國際化背景下獨立學院外事管理工作探究

陳楠

摘 要：在國際化的環境背景下，獨立學院外事管理工作對于學校的人才培養起著至關重要的作用，然而實際外事工作中存在著一些問題，需要改善。為此，根據目前現狀，本文對存在的問題進行了分析并提出改善的管理工作的策略。

關鍵詞：獨立學院;國際化;外事管理;工作效益

隨著經濟全球化的快速發展，教育國際化也不斷在加速發展，很多高校都希望把自己放在國際舞臺，加強與國際高校間的聯系和交流，吸收國外高校的優勢，改變傳統教育模式。正因為如此，突顯出了外事工作的重要性。高校的外事工作主要職責是對外交流，對內溝通的一個管理部門。一方面要接待其它高校包括國外高校專家學者來校參觀，考察，交流，開講座等，另外一方面是要協助校內外籍專家的簽證問題和生活問題，解決外籍專家交流和溝通上的問題。所以，外事部門要承擔起調查，策劃，協調等多重職能。

一、獨立學院外事管理工作中存在的問題

（一）管理制度不夠完善

獨立學院的外事工作很多都處于摸索期，很多制度都沒有建立完善，這時候發生突發狀況的時候沒辦法按照制度指示執行，嚴重影響了工作效率和質量。而且獨立學院的外事工作還涉及到母體學校的外事辦，政府外事辦，外專局等機構，相關機構的政策不斷推新，外事管理人員要不斷的根據新的政策去更改新的規章制度。這樣很多情況很有相關資料作為參考，也給外事管理人員辦事加大了難度。

（二）學校缺乏重視

長期以來，很多獨立學院的外事部門都沒有得到學院其它部門和二級院系的重視，所以很多都配合不到位，沒有合理的展開工作。規章制定不明朗，哪些是由其他部門和二級院系處理，哪些是由外事部門處理的，也沒有明確責任范圍。例如二級學院邀請外教來學校教授，辦理合同及合同細節應該由人事處負責，教學課程應該由教務處負責，而外事部門負責協助外教辦理申報及相關簽證手續;外事部門與國外大學洽談合作的時候，需要校辦和教務處審核合作辦學的項目。邀請國外專家來開展講座也很難得到學院的支持和廣泛參加。且學校外事部門長期缺編，人員流動頻繁，也會嚴重影響工作的正常開展。

（三）外事工作歸檔問題

獨立院校中檔案管理也發揮著極其重要的作用。外事資料的存檔彰顯著學校走向國際化，與國外高校的合作。外事的存檔主要是收集外國專家，國外高校負責人來校訪問的資料，上級關于出國訪問材料，外籍教師的資料，還包括總結，計劃，平時的會議記錄，跟國外高校的往來信件，計劃協議，還有外籍專家的來學校講學的課程，教程等，這些信息的保存都非常重要，對以后的外事工作是一種借鑒和依據。可是實際工作中，由于外事工作人員稀缺，平時事務已經應接不暇，無法專人負責存檔工作。除了學校沒有高度重視這個問題之外，更多的是外事工作歸檔的復雜性。因此，存檔工作可能會嚴重影響外事工作的推進。

二、改善及強化獨立學院外事管理工作的措施

（一）建立完善的管理體制

隨著獨立學院的國際化的快速發展，建立一套完善的外事管理制度是學校迫在眉睫的事。對外是與母體學校的外事部，政府的外事辦和外專局等建立聯系，隨時關注政策的變化，確保制度跟著國家走。對內，要明確與二級院系之間的責職，制定相關管理條例，形成標準化。

（二）提高外事管理人的專業水平

外事管理人員需要具備比較強的專業素質。隨著涉及面越來越廣，業務也不斷增多，要求外事管理人員的綜合能力也要過硬。不僅要了解各國文化和禮儀，還有提升自己的外語能力和交流溝通能力。所以需要學校提供綜合性的培訓機會，能夠提升他們的語言能力，交流能力，公關能力，擴大知識面，在遇到突發情況的時候臨危不亂。一支綜合能力高，專業素質高的外事隊伍是目前獨立院校所需要的。

（三）采用信息化管理

目前，很多學校都才采用人工管理檔案方法，對來訪的國外專家和外籍教師進行記錄，但是隨著來訪人員越來越多，涉及到護照日期和更換居留證日期等重要日子。如果錯過時間，后果比較嚴重。如果能才用系統信息化管理，把來訪的人員和外籍教師的數據都輸入系統，利用數據庫來管理，可以減少外事管理人員的工作壓力，提高工作效率及質量。

（四）提高重視程度

作為獨立學院，學校領導必須重視外事管理工作，要定期召開外事管理工作會議，圍繞近期工作與外事管理人員展開討論，在會議上，把注意事項，工作重點和重點事宜等給外事相關人員解釋清楚。加強對外事的管理，提高整個部門的工作效率。

三、結論

綜上所述，獨立學院外事管理工作對學院的發展至關重要，學校要給于高度重視。目前獨立學院外事管理存在的主要問題包括：管理制度不夠完善，學校領導沒有高度重視，二級學院和各級部門沒有積極配合工作，及存檔工作沒有得到優化等等，這些問題都嚴重影響了外事工作的開展。為此，我們要通過創新模式來提高外事工作效率，例如采用信息系統來優化外事工作，提高工作質量，解決存檔難的問題;建立完善的管理制度及提升管理人員的專業水平和綜合素養等去改善存在的問題，進而更好的開展工作，為學校創收做出更大貢獻。

參考文獻

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