醫院后勤物資采購全面策劃的探討

黎清

【摘 要】 后勤管理是醫院保障和支持體系的重要工作，在協調與協助醫院事務方面起到了非常重要的作用。醫院后勤物資采購管理過程中，應當明確物資采購的范圍、方式以及職責，加強采購過程中的監管。本文從招投標、資金管理以及采購過程把控和采購檔案更新管理等方面進行分析，并在此基礎上談一下個人的觀點與認識，以供參考。

【關鍵詞】 醫院后勤物資 采購 全面策劃

醫院后勤物資采購管理工作過程中，應當提高其科學合理性，盡可能減少庫存占用和資源浪費，對醫院后勤物資采取統一采購、供應和核算的管理模式，做好細節上的質量管控，具體從以下幾個方面著手：

1.建立完善后勤物資招標采購制度

在醫院后勤物資采購管理過程中，應當加強制度化建設，根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》，結合醫院實際情況，制定適合醫院發展需要、切實可行的物資采購管理機制、管理方法以及實施細則，這是物資采購的前提，也是確保招標的客觀性、公開性以及公平公正性的重要手段。制度中應包含采購范圍、采購組織機構及職責、采購預算計劃、采購流程、采購方式及限額標準、供應商資格條件、采購信息公開、各物資類別采購特殊情形、采購合同簽訂、采購付款方式、采購驗收、質疑和投訴、紀檢監督和責任等多方面制定全面的采購制度。醫院后勤物資采購管理工作中，應當成立采購領導小組并下設采購辦公室，代表醫院行使采購只能，采購行為實行“統一領導、科室申報、主管職能部門管理、分類采購”的管理模式。采購制度規范化，有利于減少人為或者行政干預、提高醫院后勤物資采購管理工作質量和效率。

2.物資采購中的資金管理

在醫院后勤物資采購管理過程中，資金管理是重點。在創新物資采購資金管理模式時，采用BP神經網絡即基于誤差反向傳統算法的多層前饋人工神經網絡。神經網絡的醫院物資采購資金管理是一個閉合循環系統，其中采購資金流是根據物資利用需求量，針對性地進行物資價值形態變化，有效滿足醫院物資需求是傳統物資采購資金管理工作的重點。基于BP的物資采購資金管理模式下，收集信息和分析預測需求，有利于確保各項物資采購能夠有效滿足臨床應用，并且為物資分配提供數據參考。BP下的醫院后勤物資采購資金有效利用率得以提升，物資需求一直處于變化狀態，差異性對后勤物資采購預算有較高要求。通過BP網絡，醫院后勤物資采購過程中的資金管理工作，可根據實際需求，優化調整后勤物資采購類型以及數量等，可以有效保證物資采購預算工作順利進行。一方面可以有效轉變傳統醫院后勤物資采購資金管控模式，即入庫數量與結算一致;另一方面也可以有效避免醫院后勤物資采購過程中的資金利用隨意性與盲目性。

3.物資采購需求確定的管理

物資采購的關鍵環節是采購需求的編制，編制的好壞直接影響整個項目的采購效果。實踐中，需求編制最常見的問題有：編制的準備時間不足;工作人員業務不精或過于自信;缺乏必要的專業人員、專家的參加和咨詢;需求過于嚴格、帶有傾向性或排斥性，限制競爭等等。因此采購需求確定應包括供應商資格條件、功能要求、技術要求、質量要求、服務要求、商務要求、交付方式、驗收標準、采購金額、評審方法以及評審標準的建議等，其中技術參數的制定須嚴格執行上級規定，做到無傾向性、無歧視性、無排他性等。在確定采購需求前，應當充分了解市場信息，深入調研，不能只采納個別少數供應商推薦的方案作為需求指標，并整理調研材料進行全面分析，以作為需求編制的書面依據。需求編制完成后，采購部門組織院內對采購需求進行論證，尤其對項目的技術規格、服務要求等等，如對采購需求難以明確細化的，可以請采購咨詢專家或有關行業專家進行采購需求論證。不合理的過高的技術配置，將造成資源的閑置和浪費，過低的技術配置也不能達到實際使用功能要求，因此采購需求應切合實際。同時，采購采購部門對采購需求結果加以保密，不得向供應商透露，否則不利于采購過程中通過市場的充分競爭，采購結果也未必理想。

4.物資采購過程規范化管理

制定科學合理的后勤物資采購方案與計劃，并且嚴格按照規范程序以及采購審批制度落實物資采購工作。由年計劃及月計劃的采購模式相結合。

4.1年計劃采購。一是采購立項審批。科室根據業務發展需求制定采購計劃，采購部門匯編并市場調研后編制預算，提交采購領導小組審議后交醫院討論同意，由采購辦按規定程序進行采購。二是公開采購。根據采購項目選定采購方式，如政府采購、院內自行采購、委托招標采購等，原則將常用物資服務等納入協議供貨模式，提高采購效率。采購過程中貫徹執行“公平、公開、公正”原則，采購前對項目公示，隨機抽選評審專家，采購過程要由審計監督、采購對結果公示、簽訂采購合同。三是采購驗收入庫。采購訂貨后交由物資管理部門辦理入庫驗收，由倉管員、物資主管部門、供應商共同對著合同條款、招投標文件、銷貨發票，對貨物品名、數量以及規格和質量等指標參數進行嚴格查驗，合格后簽字、入庫，形成書面驗收資料。嚴禁將沒有入庫手續的物資，交付各科室使用。物資驗收后，倉管員應當將手寫入庫單交開單員，利用微機打印正式入庫單一式四聯;其中，倉管員、采購員以及物資會計和財務各一聯，倉管員與采購員簽字，明確彼此的經濟責任，以此來提高物資入庫的準確性。

4.2月計劃采購。基于年計劃的基礎上，各科室根據實際需求每月月中申請下月采購需求，準確填寫好預采購的醫療物品名稱、規格以及數量和質量等內容，由各科室負責人簽字并交倉庫保管人員統計，匯總各科室計劃后調閱庫存量，確定采購物資的名稱與數量。各科室申請計劃外物資、急需用品或需增添倉庫未有的物資必須由科室負責人提出書面申請并寫明原因，申請數量、規格、價格預算等，呈主管領導審批后交倉庫保管員匯總交采購部門安排采購。

5.采購物資信息化建設

在后勤物資精益化管理中，使得采購物資信息化建設迫切需求。采購檔案等資料可利用現代信息技術手段對醫院采購管理系統優化改造，及時更新信息資料，建立與多信息平臺互通互聯的物資采購體系，規范物資采購流程。采購過程與醫院多系統成功對接，可以對物資采購過程進行全面監控，大大提高了物資采購的透明度，對采購流程進行嚴格管控。一是采購申領系統的信息化建設。各科室基于該系統向后勤物資采購管理部門提出申請，后者根據庫存情況自動生成申請單，若倉庫仍有庫存，系統提醒各科室可直接申領并即時消息通知后勤部門發放給科室;如無庫存，即系統通知科室，科室做好應急準備并提醒通知采購部門進行采購。避免因傳統紙質申請方式不及時而延遲采購，影響各科室使用。二是采購檔案信息化建設。完成采購后，檔案系統將自動生成整個采購過程中的采購資料，形成采購項目的詳細信息，如采購貨物的規格型號、采購時間、合同簽訂時間、送貨時間、入庫時間等，定期提醒合同到期時間，提前擬定采購計劃，避免物資供應斷裂，同時也可以有效避免單據傳遞中的信息數據遺失。實踐中，通過將醫院后勤物資采購管理與其他系統平臺有效地聯系在一起，可以有效實現醫院后勤物資采購信息化建設以及全過程管控。

結束語

總而言之，醫院后勤物資采購管理工作中的影響因素很多，實踐中應當加強思想重視，做好各環節的質量把控，既要通過適合的采購方式選擇供應商，又要對其全過程中進行嚴格管控，做好資金應用與信息化建設，這樣才能提高后勤物資采購管理效率。

【參考文獻】

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