深談ERP系統(tǒng)中功能說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)技巧

曲建印

摘要：本文簡(jiǎn)要介紹錦西石化分公司ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)需求功能說(shuō)明書(shū)的主要功能，以及在ERP系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程中，一級(jí)運(yùn)維人員編寫(xiě)功能說(shuō)明書(shū)的基本規(guī)則、技巧和一般步驟。

關(guān)鍵詞：ERP；功能說(shuō)明書(shū)；一級(jí)運(yùn)維

1 前言

2006年12月，錦西石化分公司作為中石油煉油與化工ERP系統(tǒng)試點(diǎn)單位開(kāi)始啟動(dòng)ERP項(xiàng)目，通過(guò)各方面人員一年多的工作和努力，系統(tǒng)成功上線。到目前為止，系統(tǒng)已經(jīng)正式投入使用一年多了，各個(gè)模塊基本實(shí)現(xiàn)了平穩(wěn)運(yùn)行。信息中心人員作為一級(jí)運(yùn)維架起了用戶(hù)和二級(jí)運(yùn)維之間的溝通橋梁，主要負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)日常應(yīng)用支持以及配合二級(jí)運(yùn)維開(kāi)展相關(guān)工作。一級(jí)運(yùn)維其中一項(xiàng)任務(wù)就是當(dāng)用戶(hù)提出新的報(bào)表開(kāi)發(fā)需求時(shí)編寫(xiě)相應(yīng)的SPEC，也就是平時(shí)所說(shuō)的功能說(shuō)明書(shū)。它的編寫(xiě)比較麻煩，為了方便一級(jí)運(yùn)維編寫(xiě)功能說(shuō)明書(shū)，下面就從功能說(shuō)明書(shū)的用途、結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、開(kāi)發(fā)流程等方面概括的介紹一下它的編寫(xiě)過(guò)程以及編寫(xiě)過(guò)程中的一些技巧。

2 功能說(shuō)明書(shū)的用途

在編寫(xiě)功能說(shuō)明書(shū)之前，我們要搞清一個(gè)問(wèn)題：為什么要編寫(xiě)功能說(shuō)明書(shū)，它有什么功能？當(dāng)關(guān)鍵用戶(hù)有新的業(yè)務(wù)需求，譬如需要開(kāi)發(fā)新的報(bào)表、修改原有的報(bào)表或者增加替代、增強(qiáng)時(shí)，一級(jí)運(yùn)維就需要先編寫(xiě)提交相應(yīng)的功能說(shuō)明書(shū)，它的主要功能可分為以下幾個(gè)方面：

（1）呈現(xiàn)業(yè)務(wù)需求，同時(shí)在呈現(xiàn)過(guò)程中幫助用戶(hù)理清業(yè)務(wù)邏輯。

功能說(shuō)明書(shū)中要求詳細(xì)的說(shuō)明要增加或者修改業(yè)務(wù)的需求，用戶(hù)在協(xié)助一級(jí)運(yùn)維在功能說(shuō)明書(shū)上呈現(xiàn)業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，也能幫助自己更好的理清業(yè)務(wù)邏輯。

（2）內(nèi)容結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，用Query難以實(shí)現(xiàn)，需要ABAP開(kāi)發(fā)。

（3）業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員溝通的工具和橋梁，要求業(yè)務(wù)人員能清楚的說(shuō)明業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)表的取數(shù)邏輯，便于ABAP人員進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

（4）項(xiàng)目管理的需要，可以讓運(yùn)維人員很清晰的了解程序邏輯，便于日后系統(tǒng)運(yùn)維。

3 功能說(shuō)明書(shū)的結(jié)構(gòu)

功能說(shuō)明書(shū)在結(jié)構(gòu)上主要由以下幾個(gè)部分組成：

（1）創(chuàng)建修改記錄。

記錄功能說(shuō)明書(shū)的修改時(shí)間以及作者和業(yè)務(wù)顧問(wèn)的信息。

（2）開(kāi)發(fā)類(lèi)型。

主要包括：報(bào)表程序（REPORT）、打印程序（SCRIPT/SMART）、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（BDC）、對(duì)話模塊（Dialog Transaction）、用戶(hù)出口（User Exit）、接口程序（Interface）等等

（3）業(yè)務(wù)需求概述。

主要包括：需求描述，開(kāi)發(fā)難度、運(yùn)行類(lèi)型、備注等等

（4）功能規(guī)范。

主要包括：權(quán)限要求、程序運(yùn)行頻率、程序開(kāi)發(fā)優(yōu)先級(jí)、屏幕的設(shè)計(jì)及布局、參數(shù)和選擇條件以及選擇屏幕檢查確認(rèn)等等。

（5）程序輸出格式。

主要包括：輸出布局及樣式、對(duì)于輸出的要求、業(yè)務(wù)大概邏輯和輸出字段的定義等等。

（6）測(cè)試。

主要包含測(cè)試的條件。

4 功能說(shuō)明書(shū)的開(kāi)發(fā)流程

功能說(shuō)明書(shū)的開(kāi)發(fā)流程貫穿整個(gè)ERP運(yùn)維程序，首先由關(guān)鍵用戶(hù)發(fā)起需求，業(yè)務(wù)顧問(wèn)將需求進(jìn)行整理并完成功能設(shè)計(jì)書(shū)，駐點(diǎn)顧問(wèn)要對(duì)功能設(shè)計(jì)簽名確認(rèn)并進(jìn)行初步技術(shù)設(shè)計(jì)，然后由質(zhì)量管理進(jìn)行功能設(shè)計(jì)審核，任務(wù)調(diào)度分配開(kāi)發(fā)任務(wù)，制定開(kāi)發(fā)計(jì)劃，交由開(kāi)發(fā)顧問(wèn)進(jìn)行技術(shù)設(shè)計(jì)，技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)要經(jīng)過(guò)質(zhì)量管理審核，審核通過(guò)的由技術(shù)顧問(wèn)進(jìn)行代碼編寫(xiě)和單元測(cè)試，然后經(jīng)過(guò)質(zhì)量管理進(jìn)行代碼審核，由任務(wù)調(diào)度傳輸測(cè)試環(huán)境，業(yè)務(wù)顧問(wèn)通知用戶(hù)進(jìn)行測(cè)試并將測(cè)試結(jié)果反饋，駐點(diǎn)顧問(wèn)將功能設(shè)計(jì)關(guān)閉，最后任務(wù)調(diào)度生成傳輸請(qǐng)求，功能說(shuō)明書(shū)的開(kāi)發(fā)最終完成。

5 功能說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)規(guī)范和注意事項(xiàng)

（1）大家在編寫(xiě)功能說(shuō)明書(shū)時(shí)一定要和業(yè)務(wù)人員認(rèn)真溝通，確定業(yè)務(wù)需求，根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯寫(xiě)清取數(shù)邏輯，同時(shí)還要寫(xiě)清對(duì)所取數(shù)據(jù)的處理邏輯。寫(xiě)清每個(gè)字段的取數(shù)邏輯。報(bào)表數(shù)據(jù)正確與否取決于字段的取值邏輯，以免造成日后程序整體改動(dòng)過(guò)大，影響系統(tǒng)上線，同時(shí)會(huì)對(duì)項(xiàng)目以后的運(yùn)維工作帶來(lái)很大隱患。

（2）對(duì)于功能說(shuō)明書(shū)上的內(nèi)容一定要弄清楚，不需要的東西請(qǐng)刪掉。一些需求一定要在第一版說(shuō)明書(shū)中與業(yè)務(wù)人員敲定。如：FORM表單的打印格式，需要進(jìn)行套打的表單實(shí)際圖片，REPORT的輸出格式，EXCLE的輸出模版等。因?yàn)楦袷阶兏矔?huì)導(dǎo)致程序的大幅度修改，影響項(xiàng)目進(jìn)度。

（3）功能說(shuō)明書(shū)如果是報(bào)表，首先要明確輸出是alv還是excel或者是form格式，涉及到采用何種開(kāi)發(fā)方式來(lái)開(kāi)發(fā)，非常重要，請(qǐng)大家重視。如果是BDC，請(qǐng)附上一個(gè)上載格式及上載數(shù)據(jù)的文件。

（4）報(bào)表和FORM類(lèi)型的說(shuō)明書(shū)中，一定要標(biāo)明頁(yè)格式。如：憑證紙張 297*140mm，如有原版的表單最好上傳實(shí)際業(yè)務(wù)中的表單樣式，套打報(bào)表需提供掃描的報(bào)表圖片。

（5）表單打印標(biāo)明打印方式，如：橫向打印，每張單據(jù)要求最多打印6行數(shù)據(jù)。如有折行需注明如何處理。

（6）選擇屏幕的檢查，確認(rèn)“與” 參數(shù)和邏輯取數(shù)中的選擇條件“要保持一致！

（7）選擇屏幕中，需根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)標(biāo)明是P（單值）輸入還是S（范圍）輸入。在業(yè)務(wù)邏輯描述中，請(qǐng)附上相應(yīng)業(yè)務(wù)的T-CODE，在測(cè)試中，請(qǐng)給出初步的測(cè)試數(shù)據(jù)，以便程序的編寫(xiě)和測(cè)試。

（8）對(duì)輸出的要求中，表單的格式，字體，字號(hào)，是否加粗，對(duì)齊方式 行間距，左邊距，上邊距等盡量寫(xiě)清楚，如果有分頁(yè)寫(xiě)明是按照什么標(biāo)準(zhǔn)分頁(yè)，是否控制每頁(yè)數(shù)據(jù)的行數(shù)。如：

表頭： 第一行為宋體，12PT，加粗，居中。

第二行為宋體，15PT，加粗，居中。

第三行為宋體，10.5PT。

第四行為宋體，10.5PT。

表格內(nèi)字體：從第一行到第八行為宋體，10.5PT，分別居中。

腳注： 宋體10.5PT

小計(jì)/總計(jì)：

排序：

分頁(yè)：當(dāng)前頁(yè)/總頁(yè)數(shù)

（9）關(guān)于取數(shù)的問(wèn)題。報(bào)表里用到的字段一定要都找出來(lái)！如果能用SQL語(yǔ)句表示的盡量用語(yǔ)句表示，可以輔以文字闡述。文字闡述一定要明確，不能含糊，避免出現(xiàn)類(lèi)似于“等”這種情況。

（10）功能說(shuō)明書(shū)修改需求后，請(qǐng)關(guān)鍵用戶(hù)打印簽字交給開(kāi)發(fā)組負(fù)責(zé)人，開(kāi)發(fā)人員會(huì)將更改后的功能說(shuō)明書(shū)上傳到‘開(kāi)發(fā)跟蹤系統(tǒng)中，然后總體組再給開(kāi)發(fā)人員分配開(kāi)發(fā)時(shí)間進(jìn)行報(bào)表的開(kāi)發(fā)工作。

（11）同時(shí)所有的功能說(shuō)明書(shū)一定要經(jīng)過(guò)相應(yīng)模塊業(yè)務(wù)顧問(wèn)簽字確認(rèn)。

以上是我對(duì)功能說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的一點(diǎn)總結(jié)，希望在大家編寫(xiě)的過(guò)程中能有所幫助。

（作者單位：錦西石化分公司信息管理部）