淺談新時期人事檔案管理信息化建設

徐貴玲 司磊

摘 要：如今，伴隨著現代人事制度改革的不斷深入，人才對事業單位的生存發展至關重要。人事檔案詳細記錄了人才參與的各種實踐活動，充分體現了人才在各方面的地位、能力和特長，已成為重要的人才信息資源。此外，在經濟社會發展過程中，人事檔案是必不可少的重要戰略資源。增強人事檔案信息化建設完全符合新時期社會發展的客觀需求。本文從此點著手，進一步探索了新時期人事檔案管理信息化建設的路徑。

關鍵詞：人事檔案 信息化建設 對策

新時代，為了更好地適應現代社會發展，重視和關注人事檔案管理信息化建設是非常有必要的。因為人事檔案管理工作不僅具有很強的完整性，還擁有很強的持續性，因此，相關工作人員必須采取系統化的管理措施。用先進技術取代傳統的紙質檔案管理最為突出，進而切實保證人事檔案管理的科學性和準確性，促進檔案資料利用率的不斷提高。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

現今，我們正處于信息時代，現代生活形式發生了翻天覆地的變化。各種信息技術已在工作和生活中廣泛使用。引入智能信息技術后，人們的生活變得越來越現代化、信息化、智能化、便捷化。而在事業單位人事管理領域，管理工作的主要內容是人事檔案，其工作形態應與時俱進，不斷完善優化。過去，人事檔案管理相對滯后。由于文件信息的復雜、瑣碎，搜索過程十分緩慢。因此，用戶在查看文件信息時效率低下，而在引入信息技術之后，這種現象得到了明顯改善，查閱速度得到了大大提升。

二、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）基礎設施不足

為了盡快實現人事檔案信息管理，勢必離不開一些基礎設備作為技術支持，比如，計算機、掃描儀等硬件設備，只有硬件設備健全，才能安全、快速地傳輸人事檔案信息，但目前，許多單位基礎設施不完善，大大限制了人事檔案管理信息化建設。

（二）網絡化人事管理水平較弱

相對于國外發達國家，中國的電子信息技術起步較晚，發展較慢。人事檔案信息管理推進速度較快。近些年，很多事業單位已經將紙質人事檔案轉換為電子人事檔案，實現了電子信息共享和存儲管理。雖然我國互聯網有了很好的發展，但是人事檔案的管理卻沒有跟上時代的進步，人事檔案和信息記錄的存儲通常都是紙質記錄的形式。據有關統計，一是我國電子信息人事檔案缺乏先進的管理經驗;二是在經濟成本方面，許多中小事業單位人力物力不足，信息化進程太慢。

（三）檔案管理人員綜合能力不足

隨著時代的飛速發展，人們對紙質檔案管理人員提出了極高要求，特別是在信息大數據管理時代，檔案管理者需要與時俱進，不斷提升自身素質和能力，并且需要多樣化。利用數字工具和互聯網可以實現檔案的管理和運行。然而，現實情況是，事業單位檔案管理人員缺乏專業的檔案知識，在現代信息技術方面還遠遠不夠。盡管他們對人事檔案的傳統管理技能有扎實的了解，但他們不了解網絡技術，而且技能很少，導致網絡技術的實際學習很難進行。

三、新時期人事檔案信息化建設的路徑

（一）配備先進的技術設備

人事檔案信息管理必然離不開相應技術裝備的支持，因為設備是信息管理的重要物質基礎，同時也是開發利用信息資源的重要前提，是檔案信息傳遞和共享的主要途徑。所以，在信息時代背景下，人事檔案管理信息化建設必須加大資金投入，不斷引入先進技術設備，與時俱進，不斷升級換代，同時，制定一套健全完善的網絡信息管理系統，從而促進人事檔案信息化管理效率的不斷提升，朝著人事檔案管理現代化方向發展。

（二）加強檔案管理人員素質與能力建設

影響事業單位檔案是否良好的管理工作在于管理人員的綜合能力，當今大數據時代，人事檔案管理人員提高綜合能力是必然趨勢。事業單位需要建立人事檔案多元化管理方式，根據實際需求培訓管理人員的專業水平，切實進行多元化教育培訓，使得管理人員的素質能力提高，使管理人員對檔案管理的基本專業技能熟練把握，對檔案數字化管理設備更好地掌握，對數字化的管理模式熟練應用，進而實現更高效、更準確的人事檔案管理工作。

（三）管理人事檔案的認知水平提高

事業單位發展人事檔案管理體系受到阻礙的關鍵原因是，事業單位管理人員在管理人事檔案時認知水平不足。所以，事業單位管理人員需要更新自身的意識，擁有新的管理人事檔案方面的意識，將人事檔案的重要性、保密性以及專業性管理工作進行明確，加強重視資源調配和管理意識方面。對有關管理制度進行建立與完善，在有效運行管理的現有體制基礎上，將檔案管理創新化和檔案電子化推進。另外，事業單位人事檔案管理人員需要重點將意識水平提高，將管理認知水平提高，進而使管理能力和管理知識得到強化。

四、結語

總之，人事檔案管理工作意義重大，工作人員一定要與時俱進，牢牢把握時代發展機會，將檔案管理工作和信息化技術進行有效融合，從而不斷提高檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]張宏達.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].人才資源開發，2016（12）：179.

[2]儲怡.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J].商，2015（09）.