新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探析

樊東

摘 要：人才資源作為國家和企業(yè)擁有競爭力的基礎，作為人力資源管理中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，人事檔案管理工作，為整個企業(yè)的人力資源工作提供了強大的支持力，進一步推動企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展，在新時期背景下，企業(yè)有效利用人力資源，有利于為企業(yè)創(chuàng)造良好經(jīng)濟效益，助推企業(yè)的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，分析創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式的必須性，論述了當前認識檔案管理存在問題，并提出創(chuàng)新人事檔案管理制度模式的有效措施，以期更好適應時代的發(fā)展，從整體上提升人事檔案管理效率和水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;制度;模式;創(chuàng)新

人事檔案作為社會組織和國家機構(gòu)對于內(nèi)部個人工作、學習以及社會活動等諸多方面的材料內(nèi)容，通過歸納整理，有效地保存，方便之后使用或是查詢。近年來，隨著社會的不斷發(fā)展，社會各界逐漸認識到認了人力資源的的重要性，加大了對人力資源開發(fā)和利用，同時也在積極開展人事檔案管理工作，并取的較為顯著的成效。受多種因素的影響。當前的人事檔案管理中，還存在諸多問題，值得我們?nèi)ド钊胩接?，時代在發(fā)展，社會環(huán)境也在日益變化，在新時期背景下，人事檔案管理工作也需與時俱進，不斷加強出創(chuàng)新和改革，進而適應社會的發(fā)展需求。

一、新時代創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式的必要性

研究發(fā)現(xiàn)，當前我國有60多萬的人事檔案，鮮為人知，置之不理，在這其中還不包括外出務工學生族。通過上述棄檔現(xiàn)象的分析，可見傳統(tǒng)人事檔案管理存在的諸多弊端，加之，傳統(tǒng)檔案管理主要“人檔不分離”。因此，這種落后的檔案管理模式，同當前的信息化社會存在著較為諸多矛盾。另外，傳統(tǒng)人事檔案中提供諸多檔案人員的家庭背景、個人思想教育，社會關(guān)系等方面的信息，很少在特長、工作能力以及經(jīng)驗方面有所涉及。由此可見，重學歷、資歷，輕業(yè)能力、業(yè)績是傳統(tǒng)人事檔案管理所重視的。如果適應市場經(jīng)濟發(fā)展和人事制度的改革，就需創(chuàng)新或是改革人事檔案管理制度和模式[1]。

二、當前人事檔案管理發(fā)展存在問題分析

（一）管理模式較為單一

受多種因素的影響，當前的人事檔案管理工作人員的管理意識和思想還停留初級階段，管理工作人員，只是注意對人員工工作信息、基本學習原始文字的保管和歸檔，并沒有深入探究人事檔案管理的意識。很多管理人員都沒有從思想意識上，認識到人事檔案管理的重要性，普遍存在著管理機構(gòu)過于分散、“人檔分離”、或是“棄檔”的現(xiàn)象，在具體的管理工作中，并不遵循檔案管理原則，基本上都是采用干部人事檔案管理制度，這種制度只員工檔案主要是為上級部門管理。隨著社會的不斷發(fā)展，這種單一管理模式存在的弊端日益顯露，如，員工的檔案信息無法及時更新，甚至還出現(xiàn)人事檔案的混雜和混效，存在著檔案信息與不相符的狀況，在很大程度上阻礙人事檔案管理作用的發(fā)揮。同時還影響機構(gòu)和企業(yè)的發(fā)展，

（二）管理存在封閉性、局限性

檔案資料的隱藏性和封閉性是傳統(tǒng)人事檔案管理中所重點強調(diào)的，因為傳統(tǒng)人事檔案管理模式，主要是針對個人或是部分人，故而，較為封閉，如果有員工從企業(yè)調(diào)走，自己無法將自己的檔案帶走，這樣一來，檔案就將人才限制在一個較為狹小的范圍，導致單企業(yè)或是單位人才的自由流動成為一大難題。出現(xiàn)了“有檔無人”或是有人無檔”的尷尬局面，存在局限性，封閉性的檔案管理模式， 在很大程度上了社會對人力資源的優(yōu)化配置，同時還嚴重浪費人才資源[2]。

（三）人事檔案缺乏使用價值

人事檔案內(nèi)容具體包含了員工的工作經(jīng)驗，思想品德、學歷等，在檔案管理需根據(jù)員工的實實際動態(tài)豐富起來，受多種因素的影響，檔案檔案管理人員在管理過程中，無法及時記錄和和整理，這樣一來，人力資源情況存在很大的滯后性，不能及時有效地實現(xiàn)人力資源管理的目的性。另外，由于檔案管理人員缺乏對檔案內(nèi)容審核意識，故而，造成了諸多虛報信息或是偽造學歷情況的發(fā)生，讓人事檔案管理沒有實質(zhì)性的價值意義。再有，由于人事檔案內(nèi)容，需涉及員工的學歷、工作，現(xiàn)階段人事檔案內(nèi)容主要存在這重學歷、輕能力的現(xiàn)象，自然無法實現(xiàn)人事檔案管理的目的。

（四）沒有實現(xiàn)信息化管理

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)運用到日常生活中的各個方面。立足于人事檔案管理而言，其信息化建設速度較為緩慢，很多時候都是采用紙質(zhì)檔案記錄，只有一小部分人檔案才實現(xiàn)電子化管理。人事檔案管理人員對于人事檔案的調(diào)閱檔、資料的檢索，記錄主要還是手工操作，并沒有構(gòu)建現(xiàn)代化的信息資源庫，導致人事檔案管理沒有發(fā)揮出相應的作用[3]。

二、新時代人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新策略分析

（一）樹立人事檔案管理意識

在人力資源管理中人事檔案管理是不可或缺重要部分，同時也是進一步提升機構(gòu)和企業(yè)競爭力的關(guān)鍵措施。在新形勢下，樹立人事檔案管理意識，從思想意識上認識到人事檔案管理的重要性是非常關(guān)鍵的，因此，機構(gòu)和企業(yè)領(lǐng)導者要從思想意識上，認識到人事檔案管理的重要性，通過各種措施，進一步強化人事檔案管理人員的管理意識和工作能力，為讓檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，牢記管理原則，檔案保管方法等，可通過研討會，講座等途徑來實現(xiàn)。同時還可以借助多種傳媒工具，廣泛宣傳人事檔案管理的內(nèi)容，從整體上提高管理人員對檔案管理的重視程度，以便更好地做好檔案管理工作，

（二）創(chuàng)新人事檔案管理體制

其主要是指改變“內(nèi)部化”、“單位化”的檔案管理，將其有效變成社會化檔案管理，進而進一步規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理中封閉性、內(nèi)部性以及隱蔽性， 更好地為各種組織機構(gòu)獲取人才提供一定便利， 更好地實現(xiàn)人才的流動，優(yōu)化或是整合企業(yè)或是機構(gòu)范圍內(nèi)的人才，最大化的發(fā)揮員工人事檔案管理工作的主觀能力性，進而從整體上提升人事檔案管理工作的效率。

（三）及時補充人事檔案內(nèi)容

現(xiàn)階段的人事檔案管理制度中，往往強調(diào)只有科研人員，國企員工，政府工作人員以及高學歷的人員才需擁有檔案，對其他人員的人事檔案根本沒有要求，這樣一來，讓二者在社會地位或是身份上存在很大的差異性。因此，在新形勢下，完善人事檔案管理制度首先就必須要做到人人平等，進而讓每一個都有屬于自己的檔案。眾所周知，我國是一個人口大國，檔案管理地位主要是原戶籍所在地，如果我們有著流動需求的時候，可以采用郵寄的方式。另外，人事檔案管理還必須要實行監(jiān)管和規(guī)范管理，為確保人事檔案的完整性， 還需要采取定期查閱考核制度，進一步規(guī)范人事檔案管理人員的行為。

（四）善用現(xiàn)代化技術(shù)設備設施

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案的展示調(diào)取、保存存著諸多的缺陷性，非常不方便信息的選擇、共享以及其他操作等。因此，在新時期背景下，要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。當務之急就是要構(gòu)建人事電子檔案，及時補充和改正檔案中的錯誤信息，這一舉措，并不代表=紙質(zhì)檔案的作廢。很多珍貴資料和證書仍然需要留有復印件或是原版，進而實現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理，讓二者之間相互聯(lián)系、相互補充。另外，還需加強對人事檔案管理硬件設備或是軟件技術(shù)的開發(fā)利用，最大化實現(xiàn)信息的快速檢索，資源共享，更好地做好人事檔案管理工作。

結(jié)語：

綜上述所，隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式和制定，無法適應時代發(fā)展的需求，逐漸凸顯負面影響，因此，創(chuàng)新和改革人事檔案管理制度和模式是社會經(jīng)濟發(fā)展需求的必由之路。

參考文獻：

[1]魏文婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中國市場，2019（02）：131-132.

[2]李新路.檔案管理相關(guān)問題探討[J].黑龍江科學，2018，9（23）：144-145.

[3]閔敏.創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江科學，2018，9（23）：148-149.