高校戶籍管理存在的問題與解決途徑

馮康

【摘 要】 本文認為高校戶籍制度有階段性、管理型與服務型兼具、靈活多變的特點。現(xiàn)行的高校戶籍管理制度存在一定的問題和弊端，提出了相關(guān)建議和解決途徑：建立電子化戶籍信息數(shù)據(jù)庫；不再替往屆生保留戶籍檔案；將高校戶籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務職能為主。

【關(guān)鍵詞】 高校戶籍管理；電子戶籍信息庫；服務性

高校戶籍管理是高校履行管理職能的重要一環(huán)，主要通過高校行政機關(guān)保衛(wèi)處下屬的戶籍科或戶籍室來實現(xiàn)。計劃經(jīng)濟時代，人口流動性非常小，各單位的人口數(shù)量相對固定，加上大學生數(shù)量在當時非常稀缺，高校的戶籍管理工作壓力并不是很大。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，社會人口流動性不斷增加，加上高校逐年的擴招造成大學生數(shù)量越來越多，高校作為接收外來人口的主要單位，其戶籍管理工作越來越重要，壓力也越來越大，逐漸成為高校安全管理的基礎(chǔ)性工作。高校作為一種具有行政級別的事業(yè)單位，具有相對封閉性和獨立性，其戶口雖然在名義上屬于轄區(qū)派出所管理，但是其戶口是獨立的集體戶口，且數(shù)量多、流動性大，公安機關(guān)本著“單位自管”的原則，將高校集體戶交由高校自己管理，高校戶籍的日常管理工作主要由高校戶籍室承擔。

一、高校戶籍制度的特點

與普通戶籍管理制度相比，高校戶籍管理制度有著自身的特點：

首先，高校戶籍管理工作具有階段性。高校戶籍管理工作有著鮮明的時間階段，高校戶籍管理服務的對象主要是學生，新生入學季和畢業(yè)生離校季是高校戶籍工作的兩個高峰階段，這兩個階段時間緊、任務重，對戶籍管理工作的質(zhì)量和效率提出了要求。平時的日常管理工作主要是受理學生或教職工借用戶籍卡、對零散人員開具落戶介紹信以及辦理身份證等事項。

其次，高校戶籍管理工作具有管理性和服務性。一方面，高校戶籍室是學校的管理部門，其首要職能就是管理學生和教職工的戶籍檔案，除此之外，還承擔給學生和教職工開具落戶介紹信、辦理身份證等工作。另一方面，高校戶籍室也是窗口單位，其服務的對象是廣大師生員工，其服務態(tài)度、服務水平關(guān)乎學校的形象。因此，高校戶籍工作人員要把服務意識放在首位，不斷提升服務態(tài)度和服務水平。

最后，高校戶籍管理工作具有靈活性和多變性。計劃經(jīng)濟時代，政府對戶籍的管控非常嚴格，外地戶口要落入學校集體戶需要嚴格的條件和繁瑣的手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，尤其是政府的吸引人才戰(zhàn)略，政府對戶籍政策有所放松，落戶條件和手續(xù)也隨之簡化。高校戶籍政策與當?shù)卣膽艏邟煦^，隨著政府的戶籍政策變化而及時調(diào)整。

二、高校戶籍制度存在的問題

高校戶籍制度隨著經(jīng)濟社會發(fā)展做出了相應的調(diào)整，但是仍然存在著一些問題。主要表現(xiàn)為管理模式陳舊、畢業(yè)生戶口留校的弊端、其他業(yè)務對戶籍管理的不利影響等幾個方面。

1、高校戶籍管理模式陳舊

在絕大多數(shù)高校，戶籍管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段。新生報到將落戶材料交給戶籍管理人員，后者將材料送往轄區(qū)派出所戶籍室，待派出所辦理好戶籍卡后，戶籍管理人員按照年級、地域等類別將學生的戶籍卡保存。這種管理方式有著許多弊端，比如容易遺失、遺漏。學生借戶籍卡辦理個人事務有時用完不能及時歸還，加上學生自己保管不善，很容易丟失戶籍卡。畢業(yè)戶籍派遣時，戶籍管理人員向?qū)W生發(fā)放戶籍卡，在這過程中，學生數(shù)量大且集中，戶籍卡在發(fā)放過程中很容易出現(xiàn)發(fā)錯或遺失的情況。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的戶籍管理模式已經(jīng)不能滿足戶籍工作的需要，需要新的管理模式來取代現(xiàn)有的模式。

2、畢業(yè)生戶口留校的弊端

高校每年都存在畢業(yè)生戶口留校的情況，有一部分畢業(yè)生畢業(yè)時暫時未就業(yè)，沒有單位可接收，高校原則上將學生的戶籍保留兩年。這種政策短期看來對畢業(yè)生有利，給了他們一定的緩沖期，戶口不至于直接被打回原籍。但是這給學校的戶籍管理工作帶來了負擔。學校集體戶具有臨時性、階段性的特點，學生只是在校期間可以落集體戶，畢業(yè)后學生在身份上與學校脫離關(guān)系，學校不再有幫其管理戶口的義務。

3、戶籍管理存在責任漏洞

畢業(yè)給學生發(fā)放戶籍卡會出現(xiàn)很多問題。戶籍卡發(fā)放給學生后，戶籍管理人員過段時間對是否給某一個學生發(fā)過戶籍卡這件事沒有印象，個別畢業(yè)生會利用這點，把自己丟失戶籍卡的責任推給戶籍管理人員，指責戶籍管理人員在畢業(yè)時沒有將戶籍卡發(fā)放給自己。戶籍管理人員苦于沒有證據(jù)證明發(fā)放了戶籍卡，即便不認為自己有責任，也無法證明畢業(yè)生的指責是毫無依據(jù)的，反之亦然。這樣的管理會導致出現(xiàn)事情主體責任不明的情況，不利于明確戶籍管理人員和學生的責任。

三、優(yōu)化高校戶籍管理的方法

高校戶籍管理必須與時俱進，改變舊的管理模式，本著精簡管理成本、提高管理效率的原則，優(yōu)化高校戶籍管理方法。筆者認為，應當從以下幾個方面進行改變：

1、建立電子化戶籍信息數(shù)據(jù)庫

戶籍信息具有數(shù)量多、變化快的特點，而紙質(zhì)版的信息留存方式顯然不適應戶籍信息的特點，從而造成戶籍信息不能夠及時更改，出現(xiàn)戶籍真實狀態(tài)與戶籍信息狀態(tài)不一致的問題。而建立電子化戶籍信息之后，這樣的問題就不會出現(xiàn)。電子化戶籍信息更改起來十分方便，一旦現(xiàn)實戶籍狀態(tài)有任何變動，戶籍管理人員可以及時更改戶籍信息，這樣就能夠保證戶籍狀態(tài)與戶籍信息保持一致，避免戶籍狀態(tài)與戶籍信息脫節(jié)的情況出現(xiàn)。

2、不再替往屆生保留戶籍檔案

根據(jù)公安機關(guān)現(xiàn)行的戶籍政策，畢業(yè)生的戶口可以在學校保留兩年，兩年后打回畢業(yè)生原戶籍地。這項政策對畢業(yè)生來說是有利的，有些學生畢業(yè)后一開始未找到合適的就業(yè)單位，又不想把戶籍遷回原籍，學校替這一部分學生保管兩年戶口，兩年內(nèi)學生找到就業(yè)單位，就會順利將學校戶口遷出。這項政策給學校帶來了很大的工作壓力。按理來說，高校集體戶口本身就具有臨時性、期限性的特點，學生入學落戶、畢業(yè)遷戶是最符合高校集體戶口的狀態(tài)。但是替畢業(yè)生保管兩年戶口的政策會造成很多問題，比如會積壓很多往屆生的戶籍檔案，不僅帶來了戶籍工作人員日常的管理壓力，而且還存在著保管期限到了之后的二次派遣問題，這又增加了工作量。因此，從降低戶籍管理成本、提高戶籍管理效率的角度出發(fā)，應當改變替往屆生保管兩年戶籍檔案的政策，不再替往屆生保留戶籍檔案。

3、將高校戶籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務職能為主

以往高校戶籍室主要行使的是管理職能，集中表現(xiàn)為日常保管學生和教職工的戶籍檔案，學生和教職工若要借用戶籍檔案辦理個人事項，必須攜帶有關(guān)證件并填寫借條方可借用。但是，有相當一部分學生和教職工總是借用完戶籍卡后不歸還。時間久了之后戶籍卡持有人不慎丟失戶籍卡，為撇清自身的責任，會到戶籍室佯裝借用戶籍卡，如果戶籍管理人員沒有妥善保管借條出現(xiàn)借條丟失的情況，這樣就會把戶籍卡丟失的責任巧妙地歸到戶籍管理人員身上，后者卻無法證明前者丟失戶籍卡的責任，這就導致責任歸屬出現(xiàn)問題。因此，必須采取有效的辦法來明確戶籍管理者與被管理者之間的責任。筆者認為，將戶籍卡交給學生和教職工自行保管是明確責任的有效方法。戶籍卡交給前兩者的好處是顯而易見的。首先，學生和教職工自行持有戶籍卡可以在自己需要辦理個人事務的時候直接使用戶籍卡，省去了來戶籍室借戶籍卡這一環(huán)。其次，戶籍卡由學生和教職工自己持有明確了戶籍保管責任，如果發(fā)生戶籍卡持有人丟失戶籍卡的狀況，責任由戶籍卡持有人自己承擔，高校戶籍室沒有任何責任。最后，這減輕了戶籍室的管理負擔，有利于戶籍室更好地履行服務職能、提高服務水平。學生和教職工的戶籍卡的數(shù)量相當多，日常管理這些文檔是一項相當耗費時間和精力的工作，而且需要承擔管理責任，一旦戶籍卡因保管不善出現(xiàn)問題，戶籍管理人員會被追究責任。這些都會讓戶籍管理人員倍感壓力，影響其在日常工作中的服務態(tài)度和服務水平。只有將戶籍卡交給學生和教職工自行管理，減輕戶籍工作人員的管理負擔和心理負擔，他們才能把更多的時間和精力放履行服務職能、提高服務水平上。

隨著我國市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展和人口流動性的增加，尤其是大城市對人才吸引力度的加大，戶籍政策作為吸引人才的手段必將進一步放寬，高校戶籍管理必須適應時代發(fā)展需要，其理念由以前的“管理為主，服務為輔”轉(zhuǎn)化為“以服務為主，管理為輔”。只有弱化管理職能，提高服務職能，才能讓戶籍政策成為經(jīng)濟社會發(fā)展的助力器，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出應有的貢獻。

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【作者簡介】

馮 康，任職于西北政法大學，從事戶籍管理工作.