利用信息化手段提高頂崗實習學生跟蹤管理水平

王蒙

頂崗實習生的跟蹤管理是目前中職院校“2.5+0.5”培養模式的一個重點、難點問題。如何運用信息化手段為該問題的解決提供幫助是我們就業辦近兩年積極思考和解決的課題。今年，在主管校長的直接領導下，我們最終確定引入了中國電信“商務領航”協同通信軟件;這是一款以電話號碼為依托，集語音、短信、即時通信、數據傳輸等多種通信功能于一體的電腦網絡軟件。經過半年的試用，我們認為該軟件操作簡單靈活，通信及時，能最大限度地覆蓋在崗實習生，是實施跟蹤管理的一種有效手段。

一、使用短信平臺對實習生進行管理具有較強的可操作性。

由于實習生不在校內，傳統的溝通方式，如廣播、宣傳欄等已不起作用。我們過去使用的聯系方式一般是打電話、通過網絡即時通信軟件（如QQ）上網聊天、發短信等。

實踐證明，用電話聯系實習生，往往受學生關機、實習中不允許接聽電話、學生倒班休息沒聽見等諸多因素的制約，不易接通，即便能打通電話，同時給上干名學生打電話，耗時耗力，效果不盡人意。通過QQ等上網聊天，雖然也能實現即時通信，但其使用的前提條件是上網，這也是其致命弱點，因為學生不可能時時刻刻在網上。

相對來說，短信的收發受時間和空間的限制較小，基本能實現即時通信。即使因為某種原因沒能及時收閱，短信也有延時功能，對學校發出各種消息，接受率較高。學生收到短信后通過簡單的回復就能匯報自己的實習情況，就業辦通過統計處理學生回復的短信就可掌握學生的各種實習狀態，從而對其進行幫助、指導和管理，能夠達到疏通的目的。這些都成為我們選擇短信平臺的理由。

學校每年級實習生都在干人以上，通過何種途徑高效地給學生群發短信又成了我們需要解決的問題。經過長時間的探索，比較了各種短信群發方式和各通信公司的短信群發軟件，我們認為中國電信“商務領航”軟件無論從短信群發數量、可操作性、費用方面都具有較大優勢。

二、“商務領航”短信平臺操作流程及前期準備。

軟件使用大致有下面幾個步驟：

1.就業辦按照學生實習公司或實習狀態的不同，從就業數據庫分門別類地提出要群發短信的學生的電話號碼，制作成excel格式的通訊錄或者短信群發文件;

2.電腦上網，在軟件中輸入固話號碼022-5826 1020和登錄密碼后，登陸“商務領航”，導入通訊錄，然后在短信編輯欄編寫短信內容（包括面試情況、體檢、上崗，安全教育、思想疏導，關心問候、實習管理等），也可直接導入已經編輯好短信內容的Excel文件，同時要求實習生回復短信的格式，例如：實習正常，回復“班級+姓名+OK"即可;有問題，回復“班級+姓名+SOS或要反映的問題”等，一切就緒后點擊發送，開始經由因特網向實習生群發短信。實習生會陸續收到由153 4206 1020手機號發送的短信。根據規定，每小時可發200條，一天群發不超過2000條，基本能夠滿足我們的使用要求。

3.學生收到短信后，按照就業辦的要求，通過簡單的短信回復操作匯報自己的實習情況，所有回復的短信會經由網絡匯總到就業辦電腦終端軟件。

4.經過一定時間的互動，就業辦對短信發送情況進行統計處理，各項數據就會一目了然，包括發送成功條數、發送失敗條數、回復短信情況、未回短信學生名單等情況。通過瀏覽實習生回復的短信，我們就可以了解學生的實習狀態，如有多少人實習正常，多少人想辭職，多少人有問題需要與企業進行溝通等，針對不同情況，我們會積極采取各種不同的管理措施。

5.就業辦對所有短信記錄定期導出Excel文件存檔，以備后期查詢使用。

為了短信平臺能夠在實習生管理中順利使用，我們前期也做了一些準備工作：

首先，我們利用就業指導課時間介紹該軟件的使用，對學生需要配合的地方加以強調，比如務必保持聯系電話暢通，如有變更，及時告知就業辦或班主任;

其次，學生面試合格體檢完之后，我們會與實習生簽訂實習協議，從各方面規范學生實習期間的行為，其中有一項重點介紹短信平臺的使用及對學生的要求;

第三，崗前利用對所有實習生進行集中教育的機會，再次強調平臺的使用及要求。

經過多次教育，加之班主任的配合，使同學都了解了實習期間短信平臺的溝通管理作用，為后續使用打下基礎。

三、短信平臺的使用情況及使用意義。

自引入軟件到正式使用期間，在頂崗實習推薦工作各環節中，我們大量使用短信平臺進行信息發布。同時我們通過短信平臺定期或不定期群發短信，對頂崗實習學生展開了跟蹤管理服務工作。例如每逢五一、中秋、國慶等節假日，就業辦會向實習生發出慰問短信，祝大家節日快樂，同時囑咐大家注意各方面的安全。另外，我們會定期群發短信詢問大家實習情況，有沒有具體問題或困難需要學校與企業進行溝通解決。

經過對干余名實習生群發6次短信的測試，效果基本上是值得肯定的。就業辦每次群發短信后，經過兩天的回收，首次回復率大約在50%。如果實習生三天內未回復短信，基本可以認為這次溝通失敗了。經過統計，我們篩選出未回復短信實習生相關信息（班級、姓名、實習公司），然后對其再次群發短信，大約有10%的學生在本次能夠回復短信。同樣，對第二次仍未回復者我們要進行第三次短信發送，這次大概又有10%的同學回復短信。

這樣，經過三次反復發送，大約有70%的同學能夠按照學校的要求，通過回復短信的形式向就業辦匯報了他們目前的實習狀態。有大約30%的同學，因為各種原因未能及時回復短信，而這30%同學正是我們跟蹤管理的重點和難點。

從回復的短信內容上看，大部分同學對當前的實習崗位表示滿意，直接回復ok、良好或正常，而有10%（實習初期可能更多一些）的同學會提出各種問題，如就餐、住宿、崗位、同事關系等，就業辦收到此類短信后，就業辦老師會馬上跟學生取得聯系，詳細了解情況，需要跟公司協調解決的做到不拖延，需要做學生思想工作的，我們會耐心細致地開導，必要時與家長聯系，以保證實習生穩定有序地進行實習，隨著實習的深入，這種“問題率”也逐漸下降，實習漸趨平穩！

在這種短信互動溝通中，也體現出了短信平臺的使用意義：

1.為實習生構建了一個傾訴的平臺，有利于實習生穩定。

同學們由學校進入企業實習，尤其是實習初期，環境發生了很大變化，會遇到各種困難、問題，會出現各種不適應、不理解，是想要學校提供幫助的。盡管上崗前我們已經告知學生就業辦老師的電話，同學們在公司遇到問題能夠主動打來電話尋求就業辦協調解決的情況是少之又少。他們往往會不知所措地選擇逃避，輕易辭職，然后流入到社會;這樣一方面很難保證企業崗位穩定，從而影響校企合作，另一方面會使我們的管理風險增大，使我們工作處于被動局面。通過短信平臺定期或不定期的提醒、溝通，我們會及時了解他們的困難，立刻幫其解決，會最大限度地保證實習生穩定性。同時也能增強實習生的歸屬感，讓他們感覺學校始終作為他們強大的后盾和他們在一起。實踐證明，這是一種供學生傾訴的有效途徑。

2.開辟了一條對實習生進行德育教育的渠道。

定期對實習生的短信問侯，潛移默化地影響了學生。隨著平臺的使用，我們感覺到同學們回復短信時問候老師的情況明顯增多了，知道關心別人了，比如天氣冷了他們會提醒老師們多穿衣服，注意保暖。在以前，這種情況不多見。

3.使我們盡可能全面地掌握實習生的實習狀態，有利于我們針對性地開展下一步的工作。

4.較好地提高了工作效率！過去從學生層面進行一次跟蹤管理，每位老師需要打幾百個電話，耗時耗力，而采用短信平臺，鼠標輕輕一點，上千條短信發出，回復短信不間斷傳來，效果是可觀。

四、短信平臺管理中反映出的問題分析及解決思路。

對于未回復短信的同學，就業辦一方面積極采取措施對這些學生進行追蹤，直接跟公司人事部聯系詢問這些同學實習情況是否正常;另一方面我們會將名單反饋給學生科班主任，請學生科班主任給予協助;必要時與家長取得聯系，對實習生進行共同管理;從各方面反饋的信息看，至少有以下兩大問題我們不得不面對。

首先，部分學生手機經常處于停機狀態或者頻繁換號是制約回復率的第一大問題。學生預留的電話號碼停機、換號是我們經常遇到的情況。究其原因，可簡單歸納為以下幾點：1、欠費停機。很多學生使用手機從來不計成本，經常用手機上網、下載圖片、玩網游，每月的電話費用較高，可謂朝不保夕，而實習中交費有時會不方便，造成電話經常處于停機狀態。2、辭職換號。有些外地同學從公司辭職后不跟學校打招呼就回家了，手機也換成本地號碼。也有一些同學辭職后沒回家，在天津自己找工作了，為了逃避學校家長管理故意換號。3.手機丟失換號。據我了解，同學丟失手機錢包的不在少數。手機都丟了，大多數同學不會因為想繼續使用以前的手機號再花錢去補手機卡，所以換號。單純因為選擇更加優惠的資費套餐而換號的同學是很少的。這些現象充分暴露出學生們混亂的人生觀、價值觀、消費觀和薄弱的紀律意識、安全防范意識。

其次，部分同學雖然收到了短信，但感覺不用回復是制約回復率的又一問題。出現這種現象，應該說有思想意識方面的原因。有些同學長期以來養成了隨便、自由散漫、不受約束的習慣，收到短信后不按要求回復，把學校的管理規定當做耳旁風，無所畏懼。另外，同學中還存在一種錯誤的思想意識：實習即畢業。有些同學明顯有這種思想，都已經畢業了，學校的紀律可以不遵守，要求可以不完成，老師沒必要還管著我，偶爾回學校看看也是回母校故地重游，找點情調罷了。

針對上面的問題，我認為可在以下幾個方面進一步開展工作：

1.繼續加強崗前培訓教育。我校的崗前培訓教育是較充分的，但仍應繼續加強：

a.加強對學生人生觀、價值觀、消費觀等方面的教育引導。在全校范圍內開展諸如“優秀實習生”的評選活動，樹立優秀實習生典型，倡議其他實習生學習。據我了解，每個年級都有一批優秀的實習生，有腳踏實地，刻苦鉆研技能，畢業后提職提干提薪的;有勤儉節約，不畏辛苦，掙錢補貼家用的…不勝枚舉。通過這些榜樣的力量，引導學生樹立正確的人生觀價值觀，培養其感恩之心，學會合理分配自己的收入，誠實守信，科學消費，避免學生在手機方面的混亂消費，降低停機、換號頻率。

b.強化學生遵守校規校紀，按規矩辦事的紀律意識。我校的跟蹤管理制度及頂崗實習協議不可謂不嚴格，上崗前我們也三令五申，但有些同學就是有組織無紀律，就是私自辭職，手機換號就是不告訴就業辦，往往給我們工作造成被動局面。也消耗了我們大量精力。

c.強化安全教育，提高學生安全防范意識。在強調生產安全的同時還要強調在很多其他場所，如宿舍、網吧、公交出租車上，在保證人身安全的前提下，最大限度地保障財產安全。

d.強化“實習生”意識，引導學生樹立以學習為主的實習理念，淡化“工資待遇”。堅決去除“實習即畢業”的錯誤思想，強調其學生身份;待遇方面的攀比也已經成為影響實習生情緒及其穩定性的一個因素，我們應該在思想上給予弱化，加強在專業技能、人際關系、團隊合作等“學”的方面的引導。

2.相關部門應制定出配合短信平臺的行之有效的實習生跟蹤管理規定，為短信平臺常態化使用提供有力的制度支持，對違反規定的學生予以處理，慢慢杜絕自由散漫之風。

3.建立健全校企通報制度及校內各部門聯動機制，形成各種管理手段相輔相成的局面。我們將繼續尋求各相關部門相關人員的支持與合作，群策群力，共同管理好實習生。教育向來是一個系統工程，而實習生的教育管理更加需要全員參與。校內它涉及學生科、教務科、就業辦等部門，校外它涉及到公司人事、生產、公寓管理各部門及學生家長，是一個更加龐大的系統工程，且各部門缺一不可。經過協同努力，實習生的短信回復率由3月份最初的50%左右穩步上升，到7月份，回復率接近80%，效果是值得肯定的1

4.進一步加強同電信公司的溝通與合作，共同探討適合目前中職學生年齡段、消費層次的通信解決方案，開發出在資費套餐、交費方式等方面更加合理的業務種類。

5.堅持“走出去，引進來”的原則，開展對其它兄弟院校實習生管理部門的走訪學習活動，吸取經驗，為我們創新管理方式提供經驗參考。

綜上所述，短信平臺在頂崗實習生推薦、跟蹤管理過程中，確實可以起到一定作用，而且這種作用可以延伸到學生教育管理工作的各方面。我們熱切期待，在校企兩個層面，在全體相關人員的共同努力緊密配合下，最終構建一個基于現代化信息技術的全方位的立體的實習生管理體系，為學生頂崗實習工作的順利進行提供支持。