我國電子文件中心研究綜述

(鄭州航空工業管理學院 河南 鄭州 450000)

一、電子文件中心的產生和發展

近年來，信息技術不斷進步，電子政務發展迅猛，信息化建設在其它科研生產專業領域也不斷推進，使電子文件隨之出現并得到迅速激增。為了對電子文件妥善管理，而且在我國的信息資源大部分都掌握在政府部門手中的背景下，為了促進政務信息公開，必然要加強電子文件的利用，電子文件中心應運而生。

早在1988年，美國國家檔案與文件署(National Archives and Records Administration)就專門設立了電子文件中心，負責接收并管理現行電子文件，并且對其進行價值鑒別、保存期限界定并對公眾提供服務，實現信息資源的共享。2004年6月韓國政府制訂了《電子文件利用促進法》，要求不同部門根據具體情況來設立“電子文件保管所”(2010年更名為電子文件中心)，將民間和政府的電子文件傳遞相互銜接，加大電子文件的監督力度，以提高電子文件的可信度。

2004年12月28日，我國常州市電子文件中心正式投入使用，它建立了電子文件管理機制，收集來自全市各類的電子文件來豐富電子文件中心的資源。2005年1月19日，我國首家縣級電子文件中心在張家港市正式開通運行，它除了將市委、市政府及其職能部門在電子政務平臺上產生、流轉的各類電子文件進行收集、整理和發布，各單位也上傳電子檔案，同時公眾還可以進行網上政務信息查閱，在政府和公眾之間架起了一條信息溝通的橋梁。之后，電子文件中心便在我國多個可省、市、縣檔案局、館以燎原之勢建立起來。

二、我國電子文件中心研究現狀

本文采用文獻分析的方法，以“中國學術期刊網絡出版總庫——萬方數據庫”為檢索源，以篇名為字段、“電子文件中心”為關鍵詞，檢索時間為2018年12月31日，對2018年12月31日之前發表的期刊論文進行了統計，搜索結果為242篇，最后根據文章內容對搜索結果進行了仔細篩選，仔細篩選后，刪除掉了其中重復收錄、一稿多投等的論文文獻。最后把學術研究性較強的期刊論文、學位論文和會議論文作為統計對象，得出有效論文文獻102篇。

(一)文獻年代分析

以“電子文件中心”為關鍵詞的有效論文文獻的年代分布如圖1所示。在1997年武漢大學信息管理學院劉家真教授發表了題為《美國國家檔案館的電子文件中心》的文章，最早將電子文件中心概念引入我國，但是并沒有在國內引起研究電子文件中心的熱潮。一直到2005年，國內才有6篇以電子文件中心為關鍵詞的論文文獻發表，這也與2004年末至2005年初江蘇省安徽省等地先后建成的多家電子文件中心有關，由此，電子文件中心的研究序幕揭開了?？梢?，我國電子文件中心研究的理論是落后于電子文件中心建設的實踐探索的。2007年4月，國家檔案局為了研究全國電子文件中心的建設情況召開了全國電子文件中心建設經驗交流會，這次會議的召開掀起了電子文件中心的研究熱潮，2007年一年共有17篇相關文獻發表，成為歷年之最，隨后的2008-2013年發文比較穩定，保持每年10篇左右，直至2014年，研究電子文件中心的熱潮才有所消退，2018年未有相關論文發表。

(二)文獻作者分析

目前，如圖2所示，研究電子文件中心的大致有五類人員：第一類是高等院校，包括各高校檔案館、室以及行政部門人員，他們發表的文獻共計62篇，僅蘇州大學信息管理學院張照余教授便有5篇論文發表；第二類是各省、市檔案局、館，他們發表了共計27 篇文獻，其在發展電子文件中心的同時進行理論研究總結，為實踐提供了理論指導且實踐又檢驗了理論；第三類是高校與企業合著，在合作度方面，各高校之間合著較少，高校與企業合作的論文也只有5篇；第四類是各省市其他事業單位，如開封市城區國土資源分局等，共發表關于電子文件中心3篇；第五類是企業發文僅3篇，這可能與企業參與電子文件中心事業的發展機會不多有關。

(三)文獻內容分析

綜合分析了有效論文102篇，關于電子文件中心的研究內容如表1和表2所示分為檔案人員外部和內部兩大類：關于電子文件中心的研究內容，各高校檔案館、室以及行政部門有關人員主要研究了我國電子文件中心產生的社會背景，分析了電子文件中心的概念、內涵等，側重點是理論研究。而各省、市檔案局、館檔案系統內部工作人員主要研究了電子文件中心建設的必要性、中心系統的構成、建設的思路與做法、建設現狀、存在的疑問難點、應注意的問題、管理方式和經驗介紹等，主要是實踐研究。通過對這些研究內容進行對比分析，我們可以發現：在關于電子文件中心的研究里，檔案內部人員與外部各類科研人員的研究合作較少，實踐多于理論的且理論研究成果還不足以指導實踐，檔案人員內部對電子文件中心建設的實踐探索也沒有產生大量理論成果。

表1 高等院校、科研機構、公司企業人員研究的內容

表2 各省、市檔案局、館檔案系統內部人員研究的內容

三、我國電子文件中心的研究方向

通過對有效論文文獻的分析研究，我國在電子文件中心上的主要研究方向有以下幾個主要方面：

(一)電子文件中心的概念及其內涵方向研究

1997年發表的 《美國國家檔案館的電子文件中心》一文中第一次出現了“電子文件中心”一詞，提出美國電子文件中心的功能是“對已經移交到NARA(美國國家檔案與文件管理署)的美國聯邦政府的電子文件進行鑒定、登錄、保存、保護并提供利用。[1]”而現如今，對“電子文件中心”的內涵大家卻有著不同的理解，例如：于英香，張其林認為，從邏輯上可以把“電子文件中心”拆分為三個實體概念，即電子文件、文件中心和中心。這三個概念可以組合成兩種結構：第一種結構是“電子文件+文件中心”重點在文件中心上的形式，第二種結構是“電子文件+中心”重點在中心上的形式[2]；持第一種結構觀點的人認為，電子文件中心是檔案室與檔案館之間的電子文件中轉站，是數字檔案館的擴展與延伸，可實現電子文件的收集、管理、利用最后向檔案館中心數據庫移交[3]。持第二種種結構這種觀點的張照余認為電子文件中心是一個網絡現行電子文件的利用中心，相當于是一個計算機管理系統平臺[4]；等等，還有很多同名不同義或者同義不同名的“電子文件中心”出現。為此，馮惠玲教授在《綜合檔案館電子文件管理項目的功能定位》 一文中提出將這些機構、系統或者項目統一稱作“電子文件管理項目”，以應對我國對電子文件中心命名多樣化的情況[5]。

(二)歸屬問題方向研究

在電子文件中心的歸屬問題研究上，曹書芝認為，電子文件中心應該設在檔案館之下，這樣可以體現出檔案館的文件管理中心、檔案信息管理中心、檔案信息傳輸中心這三大功能[6]。胡杰認為，基于電子文件在系統設計階段的前端控制思想和文件往復運動的連續體理論，可以將檔案館作為構建電子文件中心的主體，是符合檔案館的工作職能的，不存在可能出現的職責不清的情況[7]。楊冬權認為，在檔案部門開展電子文件中心的建設，保證電子文件、電子檔案的真實性、完整性，實現文檔一體化，有利于檔案館更好地科學整合各類檔案資源[8]。翟簧遠指出，在檔案館下設電子文件中心，可以解決后續進館檔案的數字化問題，減少資源浪費提高工作效率等[9]。饒露認為，無論是從實踐出發還是從理論或者從法律法規上出發，電子文件中心的管理主體都應該是檔案行政管理部門[10]。從這些研究成果可以得出檔案界學者的其觀點其實都是一致的，大家都主張將電子文件中心的組織管理機制設在檔案行政管理部門或檔案館之下。

(三)電子文件中心檔案人才隊伍建設方向研究

與傳統文件不同的是，電子文件在數字環境下生成，因為電子文件的信息易變性、載體不穩定性等特點，對電子文件的收集、保管、利用、歸檔等全程管理的各環節都有其特殊要求。雖然各單位文書人員的專業知識背景各有不同，但是都必須掌握有關電子文件管理的知識。可以建立長期有效的文書人員培訓機制，來更新文書人員的觀念理念、強化文書人員的技能，從而實現在電子文件形成之初便是高質量的電子文件。與文書人員相比，檔案人員在文檔管理方面具有的較專業的知識，但面對電子文件這個“新興”事物，同樣需要不斷地學習。所以，電子文件中心需要培養或吸收具有信息化意識和技能的檔案人才，并能有與時俱進及時更新電子文件管理知識的意識。

四、結語

近年來我國各省、市、縣已建成多個電子文件中心，但是很多電子文件中心名不符實，根據有效論文的分析明顯可以看到，根據電子文件中心建設過程中得到實踐研究經驗并從實踐活動中提取理論觀點，其后根據切實可行的理論觀點來指導電子文件中心的建設實踐，是從事電子文件中心建設與研究中的重要任務，我們任重而道遠。