采購過程中風險管理促進組織可持續發展

周申晨

摘要：追求卓越、在市場中長久立于高地、實現組織的可持續發展是每個組織創立和經營所追求的最高境界，也是所有組織經營努力的目標和方向。采購過程作為組織經營活動中非常重要的一個環節，對組織目標的實現起到舉足輕重的作用;而風險暗藏于采購的各個環節當中，通過有效的風險管理實現采購資源的有效配置、控制生產成本，對組織提高總體生產效益、增加核心競爭能力至關重要，從而使組織的目標得以實現，促進組織實現可持續發展。本文主要從ISO 9001-2015體系標準提出的“風險管理”相關要求的角度出發，對組織采購的風險管理進行簡要論述。

關鍵詞：風險管理;采購過程;組織可持續發展;ISO 9001-2015

中圖分類號：F273 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A

組織在設立之初，最大的愿景便是將組織變大變強，做到長久生存于市場，可持續發展[1]。當下我國正處于完善社會主義市場經濟體制的大環境下，又逢中美貿易戰，中國國內的一些組織面臨著不容忽視的機遇與挑戰。然而在激烈的競爭中，有的組織能夠沐百年風雨而基業長青，有的組織則如曇花一現，剎那精彩就消失在茫茫市場中;有的組織在市場上欣欣向榮，攻城略地，有的卻屢戰屢敗，漸漸銷聲匿跡。市場競爭中，短兵相接的無疑是硬實力上的，也就是經營效益的比拼[2]，而組織的運行流程一般為先采購后生產，最后進行銷售的過程，采購活動是組織生產經營鏈條上的頂端，因此，采購過程如果出現風險，會帶來后續一系列的連鎖反應，而后續生產活動、銷售和資金周轉等如果受到嚴重影響，將會導致組織無法正常運作。所以管理好采購過程中的風險，相當于從組織運行源頭進行控制，使公司的整體運營有所保障，增強組織的生存和持續發展的能力。

采購過程中運用風險管理的目的是使組織在一個有風險的環境里，把采購風險降至最低，包括對采購風險的識別、評估、選擇和實施風險應對措施方案的過程，也要對措施落實的有效性進行驗證，保持動態持續改進。

1 采購過程中的風險識別

組織的采購活動一般包括采購任務的采購計劃、物料的詢價、報預算、合格供方的審查、做合同、下單、催單、到料簽收、交驗、質量問題的協調、庫房管理、對供應商的監控（供應商績效）等諸多環節，會因各種情況的影響，導致采購過程的各個環節都存在不同的風險。

ISO 9001—2015標準明確風險的來源主要包括與組織宗旨和戰略方向相關并影響其實現質量管理體系預期結果的能力的各種外部和內部因素，以及與質量管理體系相關方的需求和期望（若相關方的需求和期望未能得到滿足，將對組織的持續發展產生風險）[3]。

1.1 外部環境因素導致的風險

1.1.1 技術因素

由于科學技術不斷發展，使市場對新產品的需求不斷變化，原有的研發、采購、生產規律與新技術無法適應，便會產生風險。技術的革新會縮短產品的生命周期，可能造成組織庫存的積壓，導致庫存產品貶值甚至淘汰，增加組織的庫存成本。若產品的研發速度落后于技術的變革，組織就有被時代淹沒的風險[1-4]。

1.1.2 市場與競爭

當下的中美貿易戰，導致人民幣匯率降低，購買進口原料的成本會大大增加，長期的價格波動會引起組織商品出售價格的升高，進而可能失去在市場中價格優勢的競爭力。加上日益激烈的同行業競爭關系，市場資源重新整合，業務布局更加復雜，組織的生存更加充滿挑戰。

1.2 內部環境因素導致的風險

1.2.1 組織知識

采購人員需不斷跟進當下最新環境政策，更新自身知識儲備。知識素養的欠缺會導致采購活動中的分析、預測能力不夠，談判中處于被動位置，甚至無法確保合同內容準確且符合要求。知識不僅指需要學習的理論知識，而且包括實踐中總結性的經驗知識，組織中多數為師徒制傳授經驗，這會導致經驗的總結比較主觀且不全面，采購人員無法從其他同事處吸取經驗教訓，可能使組織重復犯相同的錯誤。

1.2.2 人員能力

此處的人員指的是組織內部采購人員，采購人員能力與崗位職責的匹配度直接決定采購工作的順利與否。除了崗位基礎能力，采購人員的思想品質、職業道德、收集與分析信息的能力、談判和預測等能力同樣重要。

1.3 相關方的需求和期望導致的風險

獲得和保持相關方的支持，是組織獲得持續成功的必要條件。在采購活動中，主要的相關方為顧客及外部供方，分析出相關方的需求和期望，能使組織設立目標更加有方向性。

1.3.1 顧客

顧客的需求是產品質量達到要求、價格可接受、交付的及時性及售后的服務保障工作中服務人員的態度、專業度、問題處理并解決的及時率等。質量、價格、交付都會受到采購過程的影響，產品交期延遲可能會導致組織產生重大經濟損失和信譽損失，嚴重的可能失去與該顧客未來合作的機會。

1.3.2 外部供方

采購過程中，外部供方的質量會對采購結果的好壞造成最直接的影響。外部供方的需求是與組織建立長期穩定的合作關系，希望組織履行合同，及時交付合同金額等。如未能滿足外部供方的需求與期望，會使外部供方產生不良情緒，進而影響溝通的暢通度，造成產品質量存在風險隱患。

2 采購過程中的風險評估

在制訂采購計劃的過程中，組織可以建立起內外部采購信息網絡，及時獲取當下市場的采購信息，這些信息有助于組織進行風險預測和預先評估，為后續采購活動的順利進行打下基礎。對識別出的采購風險的接受與否和應對方式的決定，需要依托于對風險等級的評估結果，可以通過對風險的嚴重度和發生可能性做出等級的分類，在每個評估元素中做出等級判斷，再使用風險矩陣法得出風險等級。不同組織具體的等級評價準則應貼近組織實際情況。表1至表5[5]為采購風險識別和評價準則示例。

3 采購過程中風險控制的措施

3.1 外部環境因素導致的風險的應對措施

3.1.1 技術因素

技術的高速發展要求組織要投入大量財力物力到技術研發中，進而壓縮采購成本，并且要在研發部門快速推出新技術的同時，采購部門及時購入最新的配件，以推進新產品的盡快投產，搶占市場先機。這就意味著采購活動要提高管理水平，可以利用信息化手段建立信息化內控管理系統，將采購計劃的上報、審批、簽訂合同、檢驗驗收等環節均使用信息化反饋，縮短人為工作消耗的時間，提高采購管理和風險控制的效率[6]。

3.1.2 市場與競爭

組織的成本受到匯率的影響而波動無可厚非，組織應提前做好防范準備，提高匯率風險規避意識，引進相關人才，完善市場預測及應對機制，選擇適當的結算方式和結算時機，利用貿易融資工具規避風險[7]。組織想在激烈的競爭中脫穎而出，要增強組織核心競爭力，知識管理、信息化管理、專業化優勢等。

3.2 內部環境因素導致的風險的應對措施

3.2.1 組織知識

組織的知識管理是員工完善知識儲備、共享經驗教訓的必要手段，通過知識管理，能夠更加有效率地共享和傳播知識，一改單向傳播、知識傳達不到位的情況。知識管理將信息處理和人的創新能力相結合，增強組織對環境的適應能力，提升組織核心競爭力[8]。

3.2.2 人員能力

人員應做到分工明確，優化人力配置，定期培訓，使員工跟隨技術發展的新形勢，提高在不斷變化的市場環境中的質量風險識別和防范意識，保持對外部風險的警惕性。還需建立考核制度，確立采購人員的考評準則，量化工作標準，對采購人員的工作內容有確定的評價，考核制度可作為獎懲實施的判斷依據[9]。

3.3 相關方的需求和期望導致的風險的應對措施

3.3.1 顧客

要滿足顧客的需求和期望，需建立健全的組織內部管理機制。顧客滿意的過程會涉及市場、計劃、生產、檢驗、服務保障等多個部門與采購部門進行溝通和配合，所以組織健全的內部管理機制非常必要。采購過程中一方面應加強上報計劃管理，對上報計劃進行調查與預測，確保計劃可操作性強，可以實現任務按期交付的要求;另一方面，組織的采購方案應明確責任主體，建立跟蹤監管制度，確保采購的原材料符合計劃的成本，質量過關，后續生產中發現的原料問題應及時向供方反饋，防止生產斷檔，延長生產周期[10]。

3.3.2 外部供方

組織要避免外部供方的需求和期望導致的風險，首要是“選擇”（符合標準供方的進入公司的合格供方名錄），建立供方評估準則，對供應商完成成本、質量、財務、配送、員工能力、工作環境等方面的評估，進行周期監管，通過量化統計和比較，確定能否進行合作。當下是互聯網大數據的時代，應利用天眼查等大數據分析APP，通過第三方更公平公正的方式，將供應商的上市信息、企業背景、企業發展、司法風險、經營狀況、知識產權、經營風險等攬入合格供方評估準則當中[11]。還應注意，創造一個良性供方競爭環境，避免被過度控制或缺乏技術創新[12]。確保供方的選擇之后，組織應做到滿足供方需求和期望，做好合同管理工作，加強對合同內容等的審查，確保合同合法和準確，并由監督部門進行合同履行的監督。

3.4 采購風險的監控管理

組織應通過風險識別、評估、應對、監視測量的整合，對采購風險進行監控管理，某公司風險識別控制表示例如表6所示。其中，風險應對方式包括規避風險、承擔風險、消除風險、改變風險的可能性、分擔風險、保留風險。公司應定期評審措施的有效性。

4 結語

采購中的風險管理是組織運營中面對的永恒主題，它是持續變化的，并且不斷復雜化、多元素化。按照ISO 9001-2015中的風險管理要求，從組織內外環境因素、相關方的需求與期望3個方向對組織的采購風險進行識別和分析，有助于提高組織的采購風險應對能力，確保將采購風險降到最小，利于組織質量管理體系的保持和組織經營目標的實現，進而促進組織的可持續發展。

參考文獻

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