論項目管理中檔案管理、標準化管理、質量管理的整體化創新

呂姍姍

摘要：創新是技術進步，產業升級的必要條件，在項目管理過程中，管理模式管理水平的高低能夠直接影響項目產品質量乃至產品的市場競爭力。在實際工程項目管理過程中，管理模式的適度有效創新，可提高產品質量，可提升企業軟實力。文章通過對企業電子設備工程項目管理過程中的檔案管理、標準化管理以及質量管理現狀的分析，結合項目需求，提出項目管理過程中的檔案管理、標準化管理、質量管理的協同創新的建議，并對其可行性進行分析。

關鍵詞：檔案管理、質量管理、創新

一、電子設備工程項目檔案、標準化、質量管理現狀

1、基本狀況。

電子設備工程項目檔案管理是涵蓋項目中方案、設計、研制、制造、試驗、檢驗、驗收等各個環節的信息收集與整理。包括前期總體用戶需求，初步方案，詳細設計，中期的電子設計圖紙，機械設計圖紙，元器件材料需求，電子工藝，機械工藝，生產文件，各類質量體系規定的設計、研試文檔及各類軟件程序文件，后期的試驗、檢驗文檔及交付文檔。這些檔案的存在，保證項目的質量和可追溯性，同時也為項目提供服務。

電子設備工程項目標準化管理對檔案建設中各階段文檔進行文件、圖紙編碼的規范及格式規范化管理，為信息歸檔有效性和查詢有效性提供服務。

電子設備工程項目質量管理遵循質量體系文件要求，結合用戶需求及項目實際，對項目產品的生產研制檢驗過程進行有效管理，以保障產品質量和用戶滿意度。

在項目管理過程中，檔案人員因職責、歷史分工等原因，往往處于項目邊緣，進行著被動服務的工作。檔案建設只起到了部分資料的歸檔備份作用，而資料是否齊全，是否有效完全超出了檔案人員的管理范圍。

標準化人員對生產人員提出需要歸檔的文件進行文件編碼及格式檢查，直至符合歸檔要求后審批，由于標準化對文檔編碼和審核的滯后性，會造成被管理者對文檔的反復小更改，造成工時浪費情況。

質量人員對質量體系要求的文檔及用戶需求的文檔進行有效管理，但對項目生產過程缺乏有效的管理，導致交付產品后文檔可追溯性較差，往往出現交付后產品因研制團隊的變動及歸檔文檔的不全或不準確，不能進行及時有效的產品服務，而在團隊替換后的產品再投產同樣耗時耗力。

2、主要問題分析。

電子設備項目檔案管理是圍繞產品整個壽命周期而生，質量管理是依據標準規范約束控制產品質量，核心都是為提升產品質量進行管理和服務。檔案材料的項目全過程有效收集，是項目產品設計、研制、生產的見證性材料，是項目產品質量、管理質量的體現。標準化管理是企業質量管理水平的一個縮影，是基礎管理的重要組成部分。而質量管理的好壞，直接或間接影響著產品的質量，也影響著企業的綜合競爭力。

電子設備工程項目檔案管理工作不會直接深入項目研制過程，標準化管理僅處于文檔生成后期，而質量管理對生產過程產品質量負責而對文檔材料要求不嚴，造成各部門各司其職，管理部門未有效約束設計研制部門的文檔材料，致使歸檔內容僅代表產品部分狀態，無法代表產品最終狀態。

企業過程管理的落后造成新產品中各類可編程電路的程序文件，各類應用型板卡的驅動文件，各類設備單機的計算機上位機程序文件等標準化管理缺失、質量管理不嚴、無專門接口可歸檔等問題。

項目檔案管理在產品生產之前已進行了相關生產圖紙、工藝等文件的歸檔，實際生產過程中，藍圖工藝在指導生產的過程中，會碰到一些問題是生產前未考慮周全的，相關文件在生產過程中邊生產邊更改。在機電配裝的過程中可能會出現一些結構修改甚至重新設計加工。電子設備在調試過程中，同樣會遇到一些設計問題而必須對電路進行修改的情況。上述設計更改的問題，導致生產前歸檔的圖紙文檔與最終產品狀態存在一定偏差。設計人員在維保、返修、再投產過程中，往往是一頭霧水，需要重新摸索造成大量人力浪費。

上述問題一部分是管理部門行使職能的不積極所致，另一部原因是缺乏行之有效的檔案質量管理方法。

二、電子設備工程項目檔案管理的質量控制辦法

企業之間的同行競爭，猶如戰場，質量好壞決定用戶口碑，優勝劣汰是常態，如何做好質量和服務是企業生存必修課。面對項目檔案質量管理中出現的這些問題，如何高效解決這些問題，又如何能提升項目產品質量及服務質量？積極轉變觀念，提高對檔案管理重要性的認識。檔案質量管理工作需要各職能部門與設計生產部門共同協作，全力配合完成。

電子設備工程項目檔案管理工作的質量控制可以從三方面考慮，包括前期、中期和后期三個階段。

1、前期工作。

檔案管理部門可建立通用的可歸檔文件數據包，協同標準化管理部門按項目對可歸檔文件數據包進行編碼和格式規定，在企業信息化辦公系統中以電子版形式供相關人員檢索下載，創建圖紙、芯片程序、計算機程序的電子化歸檔空間。質量管理部門對數據包中質量體系規定的文件及其它必須輸出的文件作標注。

管理職能部門工作人員對新的標準化歸檔質量管理體系進行有效宣貫，組織設計工藝人員學習，明確歸檔檔案材料在項目管理中的重要性。

2、中期工作。

中期工作主要是從產品詳細設計到生產調試再到檢驗完成的過程。

設計工藝人員根據設計輸出形成的裝配清單、元器件清單等進行提交歸檔，供物資等部門進行采購、劃撥、分發等工作。

裝配、檢驗部門應對產品的材料信息、裝機元器件信息、檢驗圖像視頻和文字記錄等信息等進行歸檔。

質量管理部門對項目進展過程中出現的問題進行必要跟蹤，協助并促進設計工藝人員對項目生產調試進行過程中出現的已歸檔圖紙、工藝等文件更改情況進行及時閉環，形成更改單并提交檔案管理部門更新歸檔內容。同時監督電子設備所加載的各類機器語言程序及計算機程序等文件的版本或更新版本進行切實歸檔。

3、后期工作。

電子設備產品交付用戶后，在用戶使用過程中同樣會出現各種問題，檔案管理部門向工程人員提供產品已歸檔的相關文檔材料，企業工程人員在為用戶進行客服維保等過程中，所進行的各類設計更改，同樣要落實到企業檔案管理中，對相關設計更改進行更改單更新歸檔，并適當更新相關的設計研試文檔。

三、項目檔案質量管理的創新建議

如何進一步加強項目檔案的質量管理，筆者認為必須從以下三個方面創新入手，在理念創新、技術創新和機制創新上下功夫，開創檔案質量管理工作的新局面。

1、檔案質量管理理念創新。

要轉變思想觀念，樹立檔案質量管理新理念，改變檔案管理僅僅是行使管理職能、僅僅是資料和信息業務管理的傳統觀念，將檔案管理上升到工程和產品質量管理的高度，明確檔案質量是工程和產品質量的重要組成部分，確認檔案管理在工程和產品質量管理中的重要地位，踐行檔案管理為實現“工程項目優先、產品質量第一”服務的理念，努力促成檔案管理與工程質量管理、產品質量管理深度融合和有機結合，從而創造有利于加強檔案工作、提高檔案質量管理水平的良好環境。

2、檔案質量管理技術創新。

改變長期以來檔案管理的傳統落后模式和方法，加快應用新技術、新手段，提高檔案質量管理的效率和水平。如利用企業辦公自動化、信息化技術手段，制定可歸檔文檔電子清單，直接提供標準化的文檔編碼，提供格式模板，減少流程接口，提高文檔標準化、規范性。電子化審簽歸檔方式的創新可提高歸檔效率，提高歸檔檔案檢索借閱效率，間接提高企業生產效率。

3、檔案質量管理機制創新。

要整合各部門職能，形成檔案質量管理的組織機制和工作合力。事實上檔案質量管理和工程、產品質量管理及其相關部門的職責是相輔相成的。檔案部門既是管理部門，又是服務部門，檔案管好了，不僅有利于提高檔案質量，而且能為工程、產品設計及更改提供依據，檔案質量成為工程、產品質量的重要保障;而質量管理部門嚴格監督設計、工藝，不僅完善了工程、產品設計及施工、生產，而且也保證了歸檔材料與工程、產品相一致，提高了檔案的質量。由此，各部門的工作職能具有相互關聯性和滲透性，加強檔案質量管理應當成為各部門的共同職責。只有各部門加強協作配合，形成檔案管理、標準化管理、質量管理、項目建設、產品研發生產等各部門密切協同、共同擔責的檔案管理新機制，才能真正開創檔案質量管理的新局面。

參考文獻：

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