檔案信息化安全管理體系構建思考

摘要：隨著互聯網信息技術的快速發展，檔案管理領域的信息化特點越發突出。因檔案內容復雜，數量龐大，引入信息化技術可增強檔案管理工作效率。基于此，本文對檔案信息化安全管理體系構建的重要性、存在的問題、主要內容進行了研究，以增強檔案管理效率和安全性水平。

關鍵詞：檔案；信息化；安全管理；體系

引言

檔案管理是事業單位管理工作的重要內容之一，也是支持和服務事業單位的基礎性工作。安全、高效的檔案管理可有效增強檔案管理部門的服務水平，隨著計算機信息技術的快速發展，檔案信息化安全管理體系建設已經成為一種必然趨勢。因檔案管理領域中對云計算、大數據等技術的廣泛應用，在一定程度上增強了檔案信息化管理水平。在提升檔案信息化管理水平的同時，還要確保檔案的安全性水平，這就需要對檔案信息化安全管理體系建設加強研究。

1、檔案信息化安全管理體系構建的重要性

1.1增強檔案管理工作質量和效率

實際上，檔案信息化安全管理體系的構建具有很多優勢，在對傳統檔案管理的繁瑣性特征進行完善的同時，還能對管理程序進行簡化。例如，可大幅度縮減檔案資料收集、歸檔、保存、檢索、查詢等工序中的復雜性，并將紙質檔案資料以電子檔案的形式顯現，增強了檔案管理效率，降低了檔案人員的工作強度。

1.2減少檔案管理工作任務

在構建檔案信息化安全管理體系的過程中，需借助于各種現代化的信息網絡技術，才能將傳統工作模式逐漸演變為簡易化的操作程序，以便于對檔案資料進行管理，增強了其的信息化和數字化特征。檔案工作人員在查詢所需的資料信息時可借助于網絡檢索平臺，而在對檔案信息進行錄入時只需要保證錄入的準確性水平。由此不難看出，檔案信息化安全管理體系的構建可有效降低檔案人員的工作任務，推動了檔案管理工作的順利開展。

1.3實現科研成果共享目標

對于事業單位來說，大部分的檔案資料涵蓋有學術和科研成果方面的信息，在構建信息化安全管理體系后，可實現科研成果之間的共享，而借助于完善的信息化平臺，通過網絡信息傳輸，則能將不同單位所需的資料信息在計算機系統中儲存，人們可利用對應的設備實現檔案的查詢和檢索等工作，為科研活動的推廣和開展提供了便利。

2、檔案信息化安全管理體系構建中存在的問題

2.1檔案管理未形成統一標準

我國針對檔案信息的管理仍未形成統一的規范標準，直接造成不同單位的檔案管理存在很大差異，不利于信息化平臺的長期發展，再加上部分單位對檔案信息化管理工作的認識不足，使得檔案管理工作標準參差不齊，增加了檔案信息共享難度。再加上網絡技術的快速發展，各種網絡風險層出不窮，部分單位對網絡系統的安全性重視不足，缺少嚴格的管理和監督，使得檔案資料中毒、丟失情況經常出現。另外，在完善和優化檔案信息系統的過程中需要大量的科學技術作為支撐，使得單位投入成本大幅度增加。

2.2信息化管理系統浪費

現階段，有很大一部分的單位為了應付上級領導的檢查，只將工作重點放在了如何提升檔案的數量上，卻忽略了對檔案質量的管理，再加上對信息化管理系統認識不足，使得網絡信息資源浪費、丟失現象嚴重。除此之外，在應用高科技檔案管理系統的過程中，因對其的功能掌握不全面，很難將管理系統的作用充分發揮出來，進而導致資源浪費。

2.3傳統檔案管理束縛嚴重

當前，我國的檔案管理工作大都是年齡較大的人員負責，因傳統思想束縛過重，很難熟練掌握信息化管理系統，使得很多檔案管理工作仍舊處于復雜、繁瑣的環境中。近年來，由于不同單位的科研成果研發和運用量不斷上漲，增加了檔案管理工作的數量和難度，使得檔案管理人員的作業負擔不斷加重。因此，為了降低檔案管理工作強度，工作人員應對自身工作理念進行調整，為了更好的適應多元化檔案管理需求，應將傳統的檔案管理模式逐漸朝著信息化管理模式邁進。

2.4檢索功能難以落實

越來越多的事業單位開始加大資金投入來構建檔案信息化安全管理體系，實現了對檔案資料的數字化管理，由于可直接掃描和上傳對應的檔案目錄和內容，在信息化管理平臺中可清晰呈現，但是檔案檢索功能卻難以落實，實際功能很難發揮，降低了檔案信息化安全管理體系的構建質量。另外，檢索功能難以落實，還會對人們查詢、閱覽檔案等工序帶來不便，不利于檔案資料信息的共享和使用。

3、檔案信息化安全管理體系構建的內容

3.1增強檔案管理人員的綜合素質和安全意識

隨著信息化技術的快速發展，我國的檔案管理工作進入到了數字檔案和紙質檔案并存的管理時代，此時對檔案信息化安全管理工作也提出了更高的要求。為促進檔案管理工作的有序推進，應從不同方面增強管理人員的綜合素質和安全意識水平。首先，在管理人員選拔時應適當提升“門檻”，對于每位檔案管理人員應加強考核，并擇優錄取；在上崗之前還要做好崗前培訓工作，以保證檔案人員的工作能力同規定要求相符；其次，對現有檔案管理人員的專業知識加強培訓。在實際工作中，應根據工作內容不同，將管理人員劃分成不同的小組，每個小組的組長應組織本組人員每周開展一次學習，增強其的專業技能和安全保密意識，每季度進行一次考核，針對考核優秀的人員給予獎勵，反之則給予一定懲罰；對于離崗時間較長的管理人員，在重新上崗前需開展考核工作，只有在考試合格后才能進入之前崗位。

3.2完善檔案信息化安全管理制度

好的制度是確保管理工作順利開展的前提，健全的制度是保證管理到位的基礎。因此，在檔案管理工作中應根據相關的問題制定出科學有效的規章制度。首先，結合管理工作中遇到的各種問題制定出不同檔案的借閱、歸檔、保密、鑒定、銷毀等各項規章制度；針對儲存檔案的區域，應制定出完善的庫房、閱覽室、機房等各項管理制度；并在此技術上對檔案人員的職責不斷進行細化，如檔案室職責、專職檔案員職責等；針對丟失、損壞的不同種類檔案制定出針對性強的賠償制度，對于歸檔中遇到的問題應制定出與之相關的經濟責任制。另外，為保證電子檔案的安全性和可靠性水平，在管理電子檔案的過程中應制定出全面有效的電子檔案安全操作和管理制度，主要包括有成品檔案管理、圖檔授權管理、權限申請管理等的規章制度和管理措施。

3.3做好電子檔案與紙質檔案的并存

相較于紙質檔案，電子檔案有很多先進之處，由于儲存的電子檔案極易丟失和被更改，為非法操作者提供了便利，使得檔案安全性問題平突出。為了確保檔案資料信息的真實性和原始性水平，需要做好電子檔案與紙質檔案的并存，因一旦形成紙質檔案，之前記錄的信息資料很難被非法更改，增強了原始檔案信息的可靠性和安全性水平。

參考文獻

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作者簡介：董宏玥（1988-），女，漢族，本科學歷，助理經濟師，從事檔案管理和職稱管理工作。

（作者單位：工業和信息化部教育與考試中心）