淺議因公出國申報中邀請函有效性判定要素

張宇波 高睿

【摘要】在國際交往日益頻繁的今天，高等教育愈加國際化，對外交流人員呈大幅上升態勢。這種快速增長使高校因公臨時出國的管理工作更加繁重、艱巨。本文結合當前因公出國相關政策、審批規定、簽證要求以及實際操作中遇到的案例，詳細探討了因公出國申報材料中邀請函有效性判定的十大要素。

【關鍵詞】因公出國申報 邀請函 有效性判定要素

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2019）07-0020-02

隨著我國科學技術飛速進步、國民經濟持續穩中向好，國力日益強盛，國際影響逐步擴大。黨的“十八大”上“中國夢”的提出，為中華民族的偉大復興指明了方向。在此大背景下，我國與世界各國各地區在政治、經濟、文化、教育等方面往來日漸頻繁。高等學校師生參加國際學術會議、校級交流訪問、科研合作、培訓學習等國際交往的數量呈大幅上漲態勢。隨著“一帶一路”戰略國策的提出，高校與以色列、印度、俄羅斯、匈牙利、波蘭等國高等教育領域的學術合作開始活躍起來。許多高校結合自身學術與地域特點，充分利用國際化資源，大幅提高了學校教育教學綜合水平。

在高校對外交流一片欣欣向榮的態勢下，其每年因公出國申報呈現規模擴大化、種類多樣化、層次多元化等特點，從而給高校因公出國管理帶來巨大挑戰。在團組甄別和管控難度進一步加大的情況下，申報材料中邀請信的重要性日益突出。作為海外機構發出的正式邀請，其在審核出訪任務類別、必要性、相關性、真實性等方面起著決定性作用。同時也是申請出訪國簽證和入境該國海關的關鍵法律依據。以下探討高等學校在審核邀請信時需注意的十個要素，并聯系實際操作中遇到的典型案例進行闡述：

一、語言要素：

語言作為審核時最直觀的信息有助于第一時間判斷邀請信的有效性。根據審批和簽證要求，邀請信要使用出訪國的官方通用語言，有時也接受英語，不能使用漢語。許多歐美國家和一些亞洲國家比如韓國是直接提供英文邀請函（雖然其官方語言并非英語）的，在審核和簽證時與該國官方語言邀請信等效。有時韓國在出具韓/英語邀請信時也會出具一份格式完全一樣的漢語邀請函，在申報時可作為翻譯件一齊提交，但不能單獨使用。日本一般先出具英文邀請信，再出具正式日語邀請函——“三書”（身元保證書、招聘理由書和滯在予定表）。前者只能作為預審參考，后者才是最終審批依據。并且只有“三書”原件才能作為簽證材料。

二、邀請方要素：

作為邀請主體，邀請方資質至關重要。也就是說，是否具備發出邀請函的資格，除了前期審批外，后期也直接與簽證成功率息息相關。根據相關規定：邀請信一般應發自擬出訪國家本土，邀請方必須由外方業務對口部門或相關級別人員邀請，邀請單位和邀請人應與出訪人員的級別職級身份相稱，不得降格以求。如系國際組織邀請，可由該組織有關人員發出。比如某高校校長出訪國外某高校商談校際合作并簽署校級合作協議，則邀請人應為該校校長。如果僅為普通教授，是不可能商談并簽署校際合作相關協議的。此外，海外華僑華人和外國駐華機構不能作為邀請人/方，也不能通過中介機構聯系或出具邀請函。

三、被邀請人要素：

邀請信應寫有被邀請人全名，許多國家還會列出被邀請人的護照號碼、性別、出生年月、工作單位、職務等，以便審核和簽證部門確認其身份。在日常審核中，經常會遇到出訪人沒有因公護照而邀請方要求提供護照號碼填寫在邀請信上的情況。由于沒有邀請信前期審核無法通過不能出具批件，而批件又是辦理因公護照的必備材料，出訪者常陷入兩難境地。我校一般會請出訪者與邀請方聯系說明我國辦理因公護照的流程，商議先出具一封護照號碼處留空的邀請信用于前期申報。在完成審批、制作批件和因公護照流程后，再將護照號碼發給外方請他們出具內容完整的邀請信用于簽證。此外，一些大型國際會議發出的邀請函即會議通知是沒有受邀人姓名的，通常我們會要求出訪者提供參會的注冊證明，與會議通知一起作為受邀憑證。

四、格式要素：

邀請信作為具有法律性質的文書，在格式上有嚴格要求：應該以邀請單位的公函紙打印而成，文字通順、格式規范、印刷字體。應包括單位名稱、地址、聯系電話、傳真號碼、電子郵件等信息。許多海外高等學校、科研機構等都會備有本單位公函紙。作為防偽手段之一，一些高校，比如美國哥倫比亞大學的公函紙整面都印有學校徽章的水印。

五、簽名有效性要素：

邀請函簽署處必須有邀請人的親筆簽名，簽名下方應為邀請人全名的印刷體，以便審核和簽證時了解其姓名的準確拼寫。此外，還應寫明邀請單位和邀請人職務，有公章的應加蓋公章。在實際審核中，一些亞洲國家比如日本的“三書”是以加蓋邀請人個人姓名的紅色印章來認可邀請信有效性的。韓國通常是邀請人手寫簽名及個人姓名的篆體紅色印章并用。歐美國家絕大部分都是邀請人親筆簽名。值得注意的是，曾經遇到過用WORD里的其它藝術類英文字體作為邀請人簽名的。這就需要審核部門仔細甄別。因為該類排版較易被誤認為是親筆簽名。

六、出訪期限要素：

要有明確的起止日期或開始日期加上停留期限，如：××年××月××日至××年××月××日或××年××月××日起，訪問×××天。在各國種類繁多的邀請信中，大部分國家只寫出在該國的活動時間，申報時可按政策規定添加路途時間。有些歐洲國家會寫明某天抵達及某天離開，申報時只能在離開日期后加一天作為路途及時差時間。日本“三書”中的滯在予定表上第一天和最后一天是往返中國和日本的航班班次，所以申報時不能再額外添加路途時間了。總之，訪問期限需嚴格按照邀請信的期限仔細甄別計算。

七、出訪地要素：

出訪地對于出訪者行程安排以及后期的財務報銷至關重要。通常情況下，一個機構只能邀請出訪者去該機構所在地。個別情況下，一個大型機構可能在多地設有辦公點，那么，可邀請出訪者訪問其一到多個辦公地。實際審核中，曾有某申根國博物館邀請出訪者去另一申根國家參加該博物館在當地舉行的紀念活動。雖然該博物館可以在其它國家舉辦活動，但并不具備邀請出訪者去另一國的資格，因為其在另一申根國家并無常駐辦公地址。

八、訪問內容要素：

訪問內容是審批出訪性質、必要性和相關性的最主要依據。就學術類和公務類出訪而言，區分二者的最主要標準就是出訪內容。公務類相較學術類而言，出訪天數、次數等都有更為嚴格的限制。就實際操作而言，學術類的界定除了審核出訪內容是否與學術相關外，還要看是否與受邀人的學術背景相符合。

九、費用負擔要素：

邀請信應具備費用負擔方法，包括往返機票、住宿、伙食、保險、當地交通和其它雜費等開銷。歐美國家邀請信一般都會寫明費用負擔方式，申根國家還要求強調醫療保險的負擔情況。有些邀請信還會寫明酬金數額，但酬金一般不計入邀請方提供的資助內。

十、時效性要素：

時效性是指出訪者在提交申報時邀請信必須在合理時間內，不能提供已過期的邀請函。合理時間的判定還應將審批、制作批件、因公護照、預約及申請簽證所需時間計算在內。如果邀請信開始時間來不及辦理所需手續，也視為不在合理時效范圍內。一般會請出訪者聯系外方重新簽發時間合理的邀請函。

以上探討的邀請函十大要素是判斷邀請信有效性的重要考察點。為了滿足高校教職工在因公出國申報和簽證上的客觀需求，提高教職工出訪成功率并杜絕違紀行為的發生，必須嚴格細致審核邀請函，才能真正確保新時期高校因公出國管理工作的順利進行，從而在實際上進一步推動高校科研水平和國際交流向更高層面發展。

作者簡介：

張宇波（1981.4-），女，漢族，江蘇南京人，研究生，研究方向：高等教育管理。

高睿（1963.2-），女，漢族，江蘇江陰人，本科，高教副研究員，研究方向：高等教育管理。