關于加強公交公司紙質檔案管理的對策探析

張鏷心

摘要：電子檔案的發展并不意味著紙質檔案的消滅，可以說紙質檔案與電子檔案之間是“共生”關系，二者的優勢不同，使用方式不同，其應用價值也有所不同。目前公交公司子啊開展紙質檔案管理工作出現了明顯的問題，導致越來越多的公交公司開始利用電子檔案來取代紙質檔案，忽略了紙質檔案的積極作用。因此，公交公司必須加強對紙質檔案管理工作的重視，要積極采取合適的對策極強公交公司紙質檔案管理工作，才能夠推動公交公司的檔案管理工作有效開展

關鍵詞：公交公司；紙質檔案；管理對策

隨著信息技術的發展，推進檔案數字化建設工作成為了公交公司開展檔案工作的熱點，但這并不意味著紙質檔案的消亡，紙質檔案在檔案館只能夠仍然占有非常重要的地位。公交公司要想實現高效的電子檔案管理工作，就要做到“雙管齊下”，既要推進電子檔案數字化建設工作的發展，又要采取合適的方式方法、對策手段來解決目前紙質檔案管理存在的問題，這樣才能夠提高檔案管理工作的有效性。

一、公交公司開展紙質檔案管理工作存在的問題

1.紙質檔案柜當存在問題

在公交公司內部，存在著因歸檔范圍制定不準確導致紙質檔案收集不全、不規范的問題。一些檔案管理人員為求方便，在開展檔案歸檔工作時沒有準確核實各個部門的檔案，而各個部門的成員也存在一些檔案占為己有的現象，導致歸檔時問題重重，檔案流失與泄密等問題存在于檔案歸檔過程中。

2.紙質檔案保管存在問題

公交公司企業對檔案館的建設重視度并不高，因此檔案在保存過程中也存在一些問題。比如說發霉、紙質潮濕、絮化、撕裂、污染等，嚴重以影響了后續檔案的使用與查詢。在應用這些檔案時也會出現維護不當的現象，導致這些檔案變成“死檔案”，亞種影響了后續的檔案開發與利用工作。

3.紙質檔案利用存在問題

在實踐中我們不乏發現，一些紙質檔案經常沒有規章制度的就被別人查閱和復制，沒有系統的查閱和借閱制度，導致了一些檔案出現了毀壞的現象，保存力度不夠。甚至一些有心人會竊取與利用檔案，導致檔案機密泄露等。

二、公交公司解決紙質檔案管理工作問題的對策

綜上所說，目前在公交公司內部使用紙質檔案中存在著諸多的問題，因此公交公司檔案管理工作者必須正確認識問題，采取相應的對策，才能夠提高紙質檔案管理的效率。

1.嚴格落實歸檔范圍，引入責任考核機制

歸檔的范圍直接決定著文檔是否能夠當做檔案被儲存，也決定這檔案的最終走向。要想確保對各個部門的紙質檔案做好歸檔，公交公辦公司就必須根據公司自身發展、行業發展來建立去切實的歸檔范圍，以減少檔案缺失的問題發生。其次，為確保公交公司內部檔案管理工作人員能夠有明確的檔案意識，讓歸檔人員不能因方便或簡單等因素導致檔案歸檔出現問題，公交公司就必須在檔案管理中引入責任考核機制，責任到人，嚴格監督，才能夠確保檔案管理部門能夠做出正確的檔案管理工作。

2.提高領導重視度，配備紙質檔案管理設備

能夠建立完善的檔案館，是否能夠加強對紙質檔案的儲存、保護與利用，很大程度上取決于公交公司的領導是否重視。因此檔案管理工作人員必須加強對紙質檔案的管理與儲存工作的重視度，積極與公交公司內部領導進行密切的溝通，這樣才能夠提升領導對紙質檔案歸檔的重視度，才能夠加大力度投入資金，建立完善的檔案館，實現公交公司內部辦公室、閱檔室、庫房三者分開，為開展有效的紙質檔案管理工作做好準備。

3.強化紙質檔案原件保護意識，加強檔案利用監管

檔案管理人員必須明確自身所承擔的責任，不斷的提高自身的檔案管理素質，以確保自己能夠滿足檔案管理的需求開展有效的紙質檔案管理工作。公交公司內部的檔案管理人員要想保障紙質檔案的安全，就必須加強對紙質檔案的利用監管。在日常的檔案管理工作中，檔案原件的使用限制在修理、拍照、掃描范圍內，一般人員不可外接。同時借閱紙質檔案的人要做詳細的登記，借閱頻率較高的檔案要保留復印件，以防止后續檔案破壞，而造成的檔案流失問題。并且要對借閱人員的檔案借閱日期做好 明確的規定，對逾期不還的人員要進行嚴肅的處理，這樣才能夠在一定程度上保護檔案原件。此外，檔案管理人員也要積極推進紙質檔案的數字化進程，要在二者“雙管齊下”下更好的的利用檔案、管理檔案。

三、結束語

總而言之，只有不斷加強紙質檔案管理工作，同時并舉推動電子檔案管理工作，公交公司的檔案管理工作才會順利。因此公交公司要正確認識目前在開展工作中紙質檔案管理工作存在得到問題，對癥下藥采取合理措施，才能夠提高紙質檔案管理工作的工作有效性。

參考文獻

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（作者單位：陜西榆林市公共汽車管理服務中心）