新常態檔案管理工作分析

林永春

【摘要】對于一個單位而言，檔案管理質量有所保證，組織管理水平就會反映出來。當然，檔案管理也是提高工作質量的重要條件，有助于推進各項工作的順利展開。企業要做好檔案管理工作，就需要調整好工作思路，確保檔案信息準確完整，以提高檔案服務質量。本論文針對新常態檔案管理工作展開研究。企事業單位在發展的進程中會產生各種信息，對這些信息進行收集、匯總、分類，檔案處理，就形成了檔案。檔案反映了單位發展中發生的大事記，都是真實、客觀的記錄，對于單位的發展具有重要的意義。但是，一些單位對于檔案管理工作沒有予以重視，不僅沒有發揮檔案的優勢，而且還產生一些管理漏洞，導致檔案記錄不夠準確，甚至檔案資料缺乏連貫性，這就給單位的各項工作造成負面影響。新常態下，就需要對檔案管理工作做出調整，充分發揮其服務價值。

【關鍵詞】新常態 檔案 管理工作

企事業單位在發展的進程中會產生各種信息，對這些信息進行收集、匯總、分類，檔案處理，就形成了檔案。檔案反映了單位發展中發生的大事記，都是真實、客觀的記錄，對于單位的發展具有重要的意義。但是，一些單位對于檔案管理工作沒有予以重視，不僅沒有發揮檔案的優勢，而且還產生一些管理漏洞，導致檔案記錄不夠準確，甚至檔案資料缺乏連貫性，這就給單位的各項工作造成負面影響。新常態下，就需要對檔案管理工作做出調整，充分發揮其服務價值。

一、檔案管理工作中所存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏正確的認識

檔案管理工作逐漸實現了信息化，對于部分檔案管理人員而言是一種挑戰。檔案管理人員由于對這項工作缺乏正確的認識，因此，在工作中就無法端正態度，對于信息化的檔案管理模式甚至會存在抵觸的情緒。檔案管理人員對于管理工作沒有與時俱進，依然將紙質的檔案資料儲存方式為主，沒有做到紙質檔案與電子檔案相結合，就會導致檔案資料的信息化管理失去意義。

檔案管理信息化建設中需要投入資金，檔案信息的錄入也需要花費一定的時間和精力，如果對檔案信息化管理認識不到位，就必然會對檔案信息化的進程造成一定的影響。

（二）檔案管理設備沒有及時更新

新常態的檔案管理工作實現全面信息化，所使用的設備包括計算機、掃描儀、打印機以及專業的檔案管理軟件、多功能保管柜等等，在檔案管理部門還需要安裝監控設備等等，所有的設備齊全了才能有效地展開工作。但是，由于單位的領導沒有對檔案信息化高度重視，或者存在資金不足的問題，就會導致設備缺失，檔案信息化管理工作不能全面落實。

（三）檔案管理的信息化建設水平不高

雖然很多單位已經實現了檔案信息化管理，但是由于信息化管理水不高，使得檔案管理工作沒有發揮數字管理的優勢。沒有實施檔案管理的系統化，網絡技術沒有發揮作用，檔案管理工作沒有得到實質性的提升。

二、新常態檔案管理工作進一步完善的有效措施

（一）對于檔案管理工作的重要性要有明確的認識

檔案管理的工作在一個單位中的作用看起來微乎其微，事實上與每一名員工的工作生活息息相關，甚至關乎到單位的未來發展。信息時代，檔案管理工作實現了信息化，采用計算機檔案管理軟件對檔案信息實施數據化管理，獲得科學化的結論，由此整理的檔案資料更具有參考價值，不僅為單位提供服務，也為國家的發展起到一定的促進作用。

新常態環境中，對于檔案管理工程要做出調整，管理模式也要不斷地完善，使得檔案的價值得以充分發揮，而且檔案管理工作也能夠獲得突破性的進展。檔案管理工作中采用計算機專業管理軟件實施管理，不僅檔案管理的質量和效率提高了，管理人員的勞動強度也會相應地降低。在檔案管理工作中，為了實現檔案管理的信息化，還需要對檔案資料予以補充，應用信息技術可以很方便地補漏，而且還避免重復勞動。使用計算機實施檔案管理，可以使用檢索功能對檔案資料進行查詢，將檔案管理中所存在的問題查找出來，采取有效的措施處理。此外，檔案信息還可以在網絡平臺上共享，接受監督，有助于檔案管理質量提高。

（二）檔案管理工作的保障力度要加大

在檔案管理工作中，包括技術、資金、人員等等都需要一定的投入。如果檔案管理工作缺少專業的人才，就無法順利展開工作，特別是使用計算機實施檔案管理，如果管理人員不能熟練操作專業軟件，在檔案管理工作中就會遇到很多的困難。檔案管理人員不能使用數字化技術，就不能滿足檔案數字化管理的需求。

對于檔案管理人員要落實培訓工作。單位要定期組織檔案人員接受新的知識和技術培訓，讓檔案管理人員提高新知識的接受能力，熟悉數字化的檔案管理環境。將培訓工作與激勵機制相結合，發揮激勵效應，使得檔案管理人員對接受培訓產生積極意識，認識到本職工作的重要性，以良好的精神狀態投入到工作中。

三、結束語

綜上所述，新常態環境下，對于檔案管理有了新的要求，這就需要檔案管理人員對于自身的知識結構要不斷地完善，提高職業素質，檔案管理的綜合技能有所提高。檔案管理工作中，要嚴格遵循相應的管理規范，還要順應時代的要求，使得檔案管理水平有所提升，檔案的服務價值得到發揮。