分析檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

摘 要：檔案管理是社會生產生活中企事業單位經營發展的一項重要基礎工作，過去在管理中采取紙質形式來進行管理，這種管理形式顯得復雜繁瑣，不易于對檔案的有效管理，這要求檔案管理工作應該轉型發展，加快現代檔案管理工作的發展。伴隨時代發展，社會在日益發生變化，計算機信息技術在現代社會中越加發揮作用，信息化成為現代化發展的代名詞。萬事開頭難，想要做好一件事情先要打好基礎，對檔案管理工作來說想要實現有效管理，就要發揮好基礎工作在現代檔案管理工作當中的作用。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；工作程序；改善策略

很多人對于檔案管理的理解是整理文件，認為這項工作很簡單，其實不然這項工作包括了很多內容，這是一項具有全面系統性特點的工作。在進行管理工作中重要的一點是要將基礎工作做好，只有將基礎工作做好，管理工作才會進展順利，工作效率才會得以提高，管理水平才會得以提升。基于此本文以檔案管理為研究對象，從基礎工作的重要作用與有效的管理方法展開論述，意在為廣大檔案管理工作人員有效開展現代管理工作提供可以借鑒的指導策略。

1 在現代檔案管理工作當中基礎工作發揮的重要作用

1.1 使檔案管理標準得以提高

伴隨社會經濟日益發展，在檔案管理方面要求越加提高。在檔案管理這方面發展較快速，工作人員在能力上還難以與現代檔案管理需求相適應，這使得其管理工作很難開展下去，因此要對管理人員在管理意識上加以培養，了解基礎工作具有的重要作用，重視對基本能力的培養，針對保管工作而開展的監管活動更具科學全面性，檔案信息更具安全性，因此檔案管理工作更具有效的保障[1]。也要對責任制度加以制定，使工作人員具有責任感，為其管理工作順利開展提供有效的保障，通過獎罰制度的實施對員工的積極性起到激發作用，管理工作能夠得到有效完善。

1.2 使檔案管理工作更加規范

想要使現代化的檔案工作能夠順利開展，就要在管理人員的職業素養、工作技能這兩個方面下足功夫，對自身管理能力的提高來說需要全面完善案卷、歸類、歸檔這幾項工作內容的要求，使其管理工作越加標準。當不正確的檔案信息與不齊全的內容這些問題出現時即便是借助計算機網絡信息技術也很難將管理水平提高上去。因此管理部門要對嚴格規范的規章制度加以制定，根據實際情況對執行標準作出規劃，對管理人員在日常工作中的行為加以規范，對各環節的管理工作加強嚴格的監管，為順利進行基礎工作提供保障，在信息歸檔后對保存工作也要嚴格管理，為信息及時歸檔入庫提供保證，確保數據信息在保存中的完整性，為日后信息檢索與應用工作提供方便[2]。

1.3 確保檢索工作能夠更加順利

在管理工作中最基礎的工作是歸檔與錄入程序，將基礎的管理工作掌握好了之后執行起來才會更順利，現代化的檔案管理工作水平才會得到提升，檔案信息才會更加準確。同時將基礎工作做好能夠使用戶享受檢索功能服務，這些檢索功能具有完善的特點，為檔案信息的查找提供方便。隨著社會科技日益進步，在檔案管理當中網絡信息技術得到了應用，有利于公開的管理工作得到有效開展，管理效率與水平得到迅速提高。在檢索工作中確保數據信息與案卷號等各項信息沒有出現問題，檢索服務才會更加完善。對專業收集小組加以創建，負責收集整理檔案信息，對規范的目錄進行編制，裝訂成冊后做好保存工作，這對收集整理工作來說極大地節約了時間[3]。

1.4 檔案利用率能夠得以提升

將其管理工作做好，對檔案的利用率也就能夠提升上去了。在每年管理部門都會對檔案信息進行收集，在整理當中管理速度提高了很多，檔案信息使用效率也得以提升。通過對全新電子技術的應用使檢索方法得以完善，使用者將關鍵詞輸入之后檔案信息能夠被找到，檔案利用率能夠得以大幅度的提高，對開展高效規范的檔案管理工作起到了重要的促進作用。

2 做好基礎工作的方法

2.1 循序漸進地進行數據分析工作

檔案利用效率要通過現代化的檔案管理工作來實現，要有針對性地有效開展管理工作，結合行業工作情況，結合社會發展需求對重點文件工作加以區分，結合文件緩急程序開展有步驟、有原則性、漸進式的管理。在基礎工作當中考慮到社會發展現狀與管理人員需求情況，有效地對重點、次重點工作進行分類，優先處理好數據信息工作，做好對工作人員的調撥工作，對重點文件進行集中處理，使工作效率得以提高。

2.2 實行現代化的管理模式

伴隨計算機技術日益發展，這種圖技術在基礎管理當中起到了重要作用，在檢索、信息管理中這種技術得到了廣泛應用，該項技術和檔案管理工作得到了融合，這使得檢索工作效率得以提升，也優化了檢索方式，對模糊檢索應用來說促進檢索工作越加精準化。對其管理效率來說現代化技術起到的作用是毋庸置疑的，避免了因人工管理而產生的錯誤，因此應在其管理工作中對現代技術加以積極應用，廣泛應用管理平臺軟件，統一管理規范化提名等多項工作，促進檔案管理工作的信息化與現代化發展。

3 結語

通過以上論述可知，本文從兩個方面對檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用展開論述。檔案管理基礎工作為現代檔案管理提供了很大的方便，想要做好基礎工作，體現出現代化的管理方式，這需要具有良好能力素質的管理工作人員，具有職業素養，具備嫻熟的現代計算機信息技術操作能力，重要的一點是要具備一定的管理知識，對檔案管理工作有一定的了解，了解檔案管理流程，該管理工作包括哪些內容，在工作中要梳理一下流程，從細節入手，防微杜漸，認真對待每一項管理工作，循序漸進地進行每一項流程，開展的基礎工作要全面且系統，通過現代計算機信息技術的應用使檔案管理工作能夠得到切實提高。

參考文獻

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[7]張永清，柏增秋.淺談現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].中國民族博覽，2018（03）：249-250.

作者簡介

曹艷紅（1968-），河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣圍場鎮，滿族，檔案副研究員。