長協類物資數據質量管理機制研究

周庚

1.長協類物資數據質量管理機制建立的背景

中國海油有較多品牌填寫存在錯誤，同一個品牌在數據中可能出現多種錯誤填寫方式。例如：NOV品牌在中國海油數據中存在46種寫法：有填寫英文品牌；有填寫中文制造廠名稱；有填寫子品牌或分公司；還有大量拼寫錯誤的。品牌填寫不唯一會產生大量重復數據。重復數據極易造成重復采購，使庫存冗余造成積壓庫存，占用庫存成本，降低公司經濟效益。同時，品牌填寫錯誤會使統計嚴重失真。中國海油在分析重點品牌的采購金額、庫存金額時，因為品牌填寫錯誤，很難統計出該品牌全量數據的業務情況。究其原因主要是因為：沒有制定關鍵特征量品牌填寫規則，導致不同用戶在新增數據時隨意填寫品牌；對長協類數據缺少把關。

2.長協類物資數據質量管理機制的內涵和主要做法

中國海油以“提升長協類物資數據質量，助力采辦業務高效實施”為目標，全面考慮長協類物資數據質量管理與采購供應鏈管理的結合點，全面考慮影響以上管理水平的關鍵因素，總結出“CSC”管理方法以及便于“CSC”管理方法。“CSC”管理方法是將長協類物資數據經與制造廠商溝通過后規范的填寫標準并進行清洗的過程。

C——Coordination（協同），即制造廠商協同。從中國海油所簽集采協議的供應商或者專用配件數據中抽取數據量大、采購金額和庫存金額高的制造廠，逐個梳理重點品牌專用配件數據描述規則。組織搭建制造廠家協同機制，組織廠家代表、物資專家、中國海油審核團隊針對配件數據進行溝通，由廠家介紹通過哪些屬性值能確定該品牌配件數據唯一性。

S——Standard（標準規范），即標準規范創新。根據廠家提供的信息，為規范改品牌配件數據，制定該品牌配件物資數據規范要點，規范該品牌配件數據長描述構成、制造廠填寫、歸屬類別、廠家配件號填寫規則、物資名稱填寫、短描述截取方式、數據查重方式。從而提高該品牌配件數據質量，減少重復數據。

集采品牌制定統一的數據填寫規則，能解決集采品牌描述規則不統一，關鍵屬性填寫錯誤，出現重復數據的問題。規范原則如下：（1）一致性原則。長協類數據規范的過程中，應與供應商充分溝通后取得認可，盡量與供應商內部的規則保持一致；（2）最小性原則。長協類數據規范應保證以最少的屬性值描述該物資；（3）準確性原則。在保證最小性原則的基礎上，保證該長協類數據相關屬性正確；（4）排他性原則。保證相同品牌只允許有一種標準寫法。國內廠家生產的專用配件填寫該廠家在工商部門注冊的中文全稱，國外廠家生產的專用配件填寫該公司英文品牌。

根據廠商數據對接從廠家提供的信息，制定該品牌配件物資數據規范要點，規范該品牌配件數據長描述構成、制造廠填寫、歸屬類別、廠家配件號填寫規則、物資名稱填寫、短描述截取方式、數據查重方式。從而提高該品牌配件數據質量，減少重復數據。品牌規范要點示例如圖1所示：

C——Cleansing（清洗），即數據清洗。根據長協類數據品牌規范的結果，對于不符合此規范的長協類物資數據，采取相應的方法進行處理，對存在質量問題的數據設計合理有效的校正方法和刪除，保證業務的合理正常運行。對于不符合規范的物資數據及時進行數據清洗及業務調整，實現對數據創建后的持續管理，不斷提高現有物資數據的質量。

通過定期的數據清理工作，實現對數據創建后的持續管理，不斷提高現有物資數據的質量，不斷提高物資數據的使用率及數據共享水平。例如通過數據質量監控，發現某溫度表存在重復的若干條物資數據，原因是物資描述不規范，因此通過與生產廠家溝通確認后，對這些物資數據進行清洗，規范合并為一條物資數據，規范后的標準數據今后可以準確滿足該備件的供應鏈業務需求，又因為該數據代表的物資為多個設備共用的備件，因此通過此次數據監控，能獲得減少備貨量降低成本的直接受益，以及整合采購需求贏得降價空間的潛在受益。

此外依據制造廠商協同制定的填寫規范審核新增物資數據，樹立“用則增，不用則不增”的正確數據觀念，評估數據新增的必要性，對每日新增的物資數據做到“提高審核水平、嚴控數據增量”，避免物資數據無效增長、低效使用。

3.結束語

如果基礎管理跟不上，再好的系統也只是系統而已，發揮不出它固有的功效，起不到提升管理、降低成本的作用。要確實轉變“重采購管理、輕基礎管理”的觀念，提高物資基礎管理的認知度和重要性。長協類物資數據在信息系統中流轉，目前與物資供應鏈相關的SAP、采辦系統信息系統，都要求高質量的長協類物資數據來保障信息化應用效果，避免出現由于不規范、不一致等造成的“一碼多物”、查找使用難等問題要把物資編碼管理工作放在物資管理工作的首要位置，只有編碼規范了、唯一了，價格管理、集中采購管理、庫存管理才能因此而落到實處，才能因此而發揮出中國海油采購的真正優勢，才能因此而提升中國海油物資管理和采購管理的整體水平。

（作者單位：中國海洋石油集團有限公司）