基于大數(shù)據(jù)理論的企業(yè)檔案管理提升策略

張青云

摘 要：企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)中屬于十分重要的一種資源，在各種企業(yè)資源中占據(jù)重要地位，并且在企業(yè)穩(wěn)定良好發(fā)展方面具有重要作用，因而對企業(yè)檔案進行合理管理十分必要。在當(dāng)前企業(yè)檔案中，電子文件屬于重要組成部分，電子文件管理十分重要，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)當(dāng)對檔案電子文件大數(shù)據(jù)管理加強認識，并且應(yīng)當(dāng)選擇有效對策對電子文件合理進行大數(shù)據(jù)管理，以提升管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；電子文件；大數(shù)據(jù)管理

大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案管理既是機遇也是挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，改變了檔案管理的模式，提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代檔案管理的要求，需要經(jīng)過改革和創(chuàng)新檔案管理模式，才能適應(yīng)檔案管理信息化的要求。本文主要探討在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 管理方式發(fā)生變化

傳統(tǒng)檔案管理模式，對于檔案的利用率偏低，有著“重藏輕用”的情況，檔案管理工作停留在檔案的歸檔、保存方面，缺乏對檔案的利用，限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代，要求檔案管理工作注重對檔案資源的整合，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，注重對檔案價值的挖掘開發(fā)。檔案管理從對紙質(zhì)版的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷﹄娮影鏅n案信息的管理，這樣不僅提升工作效率，而且也使檔案成為一種信息資源。當(dāng)前，檔案管理方式還較為傳統(tǒng)，檔案信息化管理的推廣程度不高，有待進一步加強。

1.2 大數(shù)據(jù)時代對檔案信息的安全性提出了挑戰(zhàn)

與當(dāng)今信息化社會不相適應(yīng)的是信息安全問題，大數(shù)據(jù)時代信息傳播發(fā)展飛速，網(wǎng)絡(luò)化給人們帶來便捷的同時也帶來了隱私的安全性問題。檔案管理作為收集、整理、分析、保護歷史資料的一項工作，尤其應(yīng)注意檔案資料的安全。既能夠充分利用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，又要實現(xiàn)檔案資料管理工作的安全運轉(zhuǎn)，是檔案管理工作者需深入研究和解決的問題。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)要求提升

傳統(tǒng)檔案管理工作是一項較為簡單的工作，由于本身工作并不受重視，檔案管理工作大多采用兼職人員或者非專業(yè)人員負責(zé)，對于檔案的管理也局限在檔案的存取、整理等方面，檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生改變，從對紙質(zhì)版檔案的管理，變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化設(shè)備的使用，對于檔案管理人員的素質(zhì)有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業(yè)知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創(chuàng)新能力和服務(wù)意識。

2 企業(yè)檔案電子文件大數(shù)據(jù)管理的有效對策

2.1 科學(xué)合理利用相關(guān)技術(shù)手段

在企業(yè)檔案管理工作中，為能夠使檔案電子文件信息得以更好保存，確保其能夠?qū)崿F(xiàn)更好應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)技術(shù)手段進行科學(xué)合理應(yīng)用。其一，簽署技術(shù)的應(yīng)用。該技術(shù)的應(yīng)用具體就是在檔案電子文件中實行數(shù)字簽名，或者進行光筆簽名，對于電子文件中簽名，可將其作為重要依據(jù)，從而對電子文件原始性、真實性以及完整性與安全性實行檢驗。就目前實際情況而言，在電子文件中所應(yīng)用簽署技術(shù)主要包括兩種，其中一種為光筆簽名技術(shù)，另外一種為數(shù)字簽名技術(shù)。其二，防寫措施的應(yīng)用，這一方面主要就是對于企業(yè)檔案電子文件而言，可將其設(shè)置成為只讀模式，用戶在使用查閱檔案資源時只能對信息進行讀取，無法對信息進行修改，從而也就能夠使檔案信息安全性提升，保證檔案電子文件安全管理。其三，加密技術(shù)的應(yīng)用，在企業(yè)檔案電子文件管理中，通過對加密技術(shù)進行合理應(yīng)用，對于一些相關(guān)涉密文件，可使其非公開性得到較好保證，在避免電子文件泄密方面屬于十分有效的一種方法。這一技術(shù)的目的就是通過對數(shù)字方法進行利用，促使涉密信息實現(xiàn)偽裝，從而可保證非法入侵人員無法對涉密信息真實內(nèi)容了解，通常情況下選擇雙密鑰法。加密技術(shù)的應(yīng)用可控制用戶訪問，可對用戶在電子文件方面的操作進行合理限制，從而使電子文件管理得到理想的效果。

2.2 構(gòu)建檔案服務(wù)的“1+N”模式

社會成員應(yīng)該積極參與到檔案管理模式的創(chuàng)新工作中，共同并舉，落實檔案服務(wù)“1+N”模式。對于大型的綜合檔案館，一定要肩負起公共服務(wù)的職責(zé)，對專業(yè)檔案館以及企業(yè)的檔案館的資源進行整合，以及檔案中介機構(gòu)等，彌補“1+N”模式的不足，以共同改變檔案服務(wù)，使其主體的格局實現(xiàn)單一化。為了盡量滿足社會各界的需求，不管在制度上，還是政策上，都要形成規(guī)范化，促進社會組織、個人等參與到檔案事業(yè)中，進一步構(gòu)建“1+N”模式，從而提高服務(wù)能力。構(gòu)建“1+N”模式，應(yīng)提高檔案事務(wù)的處理能力，培養(yǎng)收藏檔案的機構(gòu)，完善解決方案。在現(xiàn)階段，檔案的中介機構(gòu)可分為3類：1）以檔案整理、寄存托管作為主要的承攬內(nèi)容，兼查詢、配送等全套事務(wù)。2）檔案管理軟件的開發(fā)公司，并且，負責(zé)檔案數(shù)字化的掃描業(yè)務(wù)。3）收藏某個時期的、特定的載體檔案。

2.3 加快檔案管理職責(zé)內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不再單純的是對檔案進行收集、整理、歸檔等，還要求實現(xiàn)文字檔案和數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。檔案管理人員不再是被動地接收檔案，而是主動地履行管理制作，進行檔案資源的開發(fā)，使檔案管理變?yōu)闄n案服務(wù)，服務(wù)意識不斷提升。檔案管理人員將檔案的開發(fā)和利用作為檔案管理的重要內(nèi)容，同時注意檔案資料的審查，保證檔案的真實性。檔案管理人員積極參與檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，提出自己對檔案管理工作的意見、檔案信息管理系統(tǒng)需要具備的功能、檔案信息的錄入等，全員參與才能保證檔案信息管理系統(tǒng)的不斷完善，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

2.4 加強檔案管理的安全防護

雖然大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來了諸多的好處，但是不可避免的也帶來了很多潛在的安全危機，工作人員一定要做好檔案管理與使用的防護措施，在單位內(nèi)部建立監(jiān)管制度變得十分有必要。一方面，檔案信息在數(shù)據(jù)庫中能夠被共享與公開，這給需要使用的工作人員創(chuàng)造了便捷條件，同時也降低了信息的安全系數(shù)。所以，各個行業(yè)在利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的同時，還應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部監(jiān)管制度，對本單位的檔案進行得當(dāng)?shù)谋Ｗo。另一方面，還應(yīng)當(dāng)增強工作人員的安全防范意識，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理工作時，要注意對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險進行排查，對于內(nèi)部使用的管理軟件要定時更新升級，千萬不能掉以輕心，以免因為網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害對檔案管理工作造成不可挽回的局面。

3 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化檔案管理有著明顯的區(qū)別。大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理的弊端逐漸暴露出現(xiàn)，管理效率低、忽視檔案的開發(fā)、管理人員素質(zhì)低等情況，為了進一步促進檔案管理的發(fā)展，首先，應(yīng)更新檔案管理理念，從思想上重視檔案管理工作，重視檔案管理人員的培養(yǎng)和檔案資源的開發(fā)利用。其次，加快檔案管理職責(zé)內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作重心從檔案的整理、歸檔，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的審核、開發(fā)和利用。最后，提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)。外部引入優(yōu)秀檔案管理人才，內(nèi)部加強檔案管理人員的培訓(xùn)，建立檔案管理認證制度，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進行考核。

參考文獻

[1]許秀英.大數(shù)據(jù)時代檔案管理的價值提升[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2016（19）：209.

[2]李永寧.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下所面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對措施[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2016（05）：106-108.

[3]洪亮.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：79.

[4]肖媛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：132.

[5]王程程，穆佳桐.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理價值提升策略研究[J].蘭臺世界，2015（05）：81-82.