油田企業(yè)檔案管理存在的問題及對策探究

杜巖

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-114-01

摘 要 企業(yè)的檔案管理，相比較其他的文案收集整理更加系統化以及精細復雜，就目前國內現有企業(yè)來分析，在檔案管理的問題上還是普遍存在一些問題需要我們去深入研究，積極找到相應對策，目的是為了給石油企業(yè)在新的形勢下，提供更加優(yōu)質的檔案服務，引起企業(yè)對檔案管理的重視，并提供可以借鑒的解決辦法。

關鍵詞 檔案管理 油田企業(yè) 問題及對策

一、油田管理現狀

石油作為大企業(yè)項目，所涉及的內容也是比較復雜的，歷史時間長，所涉及的領域也是十分廣泛的，生產層次和信息量也是非常大的，這些特質都是我國在石油領域逐步發(fā)展所收集獲得的十分寶貴的歷史材料和紙質文獻，包括涉及開采圖紙、現場錄制聲像等，這些資料涉及涵蓋了企業(yè)的生產、營業(yè)活動的一些原始記錄和憑證，原始的數據都是最真實的數據，因此有效合理的整理并保存檔案就顯得非常重要了，它是企業(yè)從初期組建到逐漸壯大的輝煌歷史見證，具有非常重要的參考價值，然而如此重要的一個環(huán)節(jié)內容，但是現在的石油企業(yè)卻疏忽于這方面的管控和整理，而且普遍存在的是任職檔案管理的人員年齡偏大，不能完全勝任這一崗位，且學歷偏低，所掌握的知識結構非常的的單一，在崗人員數量稀缺，也沒有一個管理檔案的經驗，最重要的是沒有自主學習的能力，這些現象的存在嚴重限制了油田企業(yè)檔案管理的發(fā)展進程。

單從油田企業(yè)來看，企業(yè)對檔案管理的經費調動過少，企業(yè)高層對這一塊領域的重視程度不高，對于檔案的利用率也不高，歸納不及時，整理不合規(guī)，分類不合理，管理不專業(yè)，人員不固定，如此多的問題都需要引起油田企業(yè)的高度重視。

二、存在的問題及其剖析

（一）檔案制度不健全，管控不到位

檔案整理的工作，應該是一項標準規(guī)范化、科學性極強的工作，管理人員應當嚴謹細致的整理檔案，對于企業(yè)來說更需要一套系統化、嚴謹的，可操作性的規(guī)章制度去歸納整理，如果檔案整理不及時，借閱程序不規(guī)范，不依照相關手續(xù)辦理，則會出現資料遺失，嚴重違反檔案管理標準和制度。

（二）收集不及時，管理不規(guī)范

據研究觀察，油田企業(yè)領導高層普遍都只重視生產，只注重盈利，對檔案管理的工作認知很淺，意識不高。如此不重視也會造成一個資料檔案的缺失和損壞。也會影響油田企業(yè)在發(fā)展過程過不斷產出新的檔案資料受到阻礙，原始檔案有損壞，新的檔案資料補充不及時導致問題越來越嚴重，惡性循環(huán)。

（三）檔案管理在職人員數量不足，知識文化水平過低

人員不充足、知識水平低下、年齡層次高，行動力不足、不重視學習，專業(yè)素質不高，責任心不強，缺乏管理技能和職業(yè)素質，導致現在的檔案管理人員對檔案的保護意識低下，對檔案的延續(xù)性非常的不利。

（四）把控不嚴

油田企業(yè)的相關管理部門、檢驗部門對于檔案內容把控不嚴謹，在油田企業(yè)的檔案管理庫中，存在一些檔案內容不嚴謹以及和事實不相符的現狀存在，如此把控不嚴謹造成了檔案存儲的嚴重損失，所以希望能引起相關部門的高度重視，把關好檔案整理的第一關口。

三、相關對策

（一）健全制度，規(guī)范檔案整理標準

為了規(guī)范管理，油田企業(yè)應當根據自身實際情況，建立一套相對可實施的、標準的、嚴謹的、科學的規(guī)章辦法，采用約束獎勵機制對檔案整理和借閱人員進行一個管理和限制，監(jiān)督他們合理規(guī)范的整理檔案以及借閱。健全的管理制度可以有效的幫助管理人員提高自身的工作效率和素質，并且能輔助新檔案資料存檔的儲藏工作延續(xù)性開展，對于檔案管理人員和相關管理部門以及借閱人都是一種很好的約束管理辦法。

（二）加強隊伍建設，提高管理素質

為了改變目前的現狀，應當提高相關管理人員的職業(yè)素質和修養(yǎng)，培訓一些專業(yè)的管理知識和技能，比如：學習參觀、視頻講座等，針對不同的管理人員因人制宜的選擇合理的科學化的管理方法，才能充分的挖掘他們的管理潛力。只有相關管理人員職業(yè)素質的提高才能更加有效的整理歸納資料檔案，才能延續(xù)油田企業(yè)檔案資源的新增和儲藏。

（三）改善服務理念，提高服務水平

要不斷提高和改善服務人員的服務質量和水平，重新幫助他們認識如何有效的管理歸納，改善他們的服務理念，把被動服務變?yōu)橹鲃臃眨屨砣藛T主動了解油田企業(yè)的生產、經營情況，了解目前的企業(yè)需求，利用現在科學先進的網絡手段進行整理記錄，更加高效便捷。服務水平的提高代表著一家油田企業(yè)的工作形象，提升企業(yè)形象。

（四）推進信息化的建設、實現網絡化的管理

現如今，網絡科技已經如此發(fā)達先進，信息傳播如此迅速，作為21世紀的現代人，應當合理有效的運用網絡科技，實施數字化的資源共享，引進高水平先進人才，提供更優(yōu)質更便捷的服務，既能保障借閱人得到資料參考，又能保護好資料檔案的管控，找個均衡適中的解決辦法，完善他們的借閱工作，提高工作質量。

（五）推進信息化建設，實現網絡化管理

現如今，油田企業(yè)應當重視檔案管理這一塊的工作內容以及信息化的建設，需要制定相關的工作制度，充分利用現代化的設備，引進高水平復合化的人才運用，開展一些信息如何管理的相關建設工作。