淺談如何加強行政事業(yè)單位檔案管理

齊惠玲

【摘要】當前我國行政事業(yè)單位檔案管理還存在著一些不足，例如重視程度不夠、信息化建設滯后、檔案管理人員專業(yè)性較低等等，檔案管理還尚處于初級和探索的階段，這在一定程度上也為行政事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一定的影響和制約，亟需尋求積極有效的策略加強行政事業(yè)單位檔案管理、實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理在新時期的創(chuàng)新。

【關鍵詞】檔案管理 信息化 創(chuàng)新

隨著社會和時代的發(fā)展，檔案管理作為行政事業(yè)單位日常工作中的一項重要內容，也需要與時俱進的進行創(chuàng)新，加強行政事業(yè)單位檔案管理，在創(chuàng)新管理方式的同時提升管理效率和管理水平，使新時期的行政事業(yè)單位檔案管理更加的高效、有序，更加的科學合理，可以更好的適應社會時代以及科技發(fā)展的需要。文章從提升行政事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度，建立科學的檔案管理制度、注重檔案管理信息化建設，構建信息化檔案管理平臺、提升檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)三個方面提出了加強行政事業(yè)單位檔案管理的策略建議，以期在當前信息化時代下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作能夠不斷的強化信息化建設，在促進檔案管理工作高效、有序開展的同時提高檔案管理質量和管理水平，進而推動行政事業(yè)單位的長期良好發(fā)展。

一、提升行政事業(yè)單位對檔案管理的重視程度，建立科學的檔案管理制度

由于檔案管理是一項并不能產生經(jīng)濟效益的工作，許多行政事業(yè)單位往往對其缺少應有的重視，即使部分行政事業(yè)單位對其有一定的認識和重視，但重視程度也遠遠不夠。不但在行政事業(yè)單位的議事日程中很少涉及關于檔案管理方面的內容，對檔案管理也缺少必要的監(jiān)管，以致于檔案管理工作效率和質量較低。提升行政事業(yè)單位對檔案管理的重視程度是當前加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的迫切要求，也是檔案管理創(chuàng)新中極其重要的一個關鍵環(huán)節(jié)和非常重要一個的因素。

行政事業(yè)單位的領導層要切實提升對于檔案管理工作的認識，充分的認識到檔案管理工作的重要性，深入的理解到檔案管理對于行政事業(yè)單位長期良好發(fā)展所發(fā)揮的重要作用和意義，并提升重視程度，加強對其的監(jiān)管力度。也要結合行政事業(yè)單位自身實際情況建立科學的檔案管理制度，為檔案管理工作的正常和有效開展提供制度上的規(guī)范指導和保障，確保檔案管理的科學化和合理化、規(guī)范化，進而提升檔案管理質量和管理水平，從而促進事業(yè)單位良好發(fā)展。同時還要加強對于檔案管理工作的考核和評價，并建立獎懲機制，對于那些工作積極、責任感強、表現(xiàn)良好的檔案管理人員給予一定的精神或者物質獎勵，而對于那些工作效率低下、沒有責任感、態(tài)度不端正等檔案管理人員則要給予相應的懲罰，以充分調動工作人員的積極性和主動性，激發(fā)期責任感，使其全身心的投入到檔案管理工作中去，在提升管理水平的同時促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。

二、注重檔案管理信息化建設，構建信息化檔案管理平臺

對于新時期的行政事業(yè)單位檔案管理工作而言，其在一定程度上是一項復雜的服務性工作，面對海量的檔案信息要盡可能的、最大程度的滿足各種不同的檔案需求。然而，在檔案管理工作過程中工作人員會非常容易的產生焦躁或者厭煩的情緒，以致于出現(xiàn)檔案管理態(tài)度不端正、服務差、溝通不暢等問題，會給檔案需求者帶來一種茫然、無所適從的感覺，影響檔案管理質量和管理水平。所以，基于此，在當前信息化時代下，加強行政事業(yè)單位檔案管理，就要在行政事業(yè)單位大力推行信息化建設的基礎上，逐步實現(xiàn)簡易化的檔案管理，以在提升檔案管理人員的服務態(tài)度和工作效率，進而提升檔案管理質量和管理水平。

在以互聯(lián)網(wǎng)信息技術為依托的檔案管理信息化建設中，要構建和實現(xiàn)信息共享的信息化檔案管理平臺，信息化的檔案管理平臺要操作簡單便捷，并能夠提供與檔案信息相關的電子版材料，還要給予相關檔案管理人員一定的權限對于需要修改的檔案信息內容進行自主的、及時的修改，而對于一些容易出錯、操作復雜的檔案信息內容可以在經(jīng)過審核之后請專業(yè)人員進行操作，這樣可以讓傳統(tǒng)復雜的檔案管理變得更加的簡化，在提高工作效率的同時也會得到越來越多檔案需求這的青睞和支持。同時，信息化平臺的搭建還要注重對于檔案信息資料的系統(tǒng)化的整理和歸類，進而縮短檢索和查閱時間、提升檔案需求者檢索和查閱的效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。另外，在當前信息化時代下，信息化技術的發(fā)展速度不斷提升，行政事業(yè)單位在信息化平臺的搭建中也要注重日常的維護和更新，使檔案管理信息化建設能夠與科技發(fā)展相契合，同時也使行政事業(yè)單位檔案管理水平不斷提高，符合社會和時代發(fā)展的需要。

3、提升檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)階段，在行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案管理人員專業(yè)性較差、專業(yè)水平較低的現(xiàn)實問題，嚴重影響著檔案管理質量和管理水平的提升，也不利于行政事業(yè)單位的良好發(fā)展。受財務資金的影響，部分行政事業(yè)單位為了節(jié)省資金支出在檔案管理工作中安排一些非專業(yè)性人員，或者是身兼數(shù)職的工作人員，甚至一些即將“退二線”的工作人員也存在于檔案管理工作中，這在一定程度上也能夠體現(xiàn)出行政事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，造成檔案管理人員專業(yè)性不高，對其工作的重要性也缺乏清晰的認識，同時責任感、服務態(tài)度等管理質量和管理水平也有待于進一步改進和提高。

所以，針對于當前檔案管理人員專業(yè)性較低的現(xiàn)實問題，要注重對于檔案管理人員綜合素質的提升，使其具有較高的專業(yè)工作能力，可以更好的勝任檔案管理中的檔案資料的采集、鑒定、整理和歸類等基礎性工作，能夠及時的處理工作中出現(xiàn)的各種問題，尤其是在檔案管理信息化建設中的信息化平臺構建中可以做好平臺的維護、更新等相關的工作。

另外，行政事業(yè)單位也可以積極引進高素質、高能力、高水平的信息化檔案管理專業(yè)人才，為新時期的行政事業(yè)單位檔案管理工作增添新鮮血液，為行政事業(yè)單位檔案管理工作提供高素質、高能力、高水平的人才支持，促進新時期檔案管理質量和管理水平的不斷提升，同時也推動行政事業(yè)單位的長期良好發(fā)展。