辦公自動化系統的應用及思考

張琦 尹松 周康 張雷

【摘 要】針對兗礦集團有限公司目前企業信息化現狀，為了適應企業的快速發展，信息化建設急需跟上腳步，做到全面、統一、高效的實現辦公自動化，提高辦公效率。本文提出在企業管理中引入辦公自動化系統，介紹了辦公自動化系統在集團公司實現的功能，在集團公司集思廣益下獲得的成果及創新之處，并探討了整合流程、提升管理效益的信息化OA平臺建設思路和應用，以及帶來的企業效益的提升，為集團公司企業信息化建設做好領頭兵。

【關鍵詞】兗礦集團;企業管理;信息化;OA

中圖分類號： TP317.1文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）03-0185-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.03.076

Application and Consideration of Office Automation System

ZHANG Qi1* YIN Song1 ZHOU Kang2 ?ZHANG Lei1

（1.Yankuang Group， Jining Shandong， 273500， China; 2.Taian Shandong 271028， China）

【Abstract】In view of the present situation of enterprise informationization in Yankuang Group. In order to adapt to the rapid development of enterprises， the informationization construction urgently needs to keep pace with the pace， so as to achieve comprehensive， unified and efficient office automation and improve office efficiency. This paper puts forward the introduction of office automation system in enterprise management， introduces the functions of office automation system in the group company， the achievements and innovations obtained under the brainstorming of the group company， and probes into the ideas and application of building an information-based OA platform to integrate processes and enhance management benefits， as well as the improvement of enterprise benefits， so as to build an information-based enterprise for the group company. Set up a good leader.

【Key words】Yankuang Group; Business management; Informatization; Office automation

1 企業背景與信息化現狀

兗礦集團是以煤炭、化工、裝備制造、金融投資為主導產業的國有特大型能源企業，是我國唯一一家擁有境內外四地上市平臺的煤炭企業。經過40多年發展，兗礦集團現已形成山東本部、陜蒙、貴州、新疆和澳大利亞、加拿大“六大基地”發展格局。

建立辦公自動化系統是為了解決集團公司的日常管理規范化、增加可控性、提高公司運轉效率，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。OA系統跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集中關注于集團公司日常辦公的效率和可控性，提供集團公司決策依據，是提高集團公司及分子公司整體運轉能力不可缺少的。

2 OA管理平臺建設路線

集團公司現有統建統管系統大約50余套，多數業務人員需要登錄不同的業務系統處理業務，造成了工作效率不高、時限長等問題。同時各系統存在信息孤島，無法有效的進行數據交互。通過建設OA系統，不僅可以滿足集團公司公文辦公需要，同時可以擴展日常辦公需要，集成ERP、HR、CRM、財務、合同等各大系統構建集團公司內部門戶系統。通過本項目可以幫助集團公司節約辦公成本，提高員工工作效率，全面提升企業管理水平。具體內容有門戶管理、流程管理、知識管理、會議管理、郵件管理、報表管理、車輛管理等功能的辦公自動化信息系統。

（1）企業門戶管理：門戶是系統的門面，是用戶登錄系統后看到的第一個頁面，他是由一個個的元素組成的，元素就是顯示某一類信息的集成，這些元素可以是文檔、流程、日程，也可以是天氣、股市、外部網頁等。

（2）流程管理：流程中含有：待辦事宜、新建流程、已辦事宜、流程督辦、我的請求、流程代理、查詢流程、流程存為文檔、流程回收站。

（3）會議管理：

1）會議日歷采用日歷的方式顯示需要參加的會議情況，這樣用戶可以更加清楚的了解最近時間段之內需要參加的會議，在會議日歷中，除了查看會議之外還可以在日歷上直接創建會議。

2）會議室使用情況

會議室使用情況是從會議室的角度來查看最近正在進行的會議情況，同樣使用的時間軸的方式來展示。選擇方式更加寬泛，可以按日、周、月三個時間維度來顯示，在日歷上可以直接通過拖動時間范圍來創建會議。

3）會議任務

會議是為了集中在一起討論問題，安排任務的，所以會議結束后會產生一些在會議中無法解決的事情，或產生一些需要做的事情。會議任務就是查看負責人或檢查人是自己的會議決議，在這里用戶可以直觀得看到會議之后需要自己完成的任務，檢查人也可以在這里監督負責人完成任務的情況。

4）周期會議

在企業中會有一些會議是按固定時間周期召開。比如部門周例會，企業年中總結會議，年終總結會議，季度會議等等，遇到頻繁需要召開的會議時為了減少手動重復操作的工作，所以提供了周期會議這個功能，只要創建一次，系統就會按照設定的時間自動創建會議。

（4）郵件管理：系統的郵件分為兩個部分，對內部員工之間，它就是一個郵件系統，可以使用內部郵箱功能，互相發送郵件;當對外聯系的時候，它僅僅是一個類似outlook功能的郵件客戶端，可以對外收發郵件。

（5）報表管理：根據不同需求，定義不同種類報表用于顯示用戶自定義的報表。根據用戶不同的需求，創建不同報表類型。其中，搜索結果支持導出Excel;搜索結果為當前用戶有權限查看的流程。

（6）車輛管理：以日歷的方式向用戶展示車輛使用的情況，用戶可以通過不同的時間范圍了解到車輛的使用情況，還可以發起車輛使用申請以及車輛申請撤銷。

（7）其他管理：短信通知功能、資產管理、微博功能、協作功能。

3 OA系統的創新之處

（1）利用BPM，打造系統集成，業務系統集中統一待辦任務處理

待辦事宜集成是將各業務系統的待辦事宜集成到企業門戶的待辦事宜模塊。企業門戶是各業務系統的統一入口，用戶在登錄企業門戶時可以看到權限內需要處理的待辦任務，包括郵件、待批公文、待審業務等。通過點擊待辦事宜的鏈接，直接進人業務系統的功能模塊處理待辦任務。待辦事宜的集成可以方便用戶查看待辦任務，避免用戶登錄到各業務系統去查看，提高用戶的工作效率。

（2）移動OA應用，打造集團公司全業務領域移動任務處理

實現集團移動辦公的需要，不僅支持公文移動審批，更要實現各業務系統移動審批。可以從桌面辦公的方式解放出來，既拓展了辦公空間，處理公務時不再受到時間和地點的限制，又提高了辦公效率，減少了辦公成本。

（3）事務性業務流程審批網絡化、移動化辦理

可以實現集團公司各事務性任務，實現各事務審批網上簽批和移動辦公。

（4）多級、多層次內部門戶系統完成多業務及信息共享

構建集團公司統一的信息訪問入口和信息統一管理的平臺，員工可以通過門戶根據崗位權限獲得相關的信息，以及進行各種知識的交流和儲存等。

（5）集成微信、釘釘等工具平臺完成業務待辦審批

集成待辦推送，實時推送待辦流程處理提醒。快速審批，可以通過微信直接處理待辦流程。審批跟蹤，跟蹤流程審批進度。

（6）打造一體化協同平臺

突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環境。

4 小結

綜上所述，我們可以看到，通過辦公自動化的建設實施，企業可以在以下幾個方面獲益：

（1）面向企業運營管理的軟件平臺

實現辦公系統的無紙化辦公，全面降低辦公審批的耗時成本、業務運營耗材成本、日常運營消耗成本、系統間的數據交換和互通互聯的時間成本，從而提升了企業利潤的增長系數及資金流轉率，提升了降低后的時間成本的價值轉化率。

（2）精確管理，提高效率

系統能有效管理辦公自動化工作的各個環節，提供了數據匯總、報表統計、精確查詢、短信提醒、統計表等多種功能便于對各類信息進行管理、統計和查詢，能有效替代較為繁重的人工工作，大大簡化了工作流程，減少了人工工作量。

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