檔案管理信息化建設存在的問題及對策

崔林芳

摘 要：檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，也是檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。本文將對檔案信息化理論的含義以及目前我國檔案信息化建設中存在的問題進行分析，提出相應的解決對策，也希望對檔案信息化工作的開展起到一定的參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題及對策

檔案是重要的戰略信息資源，富有極強的現實價值和歷史價值，深刻地影響著國民經濟的發展與社會的文明進步。如何有效的開發利用這些寶貴的檔案信息資源，一直是檔案事業發展的關鍵問題之一。進入21世紀以來，計算機技術和網絡技術迅猛發展，信息化水平逐步提高，隨之對檔案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，檔案管理工作應適應信息社會發展的要求，積極運用信息技術提高檔案工作現代化水平，思考檔案信息化建設過程中面臨的問題和困境，探索檔案信息化建設對策。

1 檔案信息化相關理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發展到一定歷史階段的社會形態，而不是瞬間形成的結果。檔案信息化是指利用現代信息技術完成檔案工作的過程。主要強調的含義有：第一，信息技術在檔案管理中得到廣泛、深入的實際應用；第二，通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉化為所需資料；第三，檔案信息化逐步滲入全社會信息化發展之中。

檔案信息化的基本內容包括六個方面，分別為檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設與檔案信息安全保障體系建設。

檔案信息化的主要原則，以全國信息化領導小組和國家檔案局的統籌規劃總統原則為導向，參考各地區各部門的具體實施原則，包括統一規范和標準，試驗先行、推廣在后，分步進行、總結漸進，合作、共享、保密。

2 檔案信息化建設的意義

1）時代發展的趨勢。近年來，社會信息化的主機發展，信息資源成為社會經濟活動的重要戰略資源，而檔案作為信息化的主要載體，在人力資源管理等方面的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和檔案管理開放化、社會化轉變，為檔案管理信息化建設提供了條件，這是時代發展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2）檔案信息安全性的需要。傳統載體檔案在數字化后，將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，從而保障檔案實體的安全。

3）檔案工作效率提升的需要。在檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的煩瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平。

3 檔案信息化建設的不足

1）檔案管理制度不夠完善。企業在進行檔案管理時，存在檔案信息化建設過程中的缺陷，甚至很多企業沒有意識到檔案信息化建設的重要性，因此，存在的一些問題也沒有得到改善。所以，現如今企業在進行檔案管理信息化建設時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。因此，必須做好檔案管理工作，切實提高檔案的有效性以及實現其功能作用，輔助企業良好地發展和進步。與此同時，由于企業每個部門之間都與檔案部門有所關聯，完善檔案管理制度對企業其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導作用。

2）檔案信息化建設專業人才較缺乏。檔案信息化管理工作，離不開人員的支持。所謂以人為本，人才是一個、部門和社會發展的核心的要素，因此相關管理人員必須具備檔案專業的知識以及信息技術知識和計算機實踐操作能力。但是，我國現階段檔案管理的專業人員還比較缺乏，很多都是非專科人員，并且有些檔案管理人員只是在簡單培訓后就上崗工作，缺乏對于相關操作流程的了解。所以，很多企業缺乏具備檔案專業知識以及信息化技術操作能力的綜合型人才，不利于檔案信息化建設的持續發展。

3）對檔案信息化認識不足。受到傳統思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經深入人心，雖然數據、信息眾多、工作冗雜，但人們已經習慣了這種方式。要進行檔案的信息化對于傳統的人員設置、工作要求改變較大，并且很難得到檔案工作人員的理解和接納。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，提升各方面的效率。檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對檔案信息化模式的不斷探索和完善。隨著信息化時代的到來，若一味堅持傳統思想觀念是不可取的，所以必須加強對檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵員工積極開展檔案信息化工作，提高對檔案信息化建設的認識。

4）欠缺資金。對于企業檔案管理工作而言，信息化建設工作離不開資金支持。但是與很多其他工作相比，檔案管理工作沒有受到企業的重視。所以，企業對檔案管理所投入的精力相對較少。此外，相關工作人員缺乏前瞻創新意識，不積極爭取領導支持安排資金，沒有足夠的資金用于檔案管理的信息化建設，導致檔案管理信息化建設工作不能有效推進

4 加強檔案信息化建設的對策

1）完善管理制度。由于信息技術的提升，傳統的檔案管理制度已經逐漸不能適用現代化檔案管理工作，為了跟上時代發展的腳步，應該對相應的管理制度進行不斷優化和更新，確保檔案管理信息化建設。因此，完善的管理機制是現階段進行檔案信息化建設的關鍵環節。除此之外，還應該對檔案管理人員設立相應的獎懲制度，充分調動相關管理人員的工作積極性。

2）培養綜合型人才，加強素質教育。檔案管理信息化建設需要以高素質的檔案管理人員為基礎，因此，應該加強對檔案管理人員的培養。比如對檔案管理人員進行培訓，邀請專家舉辦講座，時刻確保管理知識與時俱進，跟上時代發展的腳步。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，使專業人才在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的檔案信息化工作環境。

3）轉變傳統觀念，提高信息化意識轉變傳統的觀念，接受新的事物面臨著很大的挑戰，但是檔案管理人員必須堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信息化觀念，實現檔案信息化的逐漸過渡。檔案管理人員要充分認識到信息化的這個大環境，認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合檔案事業改革創新的發展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認清檔案發展的大方向，加強工作責任感，樹立現代化管理理念。通過領導與職工的共同努力，實現檔案信息化建設的進一步發展。

5 對檔案信息化建設戰略模式的建議

我國經濟發展水平的不平衡性與差異性問題，決定了其檔案信息化建設戰略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設必須與經濟發展水平相吻合；二是檔案信息化建設必須具有中國特色。基于此基礎上，我國信息化建設可采取“分步漸進，重點突破，適度跨越，梯次前行”的綜合性發展模式。

6 結束語

總而言之，信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化建設成是適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。雖然檔案信息化建設已經受到廣大人士的關注，但是其中也存在許多問題，會導致檔案信息化建設受到阻礙。所有，檔案工作者應當深刻認識檔案信息化建設的重要性與必要性，抓住機遇，迎接挑戰，創新檔案管理信息化建設，采取積極有效的對策，推進檔案信息化建設，進一步改善檔案信息服務，使檔案信息資源得以深入開發和利用。