基于大數據理論的企業檔案管理提升策略

張青云

摘 要：企業檔案在現代企業中屬于十分重要的一種資源，在各種企業資源中占據重要地位，并且在企業穩定良好發展方面具有重要作用，因而對企業檔案進行合理管理十分必要。在當前企業檔案中，電子文件屬于重要組成部分，電子文件管理十分重要，而在大數據時代背景下，應當對檔案電子文件大數據管理加強認識，并且應當選擇有效對策對電子文件合理進行大數據管理，以提升管理水平。

關鍵詞：企業檔案；電子文件；大數據管理

大數據時代的到來，對檔案管理既是機遇也是挑戰。網絡信息技術在檔案管理中的應用，改變了檔案管理的模式，提升了檔案管理的效率。傳統檔案管理方式已經無法適應新時代檔案管理的要求，需要經過改革和創新檔案管理模式，才能適應檔案管理信息化的要求。本文主要探討在大數據時代，檔案管理工作面臨的挑戰以及應對策略。

1 大數據時代檔案管理面臨的挑戰

1.1 管理方式發生變化

傳統檔案管理模式，對于檔案的利用率偏低，有著“重藏輕用”的情況，檔案管理工作停留在檔案的歸檔、保存方面，缺乏對檔案的利用，限制了檔案事業的發展。大數據時代，要求檔案管理工作注重對檔案資源的整合，建立信息化檔案管理系統，注重對檔案價值的挖掘開發。檔案管理從對紙質版的檔案管理，轉變為對電子版檔案信息的管理，這樣不僅提升工作效率，而且也使檔案成為一種信息資源。當前，檔案管理方式還較為傳統，檔案信息化管理的推廣程度不高，有待進一步加強。

1.2 大數據時代對檔案信息的安全性提出了挑戰

與當今信息化社會不相適應的是信息安全問題，大數據時代信息傳播發展飛速，網絡化給人們帶來便捷的同時也帶來了隱私的安全性問題。檔案管理作為收集、整理、分析、保護歷史資料的一項工作，尤其應注意檔案資料的安全。既能夠充分利用大數據實現現代化的檔案管理，又要實現檔案資料管理工作的安全運轉，是檔案管理工作者需深入研究和解決的問題。

1.3 檔案管理人員素質要求提升

傳統檔案管理工作是一項較為簡單的工作，由于本身工作并不受重視，檔案管理工作大多采用兼職人員或者非專業人員負責，對于檔案的管理也局限在檔案的存取、整理等方面，檔案管理人員的素質良莠不齊，缺乏專業的檔案管理人員。大數據時代，檔案管理工作內容發生改變，從對紙質版檔案的管理，變為數字化檔案管理，計算機技術、網絡技術以及現代化設備的使用，對于檔案管理人員的素質有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創新能力和服務意識。

2 企業檔案電子文件大數據管理的有效對策

2.1 科學合理利用相關技術手段

在企業檔案管理工作中，為能夠使檔案電子文件信息得以更好保存，確保其能夠實現更好應用，應當對相關技術手段進行科學合理應用。其一，簽署技術的應用。該技術的應用具體就是在檔案電子文件中實行數字簽名，或者進行光筆簽名，對于電子文件中簽名，可將其作為重要依據，從而對電子文件原始性、真實性以及完整性與安全性實行檢驗。就目前實際情況而言，在電子文件中所應用簽署技術主要包括兩種，其中一種為光筆簽名技術，另外一種為數字簽名技術。其二，防寫措施的應用，這一方面主要就是對于企業檔案電子文件而言，可將其設置成為只讀模式，用戶在使用查閱檔案資源時只能對信息進行讀取，無法對信息進行修改，從而也就能夠使檔案信息安全性提升，保證檔案電子文件安全管理。其三，加密技術的應用，在企業檔案電子文件管理中，通過對加密技術進行合理應用，對于一些相關涉密文件，可使其非公開性得到較好保證，在避免電子文件泄密方面屬于十分有效的一種方法。這一技術的目的就是通過對數字方法進行利用，促使涉密信息實現偽裝，從而可保證非法入侵人員無法對涉密信息真實內容了解，通常情況下選擇雙密鑰法。加密技術的應用可控制用戶訪問，可對用戶在電子文件方面的操作進行合理限制，從而使電子文件管理得到理想的效果。

2.2 構建檔案服務的“1+N”模式

社會成員應該積極參與到檔案管理模式的創新工作中，共同并舉，落實檔案服務“1+N”模式。對于大型的綜合檔案館，一定要肩負起公共服務的職責，對專業檔案館以及企業的檔案館的資源進行整合，以及檔案中介機構等，彌補“1+N”模式的不足，以共同改變檔案服務，使其主體的格局實現單一化。為了盡量滿足社會各界的需求，不管在制度上，還是政策上，都要形成規范化，促進社會組織、個人等參與到檔案事業中，進一步構建“1+N”模式，從而提高服務能力。構建“1+N”模式，應提高檔案事務的處理能力，培養收藏檔案的機構，完善解決方案。在現階段，檔案的中介機構可分為3類：1）以檔案整理、寄存托管作為主要的承攬內容，兼查詢、配送等全套事務。2）檔案管理軟件的開發公司，并且，負責檔案數字化的掃描業務。3）收藏某個時期的、特定的載體檔案。

2.3 加快檔案管理職責內容和重心的轉變

大數據時代，檔案管理工作不再單純的是對檔案進行收集、整理、歸檔等，還要求實現文字檔案和數字檔案的統一管理。檔案管理人員不再是被動地接收檔案，而是主動地履行管理制作，進行檔案資源的開發，使檔案管理變為檔案服務，服務意識不斷提升。檔案管理人員將檔案的開發和利用作為檔案管理的重要內容，同時注意檔案資料的審查，保證檔案的真實性。檔案管理人員積極參與檔案信息系統的建設，提出自己對檔案管理工作的意見、檔案信息管理系統需要具備的功能、檔案信息的錄入等，全員參與才能保證檔案信息管理系統的不斷完善，實現檔案的數字化管理。

2.4 加強檔案管理的安全防護

雖然大數據給檔案管理工作帶來了諸多的好處，但是不可避免的也帶來了很多潛在的安全危機，工作人員一定要做好檔案管理與使用的防護措施，在單位內部建立監管制度變得十分有必要。一方面，檔案信息在數據庫中能夠被共享與公開，這給需要使用的工作人員創造了便捷條件，同時也降低了信息的安全系數。所以，各個行業在利用大數據進行檔案管理的同時，還應當建立內部監管制度，對本單位的檔案進行得當的保護。另一方面，還應當增強工作人員的安全防范意識，利用網絡進行檔案管理工作時，要注意對網絡風險進行排查，對于內部使用的管理軟件要定時更新升級，千萬不能掉以輕心，以免因為網絡病毒的侵害對檔案管理工作造成不可挽回的局面。

3 結束語

綜上所述，傳統檔案管理和現代化檔案管理有著明顯的區別。大數據時代，傳統檔案管理面臨諸多挑戰，傳統檔案管理的弊端逐漸暴露出現，管理效率低、忽視檔案的開發、管理人員素質低等情況，為了進一步促進檔案管理的發展，首先，應更新檔案管理理念，從思想上重視檔案管理工作，重視檔案管理人員的培養和檔案資源的開發利用。其次，加快檔案管理職責內容和重心的轉變。檔案管理工作重心從檔案的整理、歸檔，轉變為檔案的審核、開發和利用。最后，提升檔案管理者的綜合素養。外部引入優秀檔案管理人才，內部加強檔案管理人員的培訓，建立檔案管理認證制度，對檔案管理人員的業務水平進行考核。

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