檔案信息化安全管理體系構(gòu)建思考

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域的信息化特點(diǎn)越發(fā)突出。因檔案內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量龐大，引入信息化技術(shù)可增強(qiáng)檔案管理工作效率。基于此，本文對(duì)檔案信息化安全管理體系構(gòu)建的重要性、存在的問(wèn)題、主要內(nèi)容進(jìn)行了研究，以增強(qiáng)檔案管理效率和安全性水平。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；安全管理；體系

引言

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一，也是支持和服務(wù)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作。安全、高效的檔案管理可有效增強(qiáng)檔案管理部門的服務(wù)水平，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化安全管理體系建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。因檔案管理領(lǐng)域中對(duì)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在一定程度上增強(qiáng)了檔案信息化管理水平。在提升檔案信息化管理水平的同時(shí)，還要確保檔案的安全性水平，這就需要對(duì)檔案信息化安全管理體系建設(shè)加強(qiáng)研究。

1、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建的重要性

1.1增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和效率

實(shí)際上，檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建具有很多優(yōu)勢(shì)，在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣性特征進(jìn)行完善的同時(shí)，還能對(duì)管理程序進(jìn)行簡(jiǎn)化。例如，可大幅度縮減檔案資料收集、歸檔、保存、檢索、查詢等工序中的復(fù)雜性，并將紙質(zhì)檔案資料以電子檔案的形式顯現(xiàn)，增強(qiáng)了檔案管理效率，降低了檔案人員的工作強(qiáng)度。

1.2減少檔案管理工作任務(wù)

在構(gòu)建檔案信息化安全管理體系的過(guò)程中，需借助于各種現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能將傳統(tǒng)工作模式逐漸演變?yōu)楹?jiǎn)易化的操作程序，以便于對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，增強(qiáng)了其的信息化和數(shù)字化特征。檔案工作人員在查詢所需的資料信息時(shí)可借助于網(wǎng)絡(luò)檢索平臺(tái)，而在對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)只需要保證錄入的準(zhǔn)確性水平。由此不難看出，檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建可有效降低檔案人員的工作任務(wù)，推動(dòng)了檔案管理工作的順利開展。

1.3實(shí)現(xiàn)科研成果共享目標(biāo)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，大部分的檔案資料涵蓋有學(xué)術(shù)和科研成果方面的信息，在構(gòu)建信息化安全管理體系后，可實(shí)現(xiàn)科研成果之間的共享，而借助于完善的信息化平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸，則能將不同單位所需的資料信息在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中儲(chǔ)存，人們可利用對(duì)應(yīng)的設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的查詢和檢索等工作，為科研活動(dòng)的推廣和開展提供了便利。

2、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)針對(duì)檔案信息的管理仍未形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，直接造成不同單位的檔案管理存在很大差異，不利于信息化平臺(tái)的長(zhǎng)期發(fā)展，再加上部分單位對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，增加了檔案信息共享難度。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)層出不窮，部分單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性重視不足，缺少嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，使得檔案資料中毒、丟失情況經(jīng)常出現(xiàn)。另外，在完善和優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)的過(guò)程中需要大量的科學(xué)技術(shù)作為支撐，使得單位投入成本大幅度增加。

2.2信息化管理系統(tǒng)浪費(fèi)

現(xiàn)階段，有很大一部分的單位為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，只將工作重點(diǎn)放在了如何提升檔案的數(shù)量上，卻忽略了對(duì)檔案質(zhì)量的管理，再加上對(duì)信息化管理系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足，使得網(wǎng)絡(luò)信息資源浪費(fèi)、丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。除此之外，在應(yīng)用高科技檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，因?qū)ζ涞墓δ苷莆詹蝗妫茈y將管理系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

2.3傳統(tǒng)檔案管理束縛嚴(yán)重

當(dāng)前，我國(guó)的檔案管理工作大都是年齡較大的人員負(fù)責(zé)，因傳統(tǒng)思想束縛過(guò)重，很難熟練掌握信息化管理系統(tǒng)，使得很多檔案管理工作仍舊處于復(fù)雜、繁瑣的環(huán)境中。近年來(lái)，由于不同單位的科研成果研發(fā)和運(yùn)用量不斷上漲，增加了檔案管理工作的數(shù)量和難度，使得檔案管理人員的作業(yè)負(fù)擔(dān)不斷加重。因此，為了降低檔案管理工作強(qiáng)度，工作人員應(yīng)對(duì)自身工作理念進(jìn)行調(diào)整，為了更好的適應(yīng)多元化檔案管理需求，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸朝著信息化管理模式邁進(jìn)。

2.4檢索功能難以落實(shí)

越來(lái)越多的事業(yè)單位開始加大資金投入來(lái)構(gòu)建檔案信息化安全管理體系，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理，由于可直接掃描和上傳對(duì)應(yīng)的檔案目錄和內(nèi)容，在信息化管理平臺(tái)中可清晰呈現(xiàn)，但是檔案檢索功能卻難以落實(shí)，實(shí)際功能很難發(fā)揮，降低了檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建質(zhì)量。另外，檢索功能難以落實(shí)，還會(huì)對(duì)人們查詢、閱覽檔案等工序帶來(lái)不便，不利于檔案資料信息的共享和使用。

3、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建的內(nèi)容

3.1增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和安全意識(shí)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作進(jìn)入到了數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理時(shí)代，此時(shí)對(duì)檔案信息化安全管理工作也提出了更高的要求。為促進(jìn)檔案管理工作的有序推進(jìn)，應(yīng)從不同方面增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和安全意識(shí)水平。首先，在管理人員選拔時(shí)應(yīng)適當(dāng)提升“門檻”，對(duì)于每位檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)考核，并擇優(yōu)錄取；在上崗之前還要做好崗前培訓(xùn)工作，以保證檔案人員的工作能力同規(guī)定要求相符；其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)工作內(nèi)容不同，將管理人員劃分成不同的小組，每個(gè)小組的組長(zhǎng)應(yīng)組織本組人員每周開展一次學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其的專業(yè)技能和安全保密意識(shí)，每季度進(jìn)行一次考核，針對(duì)考核優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，反之則給予一定懲罰；對(duì)于離崗時(shí)間較長(zhǎng)的管理人員，在重新上崗前需開展考核工作，只有在考試合格后才能進(jìn)入之前崗位。

3.2完善檔案信息化安全管理制度

好的制度是確保管理工作順利開展的前提，健全的制度是保證管理到位的基礎(chǔ)。因此，在檔案管理工作中應(yīng)根據(jù)相關(guān)的問(wèn)題制定出科學(xué)有效的規(guī)章制度。首先，結(jié)合管理工作中遇到的各種問(wèn)題制定出不同檔案的借閱、歸檔、保密、鑒定、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度；針對(duì)儲(chǔ)存檔案的區(qū)域，應(yīng)制定出完善的庫(kù)房、閱覽室、機(jī)房等各項(xiàng)管理制度；并在此技術(shù)上對(duì)檔案人員的職責(zé)不斷進(jìn)行細(xì)化，如檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)等；針對(duì)丟失、損壞的不同種類檔案制定出針對(duì)性強(qiáng)的賠償制度，對(duì)于歸檔中遇到的問(wèn)題應(yīng)制定出與之相關(guān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。另外，為保證電子檔案的安全性和可靠性水平，在管理電子檔案的過(guò)程中應(yīng)制定出全面有效的電子檔案安全操作和管理制度，主要包括有成品檔案管理、圖檔授權(quán)管理、權(quán)限申請(qǐng)管理等的規(guī)章制度和管理措施。

3.3做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案有很多先進(jìn)之處，由于儲(chǔ)存的電子檔案極易丟失和被更改，為非法操作者提供了便利，使得檔案安全性問(wèn)題平突出。為了確保檔案資料信息的真實(shí)性和原始性水平，需要做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存，因一旦形成紙質(zhì)檔案，之前記錄的信息資料很難被非法更改，增強(qiáng)了原始檔案信息的可靠性和安全性水平。

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作者簡(jiǎn)介：董宏玥（1988-），女，漢族，本科學(xué)歷，助理經(jīng)濟(jì)師，從事檔案管理和職稱管理工作。

（作者單位：工業(yè)和信息化部教育與考試中心）