我國企業采購控制分析與管理策略研究

張雅 王鑫春

【摘 要】通過深入分析我國企業采購控制現狀，發現其采購控制現狀中存在的問題，并針對這些問題，提出改進我國企業采購控制效率的優化策略。

【關鍵詞】企業管理；采購控制；管理策略

采購是企業經營的一個環節，是獲取利潤的重要來源，在企業的產品開發、質量保證、供應鏈管理及經營管理中都起著極其重要的作用。現在越來越多的企業都開始將“戰略”運用在企業自身發展當中，企業戰略可以用不同的方式描述，從本質上講，它是一個組織關于未來的“策略”，即目的和方向。而隨著市場經濟的發展、技術的進步、競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能，采購的地位也由戰術角度提高到了戰略層面。

一、我國企業采購控制現狀

（一）企業的信息管理現狀

中小企業由于采購量較少，導致它們在面對供應商時始終處于下方，即使在現在的買方市場的環境中。它們在處理與供應商的關系時無法達到既定的目標，而且中小企業也無法對自己的供應商進行有效的績效評估和實施系統的管理方案。目前，許多的中小企業還沒有意識到對供應商管理的重要性，它們也沒有足夠的人力和財力專門去對供應商進行管理。

（二）企業控制活動現狀

對企業控制活動的分析主要是從職責分離、授權審批、合約控制、財產保護控制、預算控制幾個方面入手。我國大多數企業都存在職能機構簡易，管理人員的管理工作交織錯亂，存在職責不清的情況。幾乎所有企業的決策權都掌握在企業所有者手中，授權權限過于集中，授權隨意、不規范，不利于采購控制。受人才市場需求的影響，員工流動頻繁，不利于員工重視采購工作中所涉及到的與供應商關系的維護，與客戶的簽約洽談等。大多數企業都沒有專人負責企業的財產保管工作，即使有專人負責，也沒有嚴格的管理制度，不重視這項工作，容易導致企業重要的采購數據外泄。很多企業不進行預算控制，或者將預算工作流于形式，根本就沒有發揮它的作用。

（三）企業內部監督現狀

采購控制作為內部控制的重要內容，既需要嚴格的執行制度，也需要嚴密的內部監督以輔助。內部監督主要是監督企業的采購活動是否合規，采購流程是否優化等。有些企業出于節省成本的角度考慮，一般不會設立專門的內部監督部門，內部監督甚至只是由企業的管理者通過審核財務賬目來進行管理，內部監督處于空白狀態。有些企業雖然設立了內部監督部門，但是由于監督人員專業能力差，職業道德觀念差，也是形同虛設，未能發揮作用。

二、我國企業采購控制管理存在的問題

（一）采購目標不明確

很多企業在采購方面容易犯的錯誤就是盲目采購，尤其是其長期使用的生產原材料，受市場經濟影響，價格突然下降，企業就會蜂擁而上，通過在原材料或產品較低的時段大量購入，以節省日后的經營成本。短時間內大量的購入存貨，如果產品的價格低廉，或者是企業在未來一段時間內，對此產品的需求量較大，這種采購方式可以給企業生產經營帶來更大的效益。但是，如果市場需求出現波動，對原材料或產品的需求量急劇下降，企業的生產銷售也受到影響，就極易由于過多產品庫存無法處理，而影響企業的資金周轉。不僅造成緊張的庫存壓力，還會使企業由于資金緊張而失去競爭機會。

（二）采購人員收受回扣

大多數企業的采購人員的薪資待遇與其他管理人員相比基本一致，然而，采購崗位卻比其他的崗位受人追捧，其主要原因是市場采購中存在著世人皆知的“潛規則”，即采購人員從哪個供應商采購原材料或產品，都會根據采購的數量或采購的規格、質量等收取回扣。采購人員吃“回扣”的行為，是與供應商聯手對企業利益的侵害，這樣不僅會導致企業經營成本上升，采購產品質量不達標，經濟效益下降，甚至嚴重的會導致企業破產。采購人員收取回扣這一現象的普遍存在是由于采購工作環節過于集中化，同時由于缺少采購會計核算制度，及內部監督懲罰機制，導致采購人員有恃無恐，借職務之便，大肆收取回扣。

（三）采購成本相對較高

采購成本是企業重要的經營成本之一，企業的采購價格則是影響采購成本的直接因素。企業如果采購成本比同行業內其他企業的要高，其競爭力就會被削弱。很多企業無采購預算，受資金影響，無法形成規模化采購，不容易獲得比較優惠的價格。再加上，采購的批次較多，物流運輸成本也會相應增加。如果，某種產品處于銷售旺季，對原材料的需求猛增，就極有可能會遇到采購不及時的情況，這就會導致企業的正常生產受到了影響。尤其是遇到訂貨周期短、交貨日期較為緊張時，采購部門與供應商的談判處于被動尷尬局面，致使產品在市場上喪失先機優勢。

三、提高我國企業采購控制管理的措施

（一）規范采購流程

建立健全規范的采購流程與管理制度，可以避免企業在采購過程中出現漏洞，是保證采購工作嚴密性的必經之路。企業的采購流程由多個流程組成，其中包括請購內部控制流程、采購作業內部控制流程、驗收內部控制流程、付款與賬務處理控制流程等。其中，采購內部控制流程如下：采購需求部門提交采購申請單；填寫請購單，主管人員簽字；物料保管部門進行核查，簽字確定，將付采購部門。采購作業內部控制流程如下：一是采購申請單交主管審核；二是詢價，查找采購記錄；三是確定采購產品供應商；四是編制詢價報告，交付財務主管審批；五是審批后，采購人員編制采購訂單。驗收內部控制流程是針對驗收部門制度的，具體流程安排如下：一是采購產品到企業后，要撰寫驗收報告；二是根據驗收報告對產品進行驗收；三是核實驗收結果；四是驗收合格通知倉庫入庫。付款與賬務處理控制流程如下：一是財務人員與采購人員共同對采購發票進行核對；二是編制記賬憑證，交付主管人員審核；三是登記應付明細賬；四是定期對應付賬款明細賬與總賬進行核對。

（二）確定采購內容

采購控制作為企業內部控制的重要組成部分，對企業的生存與發展產生重要影響。采購從廣義上講是指企業從資源市場獲得所有資源的過程，其中不僅包括物質資源，還包括非物質資源，如技術資源、專利資源、商標資源等，還包括人力資源。對于企業來講，采購控制主要是針對物質資源來講，隨著企業經營規模的擴大，也會逐步涉及到其他資源的采購。對于任何企業來講，進行采購控制，首先要確定采購的工作內容。為了確保及時為企業采購到優質價廉的生產材料，企業應該進行采購預算。采購預算應該根據銷售計劃以及企業的生產進度，由生產部門來提交材料采購申請單，再通過管理部門批準，將其納入到企業預算中去。采購控制還包括請購。請購是指當生產部門提交生產所需原材料的申請單以后，需要物料的保管人員與庫存進行核對，如果生產所需要的數量，當前庫存無法滿足，就在采購申請單上簽字，確定采購意向。采購作業由決定供應商、確定采購價格、簽訂采購合同等多個環節組成。完成采購作業后，就需要對采購到的材料或產品進行驗收，確定采購產品的數量、質量、規格等符合訂購協議，并且在采購貨物驗證單上簽字。最后，需要完成的工作是將采購付款工作交由財務部門來處理。在確認采購部分完成以后，付款操作則需要交付給財務進行處理，財務將尾款付給供應商。

【參考文獻】

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