高校教學秘書職業倦怠現象及對策研究

徐蓉蓉

摘要：職業倦怠經常困擾以人為服務對象的工作領域的工作人員，高校教學秘書的工作由于經常要與領導、教師、學生、家長打交道，在實際工作中容易造成因工作壓力而緊張的情況，同時相比教師，其職業聲望和工作待遇偏低等現實狀態，容易使高校教學秘書產生職業倦怠。因此，應采取切實有效的措施和方法，提高教學秘書的職業幸福感，提升自我價值感，以緩解職業倦怠的發生。

關鍵詞：教學秘書 職業倦怠 對策

中圖分類號：G647? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）04-0166-03

一、問題的提出

教學管理是高校在教學環節中最重要的一個部分，而承擔教學管理的基層行政管理人員，就是高校各二級學院的教學秘書。作為溝通教師與學生、各學院、各部門系部中心的橋梁，教學秘書是兼具上傳下達和管理溝通的紐帶，也是一個在日常工作中需要以人為服務對象，持續、高度密切聯系師生的行政管理崗位。隨著高校的擴張和國際化辦學的不斷加強，高校由原來的兩級管理模式轉變為學校—學院—系（部）三級管理模式，加之管理權限的不斷下移，各二級學院的教學管理任務也迅速加重。伴隨著高校國際化程度的不斷加深以及各國家留學生成規模增長，教學秘書的工作內容從原先固定瑣碎的辦公室行政事務工作變成頗具規模的挑戰性工作，不僅需要儲備專業知識，還需了解專業前沿領域、了解多元文化，更要具備國際視野。一貫以來，高校管理者和專業教師對教學秘書隊伍存在一定偏見，對教學秘書的工作性質、工作內容和工作價值并不抱有贊美認可的態度，同時教學秘書隊伍的專業發展沒有合理保障，在工資待遇、評定職稱等方面并不能實現利益公平對等，一系列的現實情況導致了教學秘書容易產生心理不平衡，在情緒和身心上長期處于疲憊不堪的狀態。因此，關注這部分群體，了解他們的工作性質，了解他們產生職業倦怠的原因，合理疏導消極情緒的產生，對于緩解職業倦怠現象有重要作用。

二、教學秘書職業倦怠內涵及表現

1.教學秘書職業倦怠的內涵

費登伯格自從提出職業倦怠概念以來，國內外學者主要從情感衰竭、去個性化以及低個人成就感三個維度進行分析。情感衰竭是指在工作中，因個人無法平衡處理自身與工作環境的關系而感到疲憊，容易有緊張和煩躁感。去個性化是指個人對待“場域”環境中的領導和同事態度平淡，人際交往冷漠，對人待事疏遠漠然。低成就感指對自己的工作力不從心，狀態消極產生自卑挫敗感。教學秘書的職業倦怠是指教學秘書由于工作壓力，在身心和情緒上長期處于緊張不適狀態，從而引起情感衰竭、去個性化以及低個人成就感的連鎖反應。

2.教學秘書職業倦怠的表現

教學秘書職業倦怠主要分為實際工作中的倦怠表現和心理倦怠表現兩種。

工作中的倦怠主要表現為：（1）辦事拖沓、效率低下。不能正確認識工作的重要性，能拖就拖。（2）推脫責任。對于自己的工作應付了事，不愿投入過多精力。（3）情緒失控。對工作熱情度不高，易煩躁、態度生硬、喜怒無常。在工作中，容易人際關系處理得不夠和諧，久而久之會出現惡性循環，嚴重影響日常工作。

心理上的倦怠主要表現為：（1）亞健康、易生病。教學秘書的職業倦怠表現為精神緊張或亢奮、長期疲勞、失眠等。（2）壓力大、易焦慮。隨著工作節奏的加快和節奏的加強，教學秘書經常會感到壓力重重。如無法調節，工作壓力也隨之轉到生活和情感上，使他們對于任何事情都提不起興趣。心理倦怠程度越深，職業倦怠程度越重，緩解難度就越大。

三、高校教學秘書現存主要問題

1.人員配備少，角色多重

目前高校教學秘書隊伍的人員配備嚴重不足，二級學院幾百上千本科生，教學秘書工作往往只由1個人來承擔，顯然無法滿足教學管理的需要。在工作中，教學秘書完全服從教學院長的管理，協助領導完成教務處下達的各項工作任務。因此，他們的工作內容主要是保證教學秩序有條不紊，服務師生順利開展教學活動，在工作性質和職能上來說，輔助性是基本屬性。[1]在服務師生開展教研活動中，需要教學秘書承擔或溝通協調的事情涉及方方面面，因此教學秘書的工作內容千頭萬緒，工作職責范圍龐大。再者，有些教務秘書身兼多職，身份多重，角色交叉繁雜，導致事務纏身，心生壓力。

2.教育國際化帶來的新挑戰

作為高校教學管理工作的執行者和管理者，教學秘書的崗位任務繁重，需具備一定的專業素養。尤其是上文所述隨著高校擴張、高校國際化、多校區建立等，教學秘書也需要不斷與時俱進，吸收和學習先進的管理手段，不斷提高工作能力才能跟得上目前不斷更新開拓的工作內容。而目前教學秘書隊伍中，年齡結構不合理、學歷不高、所學專業不對口、工作年限較長導致思維僵化的教學秘書人數較多，這必然給教學管理工作帶來一定影響。

3.工作高強度，職業認可度低

教學秘書每天的日常事務都是忙碌且繁雜的，加上工作責任重大，尤其碰到教學事故、學生入學、學生畢業等比較重要且需要高強度工作節奏時，情緒始終是緊張且焦慮不安的。但在工作回報中，教學秘書通常會遇到一定的偏見，基層管理崗位經常不被重視和理解，付出的勞動得不到應有的尊重，工作的業績得不到應有的認同，當自己的心理需求得不到回報時，漸漸被消極懈怠的情緒籠罩，原本熱情積極的工作狀態也化為烏有。

4.工作環境封閉，缺乏業務交流及專業培訓

教學秘書整天埋首于具體的事務性工作，難有時間脫身參加業務學習和對外交流。這將影響他們的教學管理能力，在個人事業的成長與發展中也難有建樹。尤其是高學歷人才加入這個隊伍后，往往會倍感限制，無法施展個人才華和能力，久而久之也只能埋沒在具體細致的工作中，無暇思考科研和實踐，大大削弱了自身的能力和專業水平。

四、高校教學秘書職業倦怠的歸因分析

（一）從工作特征因素分析

作為服務型輔助型崗位，教學秘書是以服務人為主要工作方式，在此過程中，如果不能受到教師和學生充分的尊重和認可，他們會對自己的職業聲望感到悲觀，工作成就感就會大幅下降。

1.較低的職業聲望

職業聲望是個人對本職工作的希望和向往。高校內部相當于一個小社會，教學秘書在這個工作環境中高強度工作，但在職業晉升評比和工資待遇等方面與專業的任課教師相比，明顯要困難低下很多。和擁有較高職業聲望的高校教師相比，教學秘書在教學能力和科研水平上遜色許多;和在高校行政機關的行政管理人員相比，教學秘書在基層工作，處在金字塔最低端，通常是被領導遺忘的角落，是相對尷尬的位置。在職業功能上，高校依靠教師的教學能力和科研水平獲得社會聲望，而教學秘書的職能是執行者和傳達者，目的是為確保高校教學活動有序、順利、穩定開展，他們的工作成果較模糊，工作價值較隱蔽。在教學秘書的素質方面，以往對其學歷和辦事能力要求不苛刻，此崗位也經常是轉崗人員和引進人才家屬的安置性崗位，被看作沒有技術含量的事務性工作，因此在高校內部并不受重視。

2.繁重的工作負荷

研究表明，工作負荷與職業倦怠呈正相關，工作負荷越重，職業倦怠程度越高。筆者走訪南京某地方高校，對部分教學秘書進行個案訪談，以確保對高校教學秘書職業倦怠研究的真實性。

訪談提綱如下：

（1）您現在對工作的感覺是否愉快舒適？

（2）工作中，是否感覺到壓力？壓力來源于工作壓力還是來源于精神壓力？

（3）結束工作后，是否覺得疲憊？能做到徹底放松嗎？

（4）面對同事和學生，您是否感到困擾？

（5）在工作中您是否獲得充分尊重？是否有令您印象深刻的事件？

（6）您是否在工作中收獲成就感？

（7）如果有選擇機會，您是否愿意繼續擔任教學秘書一職？

訪談摘錄1：

一位工作五年的教務秘書說：“我每天的工作狀態都是連軸轉，尤其是開學初與學期末，我都是在老師和學生之間來回忙碌。教學管理事小但往往有連鎖反應，一個小問題經常需要通知完老師后通知學生，電話來回幾次才能落實。很多工作量是無法細致衡量的，無法寫到工作日常中去量化核算。我碩士畢業后來到學校工作，原本以為教學秘書適合我這個女生工作，但現在看來完全不輕松。最讓我不滿意的是，我沒有任何時間去考慮和自己專業相關的所有事情，每天的工作就夠我忙了，如果讓我重新選擇，我會去公司，同樣的忙碌，但至少錢賺得多。”

（二）從個體因素分析

1.較高的工作壓力

教學秘書的崗位工作千頭萬緒，需要仔細梳理每個時間節點對應的工作安排，尤其是入學畢業、學業調整、調停課程等環節需要有高度的責任心，否則極有可能會造成教學事故，帶來嚴重的后果。因此，教學秘書的精神壓力較大，對每件重要的事項都經常反復核對、檢查、確認。由于擔心出錯，精神上往往變得很焦慮不安，許多教學秘書都有較為嚴重的強迫癥。如果長期處于精神壓力下，極易產生職業倦怠，對個人心理健康也會造成傷害。

訪談摘錄2：

我最擔心同時處理多個問題導致的疏忽和紕漏，比如老師安排調停課，我手上有其他事情在做，很有可能過一會兒就忘記了。所以經常被嚇出一身冷汗，害怕忘記通知學生重要的教學安排，導致發生教學事故。最擔心學生的畢業問題，有很多無法順利畢業的學生在學業上的問題很多很雜，我經常擔心忘記告知他們重要的通知和信息，因為自己的疏忽導致學生錯過選課、考試等重要環節而無法順利畢業。這對我來說是最大的責任也是最容易引起我心理波動的問題。

2.嚴重沖突的角色

教學秘書經常會面臨管理工作與本職工作之間的沖突。身為基層管理崗位，就有來自管理崗位的權利，但在現實工作中，教學秘書并沒有教學管理的指揮者和管理者權利，扮演更多的是“辦事員”“被監督者”角色。

訪談摘錄3：

一位教務秘書說：“我們學院是一個大學院，教師數量一百多人，本科生總數上千人，所有和教學相關的事情都壓在我一個人身上。現在學校將很多權限下移，原來歸口到教務處和其他學院的事情全部要由自己學院承擔，大大增加了我的工作量。很多時候午休都沒有，因為學生經常會在上午四節課后來咨詢問題、辦理各類手續。關鍵是我不僅僅只是做教務秘書一個工作，我還是黨員、學院工會成員、資產管理員，我的精力被其他事項分散了許多，我的疲勞感都是來自于精神，我絲毫感覺不到有喘口氣的輕松，每天我都心事重重。”

（三）從組織因素分析

1.邊緣化的身份

高校有專門為教師設立的各類獎項，也有為輔導員設立的專項獎勵，但教學秘書這個崗位與各種獎項無緣。在工作中，教學秘書作為管理第一線人員，卻鮮少直接參與到學院教學管理中，最多是個會議記錄者、拍照寫稿人員，參與程度較低。每年都有教師進行專項業務培訓，但教學秘書幾乎沒有任何參與培訓、促進職業發展的機會。

2.組織支持度較低。

從學校的角度出發，并未重視教學秘書的工作價值，給與的支持感較低，在工資福利方面并未有相應的提高。當教學秘書對組織的支持產生消極認知時，會產生負向信念，在自身的貢獻和組織的不支持中找不到平衡點，導致產生消極情緒，降低工作效率，引發工作倦怠。

五、緩解高校教學秘書職業倦怠的策略

職業倦怠嚴重影響了教學秘書的工作效率和管理水平，同時也對身心造成持續的不良影響。因此，需要高校和教學秘書共同努力，盡可能預防和緩解職業倦怠現象。

（一）以人為本，注重人文關懷

高校應堅持以人為本、柔性管理的理念，將工作始終建立在維護教學秘書尊嚴、肯定教學秘書價值，關心教學秘書工作、促進教學秘書走專業化道路之上，客觀考評教學秘書的業績，科學開展績效考核，關注他們不同層次的需要。

（二）健全教學秘書隊伍建設，促進隊伍專業化發展

教學秘書職業聲譽及社會支持度的提高需在加強隊伍建設上下功夫。高校應將教學秘書、輔導員等基層行政管理人員納入和教師同等專業化建設的道路上來，使他們成為“內化職業守則、完善職業人格、發展成為專業領域的帶頭人”[2] ，堅持不懈抓好崗前培訓、在職能力培訓和學歷培訓、專業技能培訓。重視教學秘書的培養、培訓和選拔，使他們全面提升工作效能，提高工作認同感。

（三）完善激勵機制，打通職務晉升通道

高校應針對教學秘書等基層行政管理人員建立單獨的崗位職稱評定體系，應突出教學秘書的工作特點，結合工作實際，確定評價準則，給優秀的教學秘書打通職務晉升通道。其次，應制定公平完善的科學評價制度，高校應關注隱性、非及時性的考核指標，同時結合可量化的顯性指標，完善激勵機制。全面貫徹習近平總書記“營造人人皆可成才、人人盡展其才的良好環境，努力培養高素質勞動者和技術技能人才”的精神。[3]

（四）倡導積極心態，緩解職業壓力

教學秘書的工作繁重、角色定位模糊以及較低的職業成就感等一系列問題長期存在，高校應幫助教學秘書全面評價自身的工作、學習和生活，找出癥結，幫助他們提高抗壓能力，培養積極樂觀的心態。定期舉辦各類講座和培訓班，輔助教學秘書持續充電，引導他們設置職業規劃，獲取和更新知識和信息庫，幫助他們更好地勝任工作角色，更從容自信地完成工作任務。

參考文獻：

[1]何建民.培育一流國際工商管理人才[M].上海：上海外語教育出版社，1999.

[2]許磊，陳九如.從規約到自律：高校輔導員職業守則內化與職業人格的完善[J].學校黨建與思想教育，2017（3）：86-88.

[3]決勝全面建成小康社會 奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利——在中國共產黨第十九次全國代表大會上的報告[R].2017.

責任編輯：孫瑤