基層單位檔案現代化管理存在問題和應對措施

張鵬

摘 要：基層單位檔案現代化管理存在管理職能和現代化管理意識比較淡薄、現代化管理工作基礎較差、存在網絡安全隱患和管理人員專業素質較低等問題?；鶎訂挝槐仨氠槍ψ陨泶嬖诘膯栴}，堅持依法進行檔案現代化管理，構建檔案現代化管理機構和制度，合理應用信息化和現代管理技術，提高檔案管理人員整體素質，加強電子檔案保管與數據備份恢復工作，使檔案管理水平與經濟社會發展相適應，提高檔案管理工作質量和工作效率，體現肩負的社會責任，以良好的社會效益實現存在價值。

關鍵詞：檔案管理 現代化管理 存在問題 應對措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（a）-0-02

檔案是各類信息的重要載體，是基層單位最主要信息源。檔案管理工作是一項政策性和專業性較強的工作，各級檔案管理部門要充分認識檔案管理工作的重要性。檔案管理工作質量直接關系到檔案信息資源的開發利用，直接關系到基層單位正常工作的運行和事業發展。基層單位必須按照檔案管理主管部門的要求，合理應用現代科技手段，實現檔案現代化管理。為此，筆者結合工作實際，闡明基層單位檔案現代化管理存在問題，并提出相應的管理措施，切實提高檔案管理工作質量。

1 檔案現代化管理存在問題

1.1 檔案管理職能和現代化管理意識比較淡薄

面對檔案管理工作時，基層單位表面上說很重要，但在實際工作中重視程度逐漸被弱化，管理模式陳舊，甚至出現置之不理現象，難以發揮檔案管理的特有作用。目前檔案走向現代化管理模式，但熟知檔案作用和概念者甚少，檔案管理意識相當薄弱，甚至有的基層單位領導認識不足，嚴重影響檔案現代化管理進程。

1.2 現代化管理工作基礎較差

標準化、規范化的管理是檔案管理現代化的前提。目前基層單位檔案管理仍未按國家檔案局制定的標準進行規范的操作，大量案卷質量不高。在整理檔案時，會出現檔案標號不能對應檔案卷宗標題，出現殘破和雜亂案卷；檔案管理形式化，管理人員只簡單記錄和分類或不分類堆放檔案，單位需要時不能順利找到對應的有價值的檔案資料；具有不實用或缺乏完整的檢索工具，檢索效率特別低等一系列問題。

1.3 存在網絡安全隱患

基層單位的許多檔案都會在網絡傳輸，方便快捷且省去了途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但網絡存在許多黑客、病毒等會竊取檔案資料，造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。可見防不勝防的計算機病毒和無孔不入的網絡黑客，給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。

1.4 管理人員專業素質較低

要實現檔案管理現代化，前提是人才現代化。很多基層單位不重視檔案管理工作，安排沒有業務知識的人員承擔管理工作，盡管從業時間較長者工作經驗相對較為豐富，但收發與查找技能較強，缺乏現代化管理基本知識，也沒有具備現代化設備操作的技能。管理人員大多為兼職，往往沒有接受專業培訓，沒有專修檔案專業知識，不甚了解和掌握只能從事簡單的管理工作，不能進行深層次研究，復合型人才較為缺乏。這些人員已經形成慣性檔案管理思維，不能運用專業技術手段開展檔案管理工作，不能很好地適應現代化管理要求。年輕管理者一般有很強的檔案專業知識背景，能掌握現代檔案管理技術，但無實際工作經驗，讓其長期從事枯燥的機械的操作，工作積極性較低，致使專業人員轉行去做其他工作。

2 檔案現代化管理的應對措施

2.1 堅持依法管理是檔案現代化管理的必由之路

專業性法律法規是做好檔案管理的重要基礎，檔案事業的發展必須堅持依法管理。必須以此為本，制定并不斷完善和落實檔案現代化管理制度。要實現檔案管理設備現代化，需要檔案種類和載體多樣化。所以要不斷革新檔案管理方式，適應現代科技發展需要，開創檔案現代化管理的新局面。

2.2 構建檔案現代化管理機構和制度

組織機構和管理制度是做好檔案現代化管理的重要保障。針對基層單位檔案管理職能意識淡薄和不規范管理的現實，應成立由單位領導和專業人員組成的檔案管理領導小組和機構，配備結構合理的專兼職管理隊伍，建立健全并不斷完善管理流程規范、保密制度以及保證電子文件完整性和機密文件安全性的檔案現代化管理制度，實現科學化、規范化的管理。

2.3 合理應用信息化和現代管理技術

檔案現代化管理必須應用信息化技術，實現網絡技術與現代管理技術的有機結合，促進檔案現代化管理的進程。檔案管理的專業性較強，檔案管理人員應具備服務意識，掌握現代管理技術和技能。信息化管理方式注重平時隨機處理檔案文件，有效整理復雜的檔案資料，使之條理化；能及時歸納整理檔案資料使之便于檢索和查詢；系統在新的檔案補充插入時會自動更改編號并形成新目錄，充分發揮信息化和現代管理技術的優勢，顯著管理工作質量和效率。

2.4 提高檔案管理人員整體素質

檔案管理人員在檔案事業和基層單位發展中具有舉足輕重的作用?；鶎訂挝灰訌姍n案管理隊伍建設，選擇作風正派、責任心強的、政治可靠的員工從事檔案管理工作，更要時刻注意思想教育培養，關心工作和生活，充分發揮工作的積極性和創造性。

檔案管理者應該根據社會和科學技術發展要求，不斷提高自身綜合素質。提高專業水平可提高檔案現代化管理效率，同理有序推進檔案現代化管理進程也能提高管理人員綜合素質，兩者相互作用相互促進。所以，基層單位應當多組織檔案管理者進行經驗交流，共同探討檔案業務的特點、技術要求和工作規律；要注重檔案管理者的職業道德建設，強化保密和服務意識，提高工作積極性；要通過自學或培訓等多種方式，熟悉與掌握檔案管理各環節的基本要求和基本技能，切實掌握科學管理原則和方法，積極探索檔案現代化管理模式，不斷提高管理效率和質量，為經濟社會發展提供豐富的可用的檔案信息資源。

2.5 電子檔案保管與數據備份恢復

溫濕度、磁場、微生物等危險因素可影響電子檔案的存儲介質，電子檔案本身易受到黑客攻擊、感染病毒，這可致使存儲的電子檔案具有不穩定性。所以，基層單位應設法建造專用庫房和檔案柜存放電子檔案，配備專業機房與安全性較強電腦和其他現代化管理設備。保證檔案資料的穩定性，盡量使用一次性具有避免修改和只讀性的寫入光盤，盡量不使用硬盤和優盤。要保持良好的濕度和溫度，同時滿足防塵、防蟲、避光以及強烈震動和防機械磨損等條件。要及時進行文檔備份，備份技術是一種保證不丟失電子檔案信息的安全技術。圖片、音視頻、文書等電子檔案和數字化處理的傳統檔案文件為主要得備份對象；要對電子檔案信息實行雙備份制，分別進行封存和供利用者借閱，以免丟失或損壞后保證檔案信息的整體性和完好性。要建立恢復系統數據備份，確保在計算機及其網絡發生事故后能夠恢復關鍵信息，應對計算機網絡的不安全性。

綜上所述，基層單位必須針對自身存在的問題，堅持依法進行檔案現代化管理，構建檔案現代化管理機構和制度，合理應用信息化技術和現代管理技術，提高檔案管理人員的整體素質，加強電子檔案保管與數據備份恢復工作，使檔案管理水平與經濟社會發展相適應，提高檔案管理工作質量和工作效率，體現肩負的社會責任，以良好的社會效益實現存在價值。

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