需要解決檔案分散、凌亂、量大、孤本等狀況，對各項檔案進行集中系統管理，企業對檔案管理要求也不斷提高，但企業管理水平也要滿足企業發展的需要，企業的發展與檔案管理工作具有密切的聯系，企業各項資料、業務人員信息的查詢需要有檔案提供歷史信息，快速發展的企業檔案管理工作水平的提升對企業的快速發展起著一定的推動作用，從目前來看，檔案管理工作已經由傳統的簡單管理走向復雜管理，由經驗管理走向科學管理，由手工管理走向信息化管理，由封閉管理走向開放管理。

二、國企檔案管理工作現狀

我國國有企業的檔案管理工作較20世紀七八十年代而言，已經有了較大的進展，進入信息化發展的時代，國有企業的檔案管理也正逐步走向信息化，用到了計算機技術和網絡技術，對國有企業日常生產經營活動中所涉及的文書、財會信息、科技信息進行收集管理，將這些信息以數字化的形式保存為檔案，這樣就能為國有企業內部員工和外部用戶查詢企業內部信息利用提供便利，這種對國有企業檔案資源進行整合，對企業檔案的價值進行深度挖掘的手段使得國有企業檔案價值能夠真正體現出來，反過來也推動了國有企業快速發展。

我國有企業檔案管理工作還存在著一些問題，盡管在信息化時代的國有企業的檔案管理工作較傳統手工檔案管理取得了一定的創新，但創新程度并不高，傳統檔案管理體制對國有企業的影響過于深刻，大部分國有企業內部員工對檔案管理工作的意識較為淡薄，更是有部分領導人員深受傳統體制和觀念的影響，僅僅對國有企業的生產效益進行關注，而忽視了企業日常的內部管理工作，部分管理人員認為，檔案管理工作只需要將檔案存儲信息化，忽略了高效利用管理電子檔案這個環節；我國國有企業對檔案管理信息化建設方面，投入金額較低，國有企業檔案管理工作的設施也較為落后，在信息的共享和檢索方面國有企業做得比較差；我國國企普遍缺乏信息化檔案管理工作人才，在國有企業中從事檔案管理工作的人員專業性普遍較低，許多員工都并非檔案管理專業，從事檔案管理工作的員工年齡又大多處在參差不齊階段，他們現代化信息化的檔案管理技術并不是很了解，無法充分運用檔案管理信息系統應用和維護技術，這就導致國有企業檔案信息的錄入和資源共享受到了阻礙；最后我國國有企業普遍沒有建立完善的檔案管理制度，所依據的檔案法也是20世紀90年代修訂推廣實施的，其中有關電子檔案的相關內容缺失，國有企業也沒有在企業內部建立科學合理的檔案信息化建設制度，檔案管理工作人員也沒有相關的規定標準來遵循，那么國有企業日常檔案信息化管理方面的工作，就失去了法律的保護和約束。

三、新時期信息化國企檔案管理工作的創新對策

（一）創新國有企業檔案信息化管理觀念

國有企業信息化檔案管理工作的創新首先應從創新信息化觀念入手，用信息化觀念來指導日常企業檔案管理工作的實踐活動，這樣才能推動企業檔案管理信息化，首先國有企業領導人員和各基層員工都應對檔案信息化建設加以重視，要創新傳統國企檔案管理工作理念，了解國有企業檔案信息是歷史的見證者，檔案信息對企業未來的發展起著參考作用，企業的決策人員可以對企業檔案進行考察了，來謀劃企業未來的發展，企業的生產過程也需要通過國有企業檔案來推動產品競爭力進一步提升，企業的經營過程也需要有歷史和企業帶來展示企業經營的特點，由此可見企業生產領域的各個環節都密不可分。進入時代發展的新時期，軟件硬件的不斷開發、網絡技術的逐漸成熟都為企業檔案管理工作走向信息化提供了良好條件，國有企業內部全體員工都應積極投入到檔案管理信息系統的使用中來，充分利用信息系統所提供的電子文件。傳統觀念往往認為紙質檔案對國有企業的發展起了重要作用，但在信息化發展的當下，傳統的紙質信息檔案已經無法滿足現代國有企業發展的需要，現如今信息化檔案管理方法更加的方便快捷，幫助檔案管理工作人員從繁重的手工的管理工作中解放出來，全體員工對檔案利用的效率也就進一步提升，這反過來又推動企業檔案管理工作水平和質量進一步提高，因此前全體員工都應創新檔案管理工作觀念，將信息化意識深入到檔案管理工作中去。

（二）創新國有企業檔案信息化管理手段

國有企業信息化檔案管理工作的創新不僅僅觀念要創新，還要在手段方面進行創新，國有企業信息化檔案管理最終就是要實現檔案信息在整個國有企業辦公自動化網絡系統中實現共享的目標，因此國有企業信息化檔案管理工作創新首先應從制定統一的企業檔案標準著手，檔案管理工作人員可以對數字檔案的定義、術語標準、文件格式、文件壓縮方式、數字水印等進行規范，設定統一的標準，這樣就能為檔案信息在企業內部的順利傳播提供保障；其次檔案信息化管理手段的（下轉第頁）（上接第頁）創新還充分運用新技術，大數據管理云平臺、手機檔案管理App等技術都可以作為國有企業加強日常檔案信息管理的創新技術手段；另外應做好硬件設施的安保工作，國有企業檔案信息管理系統環境的安全程度、線路及設備的安全性都影響著國有企業日常的檔案管理，因此當不可控的災難出現時，為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應對國有企業內部檔案管理系統進行定期維修和保養保證硬件系統安全運行；檔案管理工作人員還應對服務器和網絡設備運行狀態操作日志進行查看，排查各種安全隱患對企業內部機房環境的監督保養；國有企業內部各部門員工都應加強自身綜合素質，學習了解信息化檔案管理新平臺，積極運用信息化技術參與到企業日常的檔案管理工作中去。

四、結語

我國國有企業在日常的檔案管理過程中大多都是依照電子文件歸檔的手段進行檔案管理，部分企業也將有一定價值的紙質檔案和實體檔案進行了保存，進入時代發展的新時期，國有企業也應緊跟信息化發展的時代前進步伐，充分運用計算機信息技術和大數據管理云平臺管理企業各種文件檔案，做好信息備份工作，電子文件的運用著實將國有企業內部檔案管理工作人員從傳統的手工檔案管理中解放出來，越來越高效便捷的檔案管理工作也將進一步提升了國有企業日常運營管理的效率。

（作者單位為瀘州市興瀘投資集團有限公司）

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