機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的認(rèn)識和思考淺析

盧曉艷

摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案文化建設(shè)工作取得了前所未有的顯著成效。本文就目前機(jī)關(guān)單位檔案文化建設(shè)工作的現(xiàn)狀進(jìn)行簡要的分析，并針對其存在的問題提出一些思考性的解決對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；文化建設(shè)；思考

十九大報(bào)告提出堅(jiān)定文化自信、推動社會主義文化繁興盛的重大戰(zhàn)略，檔案文化建設(shè)作為社會主義文化建設(shè)的重要內(nèi)容，在推進(jìn)文化強(qiáng)國建設(shè)中有著彰顯文化、教育民眾、服務(wù)社會、推動發(fā)展的重要作用。機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)是整個社會文化建設(shè)的重要組成部分，它有著社會文化建設(shè)的共性，也有著檔案行業(yè)獨(dú)特的個性，它憑借自身的權(quán)威性、記憶性以及原始性，在整個機(jī)關(guān)當(dāng)中發(fā)揮著巨大的作用。

1 機(jī)關(guān)單位檔案文化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，對檔案文化建設(shè)提出了新的要求，在目前機(jī)關(guān)單位檔案文化建設(shè)中，仍然存在著一些問題，制約著檔案文化建設(shè)的發(fā)展，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理意識滯后性強(qiáng)

從目前我國機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，一般的機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)構(gòu)基本健全，基本做到了專人負(fù)責(zé)、責(zé)任落實(shí)，在實(shí)際工作中也按照檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行管理。但和健全的檔案管理機(jī)構(gòu)相對應(yīng)的是，檔案管理意識的滯后性明顯，只局限于做好表面的檔案管理工作。主要表現(xiàn)為：一是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識缺乏了解，覺得檔案管理工作沒有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益就容易忽視，對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，對檔案文化建設(shè)的重視不夠，缺乏深層次的思考；二是單位各部門員工的檔案管理意識不夠，不能積極配合檔案管理的工作，機(jī)關(guān)單位全體參與和支持檔案文件事業(yè)發(fā)展的良好氛圍尚未形成，例如有的員工對檔案資料沒有足夠的重視，沒有及時(shí)移交，對整個機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作造成了消極的影響。

1.2 檔案資料收集不齊全，檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

絕大部分機(jī)關(guān)單位都能認(rèn)真按照檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，制訂了文件歸檔、檔案收集、檔案服務(wù)和利用、檔案鑒定和銷毀等一系列工作制度，使得檔案管理制度基本健全，檔案工作有制可依。但是在大型的機(jī)關(guān)單位，不同部門之間難以形成全面的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度的差異化不利于今后按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對檔案資源進(jìn)行信息化規(guī)范化的管理。同時(shí)，在機(jī)關(guān)單位的實(shí)際檔案管理工作中，經(jīng)常性地存在檔案收集不齊全的現(xiàn)象，檔案部門對各個部門的檔案資料接收有一定的被動性，雖然有制度制約，但在實(shí)際工作中仍存在檔案資料不知所蹤、資料收集不齊全的問題。目前，各機(jī)關(guān)單位對文書檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、科技項(xiàng)目檔案等重視性較高，收集和保存比較完整；但是證書牌匾等實(shí)物檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、中小型活動檔案、一些歷史資料等收集欠缺。

1.3 檔案人員素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)實(shí)社會中檔案部門工作門檻較低，上手容易，方法易學(xué)，程序簡單，令人容易有種錯覺認(rèn)為檔案職業(yè)缺乏技能性，檔案人員的整體素質(zhì)參差不齊。事實(shí)上，如何在檔案實(shí)際工作中在做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、入庫的基礎(chǔ)上做更多的開發(fā)利用，如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)體和電子數(shù)字相結(jié)合，如何在信息技術(shù)高度發(fā)展的勢頭下抓住機(jī)遇、深入思考、在把握檔案文化發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上把檔案文化建設(shè)的工作推向現(xiàn)代化、國際化，檔案人員的綜合素質(zhì)是關(guān)鍵性因素。檔案文化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及檔案編研、檔案展覽、檔案文化傳播等多個方面，不僅需要具備檔案管理的基本知識，還需要其他學(xué)科的知識，目前機(jī)關(guān)單位檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象，制約了檔案文化建設(shè)的發(fā)展。

1.4 檔案管理硬件設(shè)施較落后

目前各個機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作各有特色，基本都配置基礎(chǔ)的信息化硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等，有些機(jī)關(guān)單位還根據(jù)實(shí)際情況研究使用開發(fā)系統(tǒng)軟件，例如筆者所在單位所使用的廣州市電子文件資源管理系統(tǒng)。利用檔案管理專業(yè)軟件開展檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，進(jìn)行電子目錄管理，實(shí)現(xiàn)無紙化管理，建立目錄檢索系統(tǒng)，這樣的工作對于檔案分類、管理以及查閱等都帶來的極大的便利性。但是從工作現(xiàn)狀來看，不同機(jī)關(guān)單位檔案的軟件和硬件都存在不同程度的欠缺，比如在硬件上，庫房建設(shè)沒有嚴(yán)格按照規(guī)范，防火防潮設(shè)備陳舊、光盤防磁柜并未普及等。在軟件上，雖然已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)電子化，但對網(wǎng)絡(luò)安全問題并未有足夠的重視，對電子檔案備份認(rèn)識不充分，使得檔案的安全性受到了很大的挑戰(zhàn)。

2 對推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的對策淺析

進(jìn)入社會主義新時(shí)期，對檔案文化建設(shè)提出了更高的要求，在實(shí)際的檔案管理工作中，如何更好地發(fā)揮檔案的文化職能作用，發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)文化建設(shè)中的重要作用，深入思考和探究顯得尤為必要。

2.1 更新觀念，切實(shí)提高對檔案文化建設(shè)的認(rèn)識

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要帶頭轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步提高檔案意識，加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)的普及及學(xué)習(xí)倡導(dǎo)，深刻把握檔案文件建設(shè)的內(nèi)涵，強(qiáng)化檔案文化建設(shè)的責(zé)任意識，使得檔案管理工作在整個機(jī)關(guān)單位中實(shí)現(xiàn)常態(tài)化，在全體成員中形成一種良好的檔案管理氛圍，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作邁上新的臺階。其次，加快檔案管理信息化進(jìn)程，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，利用現(xiàn)代化的檔案管理模式進(jìn)行實(shí)體和數(shù)字檔案資源的整合，為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文化信息資源的優(yōu)化和共享奠定基礎(chǔ)，在實(shí)際檔案工作管理和檔案知識普及過程中，彰顯檔案文化的底蘊(yùn)，發(fā)揮檔案文化的價(jià)值，從而增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案文化的傳播力。

2.2 加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)，充實(shí)檔案實(shí)體內(nèi)容

針對機(jī)關(guān)單位存在的檔案管理制度成分單一和差異化，逐步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，建立較為完善的管理優(yōu)化機(jī)制、監(jiān)督約束機(jī)制、競爭機(jī)制、懲罰機(jī)制、機(jī)關(guān)單位檔案文化共享機(jī)制等。首先，嚴(yán)格規(guī)范檔案的收集和整理，充實(shí)各類型檔案實(shí)體的內(nèi)容，為機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)提供充沛的來源。其次，有序、高效地推進(jìn)檔案文化資源的開發(fā)利用，重視編沿材料的編撰和續(xù)寫。最后，改變傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案封閉的工作模式，以開放的姿態(tài)走出去，加大宣傳力度，積極構(gòu)建機(jī)關(guān)文化產(chǎn)業(yè)信息平臺，和機(jī)關(guān)檔案服務(wù)平臺一并推廣，以吸引更多單位和社會組織的參與，不斷提升檔案文化的服務(wù)能力，更大范圍地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。與此同時(shí)，完善檔案管理的雙軌制模式，做好電子檔案的輸入工作和傳統(tǒng)的資料雙軌進(jìn)行，使得檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，從而推動整個檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

2.3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案文化隊(duì)伍建設(shè)，重視人才的培養(yǎng)

檔案文化是一種記憶文化，決定機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)成敗的最關(guān)鍵因素是人。提高檔案管理人員自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案文化人才隊(duì)伍建設(shè)，選拔思想好、學(xué)歷高、有多專業(yè)背景的復(fù)合型人才，不斷改善和優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍層次結(jié)構(gòu)，調(diào)動發(fā)揮檔案隊(duì)伍的文化創(chuàng)造力和工作積極性，是機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。其次，信息時(shí)代技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發(fā)展的弊端，運(yùn)用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與單位整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。最后，檔案管理人員應(yīng)注重檔案史料的編沿開發(fā)和利用，深入挖掘機(jī)關(guān)單位發(fā)展的檔案資源，積極探索機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的新模式，充分發(fā)揮檔案資源在單位管理工作中的重要作用。

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