物資采購(gòu)的集中管理和財(cái)務(wù)核算問(wèn)題研究

關(guān)春霞

摘 要：我國(guó)各類企業(yè)的數(shù)量隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快而不斷增加，各企業(yè)為了將自身的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升逐漸普遍應(yīng)用了各種管理模式。從物資采購(gòu)方面來(lái)說(shuō)，企業(yè)主要是通過(guò)對(duì)采購(gòu)流程的規(guī)范以及各種財(cái)務(wù)管理方式等為自身的可持續(xù)發(fā)展提供有利的保障。因此本文主要是對(duì)物資采購(gòu)的集中管理和財(cái)務(wù)核算問(wèn)題方面進(jìn)行了具體的研究與分析。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);集中管理;財(cái)務(wù)核算

企業(yè)集中采購(gòu)生產(chǎn)過(guò)程中所需要的物資，宗旨在于集中的計(jì)劃和配送已經(jīng)采購(gòu)的物資，使合理使用物資的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，這整個(gè)過(guò)程中所有的環(huán)節(jié)就是所謂的物資采購(gòu)集中管理。通過(guò)這種管理方式可以將企業(yè)的生產(chǎn)成本大大降低，同時(shí)可以將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升[1]。另外嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算也是物資集中采購(gòu)管理中不可或缺的，只有這樣才能為企業(yè)的健康發(fā)展提供有利的保障。因此具體研究物資采購(gòu)的集中管理和財(cái)務(wù)核算方面的內(nèi)容具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、物資采購(gòu)集中管理和財(cái)務(wù)核算的作用

企業(yè)長(zhǎng)期追求的目標(biāo)之一是通過(guò)有效的管理手段為企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益提供保障，其中只有合理的結(jié)合物資集中管理方式和財(cái)務(wù)核算方式，才能為企業(yè)的資金正常周轉(zhuǎn)提供保障。企業(yè)物資采購(gòu)集中管理和財(cái)務(wù)核算的作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

首先是將企業(yè)的物資成本降低，企業(yè)通過(guò)集中管理物資采購(gòu)環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算方式進(jìn)行應(yīng)用，這樣企業(yè)可以將這一管理和控制方法及時(shí)的掌握，使其將物資成本降低的目的得以實(shí)現(xiàn)。另外企業(yè)在實(shí)際的生產(chǎn)過(guò)程中，在采購(gòu)物資中會(huì)使用很大部分的資金，所以將物資使用量合理的節(jié)省對(duì)企業(yè)降低物資成本方面具有非常重要的作用，而企業(yè)則通過(guò)物資集中采購(gòu)管理和財(cái)務(wù)核算相結(jié)合的方式將其物資成本降低，從而可以將其經(jīng)濟(jì)效益提升。

其次是對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。隨著市場(chǎng)進(jìn)一步發(fā)展這些競(jìng)爭(zhēng)會(huì)更加激烈，各企業(yè)在具有相同的管理方式和經(jīng)營(yíng)方式的狀況下，如果大量的資金被物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中占用，或者長(zhǎng)時(shí)間不使用所采購(gòu)的物資，這些現(xiàn)象都會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成嚴(yán)重的不利影響，甚至?xí)诩ち业氖袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中將企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力大大降低。而企業(yè)通過(guò)合理使用物資集中采購(gòu)管理和財(cái)務(wù)核算，則可以將這種現(xiàn)象在一定程度上避免，從而為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展提供有利的保障。

二、物資采購(gòu)的集中管理方式

（一）物資集中采購(gòu)方式

企業(yè)在之前主要使用分散采購(gòu)方式，隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸對(duì)集中采購(gòu)方式進(jìn)行應(yīng)用，其主要是指相關(guān)的企業(yè)對(duì)于專門(mén)的物資采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行設(shè)立，之后該部門(mén)需要集中統(tǒng)計(jì)企業(yè)各個(gè)分公司和各個(gè)部門(mén)所需要的物資。采購(gòu)部門(mén)通過(guò)統(tǒng)計(jì)出的企業(yè)具體需要的物資，之后需要根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果制定出合理的采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)通過(guò)問(wèn)價(jià)以及比較價(jià)格和質(zhì)量等各個(gè)流程完成集中采購(gòu)物資的工作。相對(duì)于傳統(tǒng)的分散采購(gòu)方式來(lái)說(shuō)，集中采購(gòu)不僅可以將采購(gòu)時(shí)間大大節(jié)省，同時(shí)可以將物資的成本在一定程度上降低，從而可以將企業(yè)的開(kāi)支減少。

（二）物資集中倉(cāng)儲(chǔ)方式

集中倉(cāng)儲(chǔ)主要是指企業(yè)根據(jù)需求建立專門(mén)的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，同時(shí)由總倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)逐漸將各部門(mén)的零散倉(cāng)庫(kù)取代。其中物資的驗(yàn)收區(qū)、理貨區(qū)和儲(chǔ)存區(qū)等各個(gè)區(qū)域共同組成了集中倉(cāng)儲(chǔ)。向企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)部運(yùn)送已經(jīng)采購(gòu)的物資，之后再進(jìn)行卸貨和分類等工作這些是物資驗(yàn)收區(qū)需要完成的內(nèi)容;按照物資不同的種類和作用合理的分類，同時(shí)通過(guò)對(duì)理貨作業(yè)設(shè)備，如輸送機(jī)等高效率的區(qū)分物資這是物資理貨區(qū)需要完成的內(nèi)容;倉(cāng)儲(chǔ)工作人員按照物資的類型合理的放置是物資倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)主要的作用，同時(shí)在存放過(guò)程中要對(duì)物資體積大小以及物資出入庫(kù)的頻率等各方面的因素充分的考慮;倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)將相應(yīng)的物資根據(jù)部門(mén)的需要進(jìn)行配備是物資配貨區(qū)主要的作用。在企業(yè)的物資采購(gòu)管理中，相對(duì)于小規(guī)模分散倉(cāng)儲(chǔ)方式來(lái)說(shuō)，通過(guò)集中倉(cāng)儲(chǔ)模式不僅可以對(duì)企業(yè)采購(gòu)的物資進(jìn)行更加合理和科學(xué)的管理，同時(shí)通過(guò)儲(chǔ)存和分類等這些工作環(huán)節(jié)將物資的整個(gè)流通時(shí)間大大縮短，從而將企業(yè)的工作效率提升，這對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也具有非常重要的作用。

（三）物資集中配送方式

集中配送主要是指企業(yè)的專業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析以及按照各個(gè)部門(mén)實(shí)際使用和申請(qǐng)物資的情況集中配送相應(yīng)的物資[2]。通過(guò)集中配送方式可以將各部門(mén)濫用物資和浪費(fèi)物資的現(xiàn)象大大減少，將企業(yè)的成本降低，從而可以將企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。

（四）物資集中結(jié)算方式

集中結(jié)算主要是指企業(yè)統(tǒng)一的管理和結(jié)算采購(gòu)部門(mén)和各個(gè)部門(mén)采購(gòu)物資的金額，同時(shí)將合理的物資支付保障制度及時(shí)的建立。企業(yè)通過(guò)對(duì)集中結(jié)算方式的應(yīng)用，可以將人為因素造成的“吃拿卡要”的現(xiàn)象有效的避免，這對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也具有非常重要的作用。

三、物資采購(gòu)集中管理模式下的財(cái)務(wù)核算流程

在企業(yè)物資集中采購(gòu)管理模式下，物資的財(cái)務(wù)核算也是采購(gòu)流程中所包括的，其中財(cái)務(wù)核算流程主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）將請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)物資及時(shí)確定

企業(yè)的請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需要將請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃按照物資的實(shí)際需求合理的制定，同時(shí)將采購(gòu)申請(qǐng)向采購(gòu)部門(mén)提出，采購(gòu)部門(mén)將具體的請(qǐng)購(gòu)單按照請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的申請(qǐng)以及物資的庫(kù)存等各個(gè)方面進(jìn)行開(kāi)具，同時(shí)需要將采購(gòu)物資的規(guī)格和數(shù)量等在請(qǐng)購(gòu)單上標(biāo)明[3]。之后部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要在采購(gòu)部門(mén)開(kāi)具好的請(qǐng)購(gòu)單上簽字，這樣下一步的會(huì)簽工作才能進(jìn)行。一般情況下是由財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)按照物資金額進(jìn)行權(quán)限批準(zhǔn)，然后在通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批，將這些都完成以后采購(gòu)部門(mén)才能對(duì)相應(yīng)的采購(gòu)工作進(jìn)行開(kāi)展。

（二）將前期準(zhǔn)備工作根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單做好

詢問(wèn)物資的價(jià)額、與供應(yīng)商進(jìn)行談判以及對(duì)相應(yīng)和采購(gòu)合同進(jìn)行擬定等這些都是采購(gòu)之前需要完成的準(zhǔn)備工作，這些工作是需要采購(gòu)部門(mén)按照批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行的。將前期準(zhǔn)備工作做好以后，采購(gòu)部門(mén)需要向公司的法律事務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備相應(yīng)的采購(gòu)合同，其中法律事物部門(mén)主要的任務(wù)是對(duì)物資采購(gòu)和合同中是否存在引起法律風(fēng)險(xiǎn)的條款進(jìn)行審查，財(cái)務(wù)部門(mén)主要的任務(wù)是仔細(xì)審核合同規(guī)定的采購(gòu)金額和付款方式等相應(yīng)的條款。通過(guò)法律部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審查后確定合同沒(méi)有問(wèn)題，對(duì)合同公章進(jìn)行加蓋，同時(shí)進(jìn)行存檔備查。

（三）將所采購(gòu)的物資全面核查

當(dāng)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)完成采購(gòu)工作以后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)合作共同完成驗(yàn)收、質(zhì)檢和入庫(kù)等各項(xiàng)工作。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的負(fù)責(zé)人主要是在核驗(yàn)后在質(zhì)檢報(bào)告和入庫(kù)單等進(jìn)行簽字，之后在財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部進(jìn)行存檔。另外財(cái)務(wù)部門(mén)要檢查和核算收到的采購(gòu)單，落實(shí)采購(gòu)物資是否已經(jīng)到達(dá)企業(yè)。

（四）領(lǐng)用和盤(pán)查物資

企業(yè)在領(lǐng)用物資時(shí)，相關(guān)的領(lǐng)用部門(mén)需要對(duì)一式三份的領(lǐng)料單進(jìn)行填寫(xiě)，而且要通過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)以后倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)才能對(duì)物資進(jìn)行發(fā)放。領(lǐng)用部門(mén)填寫(xiě)的領(lǐng)料單需要在物資領(lǐng)用部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行存檔。采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)要在每個(gè)月月底核查和判斷物資的采購(gòu)和出入庫(kù)的數(shù)量，之后向財(cái)務(wù)部門(mén)遞交盤(pán)查數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)部門(mén)需要按照入庫(kù)單等各種單據(jù)等比較采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，當(dāng)確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)確以后再對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行核算，同時(shí)要核對(duì)采購(gòu)部門(mén)的物資成本數(shù)據(jù)，使賬實(shí)相符的目的得以實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)論

企業(yè)通過(guò)物資集中采購(gòu)管理和財(cái)務(wù)核算方式可以將企業(yè)的成本大大降低，其主要是通過(guò)企業(yè)各個(gè)部門(mén)，如采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等之間的合作，將物資采購(gòu)的成本降低，同時(shí)可以將企業(yè)的資金使用率提升，這樣不僅可以將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升，同時(shí)對(duì)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展也具有重要的推動(dòng)作用。所以企業(yè)需要將物資采購(gòu)集中管理和財(cái)務(wù)核算方式合理的結(jié)合和應(yīng)用。

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