探析新形勢下對科技檔案管理的創新與發展

魏梅

【摘要】新形勢下，計算機技術與互聯網技術在飛速的發展，現代社會也朝著數字化、信息化的方向轉變，無論是企業還是公司，科技檔案的作用都不容忽視。在經濟技術的大力推動之下，工作環境變得更加的復雜，檔案管理工作的作用逐漸地凸顯了出來，特別是科技檔案管理，這是一項復雜、量大、管理難度較高的工作，具有專業性、類型多樣性、成套性、現實性的特點，只有適當引進現代化理論，才能夠解決科技檔案管理中面臨的問題，提供企業管理的科學依據。

【關鍵詞】科技檔案 管理 創新 發展

1.科技檔案管理創新的必要性

1.1科技檔案管理的觀念落后

在現今社會下，一個企業是否能夠成功，對于信息量的占有程度是最直接的因素。傳統模式下的科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，使得科技檔案的作用沒能發揮出來，無法適應新形勢的需要。

1.2檔案管理的人員素質有待提高

對于從事科技檔案管理的人員而言，其專業素質還有待提高，檔案管理隊伍素質的高低，決定著檔案管理工作的成效。在科技檔案的管理中，應該吸引一批具有專業技術知識，并且又懂得利用現代化信息工具的人才加入到科技檔案管理中去，才能有效提高科技檔案的科學性。

1.3檔案管理制度相對落后

科技檔案資料具有專業性、類型多樣性、成套性、現實性等特點，所以，提升科技檔案管理效率離不開科學化的管理制度。目前，在具體的制度管理上還難以做到統一化和標準化。另外，由于部門與部門之間缺少必要的協調與溝通，這樣也阻礙了信息的順利流通。如果無法將這一弊端加以改善，并且做好科技檔案管理的創新，就很容易阻礙企業的發展，無法有效地利用檔案信息。

2.科技檔案管理工作創新的有效策略

2.1領導機構與管理制度需要建立健全

建立統一的領導與分級原理原則是科技檔案管理工作得以保障的前提條件之一，所以，應該根據企業的實際情況，建立綜合管理機構、檔案資料信息中心以及專管機構。確保每一位領導人員以及檔案工作人員能夠認識到科技檔案管理工作對于科技管理工作開展的重要性，以及對企業發展的推動作用。加強科技檔案工作的領導，就需要在企業的發展規劃當中納入科技檔案的相應工作，并且在人員、設備、經費上給予恰當地保證。

2.2科技檔案管理人員需要提升其依法管理科技檔案的工作能力

科技檔案管理的另一大條件是加強科技檔案工作隊伍的自我建設，加強對科技檔案人員法律法規知識的培訓，提升人員的工作責任感與責任心，將科技檔案管理人員培養成為業務精、素質硬，能夠適應具體的科技檔案管理工作的有用人才。

2.3做好形成、積累、整理與歸檔，切實開展科技文件材料的歸檔工作

讓檔案管理人員直接參與到工程項目的管理中去，在施工過程中檔案管理人員應定期到工地現場指導工程人員收集相關的設代日志、設計變更記錄等相關文件及圖紙，而不要等工程全部完工后再進行收集，這樣一些原始的記錄將得于保存，不至于遺失，把檔案管理的“關口”轉移，變事后管理監督為事前、事中和事后的參與及監督。以確保科技文件材料的完整h生、準確性和系統性，根據相應的法規，對于科技文件材料的歸檔，在立卷的時候，都應該遵守其自然的形成規律以及相應的有機聯系，能夠將它的歷史過程真實地反映出來;在書寫時，要確保材料的優良、圖樣清晰、字跡工整以及裝訂的整齊，避免出現不牢固書寫材料的情況出現。

2.4做好科技電子文檔資料的收集及整理

隨著現代科技的發展，大多數工程設計、計算都是通過計算機來實現，計算機計算、設計基本上已取代了手工制作，基本上已覆蓋了大多數行業，特別是科技領域。在進行工程資料歸檔時，有些檔案人員只注重紙質文件的接收，忽視了電子文檔資料的交接，特別是電子計算稿。例如，當一項工程設計的某一階段完成后，設計人員往往只向檔案部門或業主方提供紙質圖紙份數，對設計的電子文檔忽略了，甚至是以保護知識產權加以拒絕，這樣往往造成了科技資料的不完整性。所以，應加強電子文檔資料的收集歸檔工作及歸檔意識。

3.科技檔案管理現代化理論與技術的研究發展

3.1管理理論

在科技體系實現現代化管理中，開展管理理論是其中的重要內容之一，通過理論方面的研究，才可以將科技檔案管理的原理揭示出來，才能夠對實際的應用技術加以指導。在科技檔案管理的發展中，急需解決的問題是在面臨新問題時的理論探索和攻關的力度，尤其是以現代化的技術設備所形成的各種門類與載體檔案管理問題的研究，才能夠將新型的檔案形成特點與發展規律揭示出來，也可以利用在當前的電子環境之下科技檔案材料的真實性與原始性，這樣也才能為未來的科技檔案管理工作提供理論方面的依據。

3.2應用技術

科技檔案體系管理包含了大量的應用技術，比如：檔案的整理與收集、價值的鑒定、開發手段等等方面。相比傳統模式下的科技檔案管理，現代化管理還是存在很大的區別，所以，對于新的應用技術的研究與探討，才能夠推動科技檔案工作為社會主義市場經濟建設提供更好的服務，也才有利于科技檔案事業的全面發展。檔案部門就應該針對科技電子檔案形成的特點，做好科技電子檔案的收集、保管、鑒定、利用等各個方面工作，并且配合上管理方式與手段的創新，做好積累、歸檔等方面工作的監督與指導工作，才有利于科技檔案歸檔電子文件的安全性與完整性。

3.3技術裝備

在現代化的科技檔案管理中，技術裝備是不可缺少的條件。技術裝備包含了兩個方面：硬件是其基礎，軟件是其手段。科技檔案管理部門應該提高人力與物力的投入力度，加強技術設備的建設。在硬件方面，應該做好現代化信息處理技術設備的強化，尤其是計算機配備，建立局域網與英特網，從而實現網絡化的檔案資源管理。在軟件方面，主要是依靠計算機來輔助電子文件的歸檔，加大電子檔案管理軟件的開發力度，做好科技檔案管理實用性軟件的研制工作，確保科技檔案管理能夠跟上時代的發展，滿足企業發展所需。

結語

為了適應新形勢的需求，科技檔案管理就應該做到不斷創新，充分地利用檔案信息，將其效能最大限度地發揮出來，研究未來的發展之路，為企業提供更多有利的信息資源，為了企業的發展提供強而有力的支持。