我國企業辦公室業務的問題及相關對策

(湘潭大學 湖南 湘潭 411100)

一、選題意義和背景

各行各業競爭日趨激烈，市場的發展壓力日益劇增，這給企業發展帶來了很大的挑戰，在企業的調整和轉型等一系列運作決策指引下，企業各職能部門的業務開展、重新定位和如何跟上企業發展的步伐、跟上形勢變化的節奏，實現企業目標，對辦公室工作提出了更新、更高要求，同時，企業發展過程中的新問題需要得到相應重視。辦公室有著很強的職能性，作為一個單位的中樞系統，在企業內部發揮著瞻右顧左、承上啟下的作用。辦公室的質量問題直接體現同時也影響企業工作水平與運轉效率。中國改革開放歷經30多年，在這個行政管理體制改革創新以及經濟社會發展的敏感時期，討論企業辦公室的業務問題很有必要性以及現實意義。

二、我國企業的辦公室現狀

辦公室在一個單位中起著參謀助手、承上啟下、督促檢查、服務保障以及綜合協調的作用，被歸為綜合辦事機構類別。其工作分為兩個大類，一類是政務性工作，一類是事務性工作。政務性工作包含：調查研究、收集反饋、當好領導的參謀和助手以及綜合性的分析。事務性工作包括：公文處理、上傳下達、公務接待、后勤保障、溝通協調等等。概括起來就是：管理事務以及參與政務。辦公室工作事務繁雜瑣碎，但是在諸多細小繁瑣的事務中，又具有強專業性，比如，公文文種的選擇、文字材料的思路、信息流轉的程序、綜合協調的分寸、檔案管理的標準以及后勤保障的高效等，觸角延伸廣且覆蓋面大，必須具備相關的業務培訓與學習，否則無法勝任這些工作。但是在某些老型國有企業中，辦公室的工作重要性卻沒有得到明顯體現。某些人認為辦公室工作就是端茶倒水、傳遞東西、接打電話、打掃衛生以及收發文件等等，理所當然地認為辦公室屬于勤雜處，辦公室人員就是傳遞員、服務員以及勤務員。更有甚者，辦公室工作人員工作很被動，認為辦公室工作既干不出什么成績同時也產生不了經濟效益。在某些地方，辦公室工作人員更是一人兼多職，嚴重扭曲了辦公室工作的重要性以及其專業性。

三、我國企業辦公室業務的不足

(一)辦公人員的業務素質不強

大多數人所了解認同的辦公室工作，如：會務招待、打字、復印、傳真等等，專業性質不強，按部就班地做，普遍都能上手，因此，這些崗位安排的工作人員業務水平以及專業素質相對其他工作低一些。某些單位把上一輩的經驗直接照搬照套，模仿很好，自我創新全無，某些人員，沒有很強的專業技能，選工作首先考慮選辦公室工作，從而使得辦公室工作人員素質參差不齊、人員結構不合理以及專業水平不強等等劣區。但實際上，辦公室工作有很強的的專業性、政治性以及政策性，相關工作人員既要有綜合分析、溝通協調的能力，又要有文字表達、調查研究的能力，還需要會使用各種辦公室設備，并且須具備較高的政治敏銳性以及文化素養和較強的業務能力，這些能力要求辦公室得工作人員思維清晰、知識結構豐富、視野廣闊，即符合知識“復合型”人才標準。

(二)服務質量低下

目前來看，辦公室體系仍舊存在執行力疲軟、被動工作的情況，、工作低水平運轉，辦公室職員缺少工作的熱情以及創新。從細節來看，辦公室存在價值低下的局面，妨礙了辦公室工作較徹底地進行深入的研究探索，從宏觀角度來說，這種狀況很可能會影響領導的工作部署以及決策，從而影響到整個辦公室整體的工作順利實施。

(三)工作規范化不足

辦公室工作曾一致被公認為亂、忙、繁、雜，做事很多，但效果不明顯，這就是工作規范化不足的表現。在新的形勢下，實現確保單位其他各項工作的正常開展、辦公室工作效率以及質量的統一，必須提高工作的層次性以及堅持辦公室工作規范，才可以讓各項辦公室工作做到有序可依、有章可循。

(四)創新精神、自我提升意識不強

辦公室體系中工作的部分工作人員仍舊工作不求創新、墨守成規、存在自我滿足、安于現狀的心理，不注重理論實踐學習以及綜合素質的提升。重表面、輕內涵；重安排、輕督導。隨著社會、經濟以及科技的不斷發展與完善，辦公設備很大程度上進行了徹底的現代化改革，比如文件柜被磁盤取代,打字機被計算機文字處理機所取代。辦公自動化系統運作機制對傳統辦公機制來說是一場對工作途徑、工作方式以及工作手段的變革,其本質上是設立一種新型辦公的工作機制,要求辦公人員需要掌握好這些基本技能以及具有必須要適應工作機制轉換要求的工作思維方式。

四、解決我國企業的辦公室業務問題的相關對策

(一)培養高質量辦公室隊伍

完善科學合理的選人和用人制度、考核制度、公示制度、工作人員的錄用制度、辭退制度和回避制度。不斷完善培養制度，積極推進終身學習制度。辦公室的工作性質要求辦公室人員需具備較廣泛的知識儲備以及全面的能力，同時還要有合格的政治理論素養。故此，辦公室人員需要做一個學習型人才，學習是必不可少的。要向向身邊的同事學習、向實踐以及書本學習，從而增長才干、增長知識，積極學習各項本職工作必需具備的各項知識技能。聯系實際業務工作需要，全面掌握法律、經濟和管理方面的知識，熟悉科技、歷史、文化等方面的實時動態，多學、深入學以及創新學。日常多儲備對自己有用的經驗知識，從實踐中學習總結提高。

(二)加強學習以及認識

加強學習，提高業務新趨勢下辦公室工作效率，也使得辦公室工作人員能力素質、知識結構提出了更深層次的要求。做好辦公室工作較難，入門不難，辦公室的工作人員既要有強烈的責任心和事業心，更要有很強的綜合素質，簡言之，需要努力做到“腦勤、眼勤、手勤、耳勤”，廣泛的“看、聽、思、寫”，認真地分析協調、研究問題，唯有如此，才能聯系自己的工作性質特點，把辦公室工作做好。因此，辦公室工作人員須樹立積極學習的意識，提升能力，提高業務水平。既要培育高水平的政治理論素養，加強政治理論的學習，建立全局視角，打好辦公室工作理論基礎，又要認真學習業務書籍，不斷強化崗位業務培訓以及學習；既要認真向有成績、有經驗的同事請教，向他們詢問具有建設性的實踐經驗。又要多實踐，認真總結經驗、積極發現問題，做到干中學，學中干，聯系實踐工作、推動工作、解決問題，努力實現辦公能力全面發展的目標。

提高認識水平，辦公室職員從心底熱愛工作，使得辦公室變為旁通左右、聯系上下、溝通內外的一個中心軀干，也使得辦公室工作的任務更加瑣屑繁重。辦公室的工作任務包括：“辦事、辦文和辦會”，六個字涵蓋極為豐富的工作內涵。各類事務的處理，能夠反映一個單位工作特點；文件，則投射著一個單位的信息傳遞、執行力度、工作效率等；會議承辦反映了單位的作風以及形象，所以辦公室工作非常重要，它的重要性體現為大事小事，務必執行到位，辦公室工作人員需要轉變觀念，保持強烈的責任心以及事業心，努力做好本職工作，積極奉獻崗位。

(三)完善規范化建設

在目前趨勢下，為保證企業其他各項工作如常開展，統一協調辦公室工作效率以及質量，唯有持續提高工作的層次性，完善辦公室工作，才能讓辦公室的各項工作有序可依，有章可循。首先要理順各環節之間具體聯系，完善辦公室工作流程和體系，工作臺賬設立簡潔明了，做到職責清晰、程序規范、管理科學，讓工作有記錄，操作有章法，執行有內容，從而提高工作效率；加強執行力的建設，因辦公室工作機動性強，各項事務聯系緊密，因此加強執行力建設，確保其他各項工作落實到位，嚴格執行首問負責制，才不會影響整個工作的進展；加強監督檢查督辦，檢查督辦的目的是為了完善督辦方式，方便落實規范督查程序，加大督查力度，能夠從根本上減少甚至排除應付了事的情況，保證重要的文件順利執行、重要的事務順利進展、重要的會議順利落實，從而全面提高工作效率，保證各項工作有序地進行。

(四)設立信息化辦公體系

利用網絡技術設立信息化辦公體系，實現會議遠程化召開、窗口網絡化業務、公文電子化傳輸以及日常自動化辦公，推進辦公室業務網絡化轉型進程。強化信息反饋力度，信息反饋要日常化、制度化。保存信息溝通的真實度、廣度及深度。建立并完善多層次、上下結合、多功能、內外溝通的信息控制網絡體系。通過網絡提高辦公室的執行力。辦公人員必須充分調動自己主觀能動性,盡快使自己融入新辦公環境下的要求.辦公自動化是對計算機技術和信息技術的運用,要求使用者具備基本知識儲備,對于辦公人員而言,首先要接受新鮮事物,勇于放棄和改變自己固定化的思維習慣以及傳統工作方式。

五、結語

企業辦公室是整個企業的樞紐中心，于整個企業而言有著至關重要的作用，企業辦公室能夠聯系協調各部門交流與合作。企業的可持續發展要求辦公室職員必須要提高服務質量以及相關業務素質，加強規范化的建設，建立并完善信息化辦公系統，提高辦公室的工作效率，只有這樣才能徹底而有效地提高辦公的質量與效率。