信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

顏英梅

摘? 要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對檔案信息的信息化管理與應(yīng)用，沒有給予足夠的重視。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 運(yùn)用

1. 傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費(fèi)大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過程中，還容易出現(xiàn)一些問題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時(shí)判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對工作缺乏責(zé)任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見不鮮。但這對個(gè)人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時(shí)間長流程多，檔案保管安全性保障不強(qiáng)等問題。

2.檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理工作的重視程度有所提高

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時(shí)對資源和專業(yè)人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。

2.2檔案管理的信息化建設(shè)水平有了提升

無論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是企業(yè)都在向無紙化辦公邁進(jìn)，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數(shù)字化。各種檔案資料都通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準(zhǔn)確和便利。有些單位開始將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)換過程中，一些人不能與時(shí)俱進(jìn)改變認(rèn)識(shí)，認(rèn)為紙質(zhì)儲(chǔ)存才是檔案，電腦儲(chǔ)存失去了檔案的原始意義;另外，檔案管理搞信息化建設(shè)需要設(shè)備資金投入，錄入也會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間和精力。這些不到位的認(rèn)識(shí)會(huì)影響到信息化的進(jìn)程。

2.3檔案管理所需的現(xiàn)代化設(shè)備相對齊全

電腦、打印機(jī)、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設(shè)備等基本能正常配備。“巧婦難為無米之炊”，有了必要的設(shè)備，就為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。比如，進(jìn)行電子檔案的數(shù)據(jù)化錄入，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域安裝各種攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，確保了檔案核心機(jī)密的安全性。

3.信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用

3.1信息化平臺(tái)發(fā)展

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺(tái)。利用信息化平臺(tái)為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位，可以打造信息化平臺(tái)為多個(gè)部門合作。人事管理部門、財(cái)務(wù)部門、工程部門等，可以通過一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個(gè)部門之間，也可以進(jìn)行合作，高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺(tái)的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

3.2便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎(jiǎng)等等，多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

3.3信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應(yīng)用

數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作，但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能，不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量，為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。

3.4信息的保存更加安全

檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲(chǔ)，還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲(chǔ)的空間變得巨大，小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)海量的信息。所以檔案信息通過信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

4.結(jié)語

檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲(chǔ)安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺(tái)、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。

參考文獻(xiàn)

[1] 王華玉 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

[2] 李佳妍 企業(yè)檔案信息化探究