辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

滕靜

摘要：隨著近年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企事業(yè)單位面臨更大的生存壓力與發(fā)展瓶頸，辦公室管理作為現(xiàn)代管理體系的重要組成部分，其核心作用受到了管理層的重視。良好的辦公室管理不僅能促進(jìn)各項(xiàng)工作有效落實(shí)，還能有效提升企事業(yè)單位管理效率。但就目前的實(shí)踐情況看，現(xiàn)代辦公室管理還存在著諸多問(wèn)題，需要采取一定的措施予以調(diào)整和完善。既要加強(qiáng)相關(guān)人員的管理素養(yǎng)，也要針對(duì)企業(yè)各項(xiàng)需求有所針對(duì)地進(jìn)行調(diào)查，及時(shí)了解各方面情況，采取更為有效的措施促進(jìn)管理發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；問(wèn)題研究；管理制度；優(yōu)化路徑

一、強(qiáng)化辦公室管理的現(xiàn)實(shí)作用

辦公室是企事業(yè)單位開(kāi)展管理及推進(jìn)各項(xiàng)工作落實(shí)的重要機(jī)構(gòu)，不僅負(fù)責(zé)單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的各項(xiàng)事務(wù)，也兼具著日常辦公的重要職責(zé)。做好辦公室管理對(duì)推進(jìn)單位平穩(wěn)健康發(fā)展有著極為重要的現(xiàn)實(shí)作用，能強(qiáng)化運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，強(qiáng)化管理體系。同時(shí)，辦公室還承擔(dān)著重要的橋梁媒介作用，不僅有利于各個(gè)職能部門做好溝通工作，在日常事務(wù)管理及單位文化建設(shè)方面都具有重要地位，辦公管理通常包括物資管理、公文管理、會(huì)議安排及后勤管理，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，如果辦公室管理不善會(huì)出現(xiàn)極為嚴(yán)重的問(wèn)題，對(duì)單位建設(shè)產(chǎn)生影響。由此加強(qiáng)辦公室的科學(xué)管理對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展有著重要作用，能夠全面提高工作效率。

二、當(dāng)前辦公室管理存在的不足

1.缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理制度

在社會(huì)日新月異的今天，辦公室管理人員面臨更大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，要想推動(dòng)企事業(yè)單位平穩(wěn)較快發(fā)展就要不斷提高管理效率，而當(dāng)前辦公室科學(xué)系統(tǒng)管理制度的缺乏，不能有效的約束辦公室員工的工作行為，使單位在正常管理方面面臨較大阻礙。對(duì)此，管理層要樹(shù)立清晰的管理目標(biāo)，通過(guò)不斷強(qiáng)化管理制度建設(shè)，推動(dòng)自身健康發(fā)展。

2.辦公室管理能力較差

因?yàn)檗k公室涉及的工作范圍較大，工作內(nèi)容較多，辦公管理工作是極為繁瑣的，對(duì)于辦公人員有著較高的要求，這就要求辦公室員工要嚴(yán)格要求自己，保證做事細(xì)致，不出現(xiàn)紕漏，避免影響工作效率。管理領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到提高辦公室員工綜合素質(zhì)的重要意義，有針對(duì)性的加強(qiáng)員工的培訓(xùn)，促進(jìn)員工在快速適應(yīng)社會(huì)發(fā)展環(huán)境的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化員工的工作能力，提高辦公室的操作能力。

3.管理模式的落后

在快速發(fā)展變化的社會(huì)環(huán)境中，辦公室管理模式也要伴隨著單位以及社會(huì)的發(fā)展做出適當(dāng)?shù)母母锱c調(diào)整。但目前很多單位還在采用傳統(tǒng)辦公管理模式，使用傳統(tǒng)的管理方法與手段，領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣性的向員工發(fā)號(hào)施令，辦公室內(nèi)部缺乏管理活力，不僅導(dǎo)致辦公室管理工作效率較差，而且也不能調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，影響辦公效率的提升。

二、辦公室管理工作優(yōu)化與完善的建議

1.構(gòu)建了科學(xué)完善的管理制度

為了全面提高辦公室的管理工作效率，應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)的較大競(jìng)爭(zhēng)壓力，企事業(yè)單位要高度重視辦公室管理工作，使用不同方法與手段提高辦公室管理效率。其中尤為重要的是要健全管理制度，對(duì)員工的行為進(jìn)行有效約束，提高管理工作的規(guī)范性，也要提高辦公管理效率，在制度執(zhí)行過(guò)程中還要進(jìn)一步加強(qiáng)考核監(jiān)督，推進(jìn)各項(xiàng)工作有效落實(shí)。

2.加強(qiáng)辦公室員工的管理培訓(xùn)教育

為了全面提高辦公室管理效率，優(yōu)化辦公室管理工作環(huán)境，要注重加強(qiáng)辦公室員工的管理培訓(xùn)教育，注重提高辦公室員工的工作素養(yǎng)。對(duì)于辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，在快速發(fā)展的社會(huì)背景下需要具備較強(qiáng)的工作能力，具備適應(yīng)崗位工作的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要具備較強(qiáng)的管理能力，發(fā)揮自身的才能，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，主要目的是為了提高其學(xué)習(xí)工作能力，在工作中能夠使用創(chuàng)新思維，不斷提高自身辦公操作技能水平。伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室人員更要學(xué)會(huì)使用電腦、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)助辦公，重視信息技術(shù)在辦公室環(huán)境中的應(yīng)用，辦公室工作人員也要加強(qiáng)自身對(duì)信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合實(shí)踐能力，強(qiáng)化自身的管理工作能力，提高自身的管理工作水平，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，助力單位發(fā)展。

3.積極創(chuàng)新辦公室管理模式

除了加強(qiáng)辦公室工作人員的教育培訓(xùn)外，還要進(jìn)一步進(jìn)行管理工作創(chuàng)新。但在辦公室完善的工作環(huán)境中僅僅依靠傳統(tǒng)的辦公管理方法是不行的，這就要求管理人員、辦公室工作人員積極創(chuàng)新辦公室管理模式，要確保管理方式的科學(xué)性和合理性，同時(shí)在整個(gè)管理模式創(chuàng)新過(guò)程中，要注重管理目標(biāo)、管理規(guī)劃、管理體系的設(shè)計(jì)，對(duì)傳統(tǒng)的辦公室管理模式有規(guī)劃、有目的的進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)辦公室達(dá)到良好的管理效果。

4.塑造良好的辦公室文化氛圍

辦公室在整個(gè)管理體系中有著至關(guān)重要的作用，辦公室協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門的工作職責(zé)關(guān)，將單位內(nèi)部各個(gè)職能部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來(lái)，構(gòu)建成統(tǒng)一聯(lián)系的有機(jī)整體。辦公室文化氛圍對(duì)提高辦公室管理效率有至關(guān)重要的作用。在辦公室實(shí)際管理中，管理者和辦公室工作人員有目的的塑造辦公室文化氛圍，以精神文化為紐帶將辦公室人員團(tuán)結(jié)在一起，使辦公室內(nèi)部形成良好的團(tuán)結(jié)互助關(guān)系，促進(jìn)辦公室內(nèi)部更為和諧。同時(shí)要注重加強(qiáng)辦公室與其他職能部門之間的聯(lián)系，進(jìn)一步深化各方面的合作關(guān)系，在幫提高管理工作效率的同時(shí)，推動(dòng)單位科學(xué)發(fā)展。

綜上所述，加強(qiáng)辦公室管理對(duì)提高單位發(fā)展管理效率有著重要意義，對(duì)加強(qiáng)辦公室與各個(gè)職能部門的管理合作也有著重要作用，不僅能促進(jìn)單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作有效落實(shí)，還能有效提高管理工作效率。

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