試論高校人物檔案和人事檔案的聯(lián)系與區(qū)別思考研究

陳炤紅

摘 要：隨著高等院校檔案館社會功能的轉(zhuǎn)變和檔案管理意識的不斷提高，檔案管理內(nèi)容的不斷豐富，在做好人事管理檔案的同時(shí)，建立具有精神價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的人物檔案已經(jīng)成為了檔案管理工作的新方向、新課題，越來越多的高校將人事檔案和人物檔案管理作為衡量學(xué)校整體管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一，本文通過分析人事檔案和人物檔案之間的聯(lián)系與區(qū)別，旨在實(shí)現(xiàn)管理者對二者工作的準(zhǔn)確定位，解決實(shí)踐中存在的管理混淆問題，為高等院校開展檔案管理工作提供一定的理論研究依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人物檔案；人事檔案；聯(lián)系與區(qū)別

近年來，高校檔案管理的水平有了較大幅度的提升，檔案價(jià)值被不斷肯定，人事檔案管理日趨成熟，人物檔案管理理念被不斷接受，信息化手段被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案管理的發(fā)展性原則對我們研究人物檔案和人事檔案之間的關(guān)系提出了新的要求，因此，做好人事檔案和人物檔案研究有十分必要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人物檔案與人事檔案之間的聯(lián)系

人物檔案和人事檔案同歸屬于檔案管理范疇，兩者在對象、功能、工作特征等方面存在著密切聯(lián)系。

1.1 同源性

人物檔案與人事檔案都是以人為檔案對象，在高校中，人事檔案的建檔主體為學(xué)校的教職工，既包括在職人員也包括離退休人員。人物檔案建檔人物的主要來源是曾經(jīng)或者現(xiàn)在在校的教職工。從檔案人物來源的角度來看，人物檔案與人事檔案有重合的部分。

從檔案材料來源來看，人物檔案包含的材料有一部分來源于人事檔案材料，即人物檔案材料部分取材于人事檔案材料。

1.2 目的性

人物檔案與人事檔案具有一個(gè)根本性的功能，最終的目的都是為了高校的教學(xué)和科研服務(wù)。人物檔案通過對學(xué)校杰出人物的的深度挖掘，以完整的檔案記錄形式向廣大教職工和校外人員展示了人物的業(yè)績和精神，具有極高的精神價(jià)值和社會價(jià)值，對增強(qiáng)學(xué)校的凝聚力，提升學(xué)校文化建設(shè)起到了積極的促進(jìn)作用。人事檔案屬于行政人事管理范疇，做好人事檔案管理，能夠?yàn)閷W(xué)校有序開展教學(xué)管理工作提供保障，最終目的也是為學(xué)校的管理和發(fā)展起到積極推動作用。從根本上來說，兩者的目的是一致的。

1.3 工作特征性

人物檔案與人事檔案都具有非同步發(fā)展、同步要求的工作特性。二者都是在實(shí)踐中自然產(chǎn)生的歷史性質(zhì)的記錄，并非要求像其他檔案一樣，與活動本身那樣的同步發(fā)展和同步要求。大部分檔案材料都是以形成內(nèi)容收集，以收集內(nèi)容組卷，沒有要求必須存在系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)，二者還具有按人頭整理、按人頭歸檔的工作性質(zhì)。

2 人物檔案與人事檔案之間的區(qū)別

人物檔案和人事檔案之間有著許多相同之處，也存在著許多異同之處，二者在來源的范圍、檔案內(nèi)容以及編制檔案的意義上有著明顯區(qū)別：

2.1 來源范圍不同

人物檔案對象的選擇是在一定的歷史時(shí)間內(nèi)，對學(xué)校的發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)，或其工作業(yè)績、社會影響力突出，對學(xué)校聲譽(yù)起到提升作用的人物，這樣的人物不僅來自學(xué)校內(nèi)部，也可能來自學(xué)校外部，這些入選對象通常能夠得到學(xué)校師生的廣泛認(rèn)可和高度評價(jià)，這部分人選取的時(shí)間長度較長，但數(shù)量較少。人事檔案與人物檔案不同，它建檔人員選擇的范圍局限在學(xué)校內(nèi)部，著眼于現(xiàn)階段在職或者退休的教職人員，當(dāng)然，也可能包括學(xué)生，具有普遍性和廣泛性，不問業(yè)績貢獻(xiàn)，必須按行政管理要求全面建立范圍人人員的人事檔案。

2.2 內(nèi)容不同

人物檔案和人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成和對構(gòu)成材料的要求也不相同，與人事檔案相比，人物檔案所涉及的范圍更廣，除了涵蓋人事檔案的部分內(nèi)容外，還包括其它門類，一是發(fā)表的論文、論著，各類出版教材以及撰寫的報(bào)告等；二是關(guān)于人物事跡的報(bào)導(dǎo)和能夠體現(xiàn)個(gè)人成果的文章；三是聘書、代表證、委任狀、任職文件等；四是獲得的各類榮譽(yù)證書；五是其他具有保存價(jià)值的實(shí)物和多媒體材料。人事檔案所包含的內(nèi)容相對比較簡單，基本以框架型、線條型認(rèn)知信息為主，并非是生動的個(gè)人信息。從這一個(gè)層面來說，人物檔案材料是比人事檔案材料更為生動、細(xì)致和豐富的，更注重于對人物精神層面的展示。

2.3 意義不同

隨著社會的進(jìn)步和檔案管理意識的不斷增強(qiáng)，人物檔案已經(jīng)在更多領(lǐng)域被關(guān)注，在高校人物檔案建設(shè)的進(jìn)程中，人物檔案被賦予歷史價(jià)值、精神價(jià)值和社會價(jià)值三重意義，人物檔案的更多的體現(xiàn)了學(xué)校的人文內(nèi)涵。人事檔案則側(cè)重人物的思想政治、任職狀況和教學(xué)科研能力，其作用在于服務(wù)于人事任用、教學(xué)管理等具體工作，更加強(qiáng)調(diào)及時(shí)性和準(zhǔn)確性，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

3 關(guān)于開展高校人物檔案和人事檔案管理工作的幾點(diǎn)啟示

人物檔案與人事檔案的聯(lián)系與區(qū)別為檔案工作提供了新的思路，結(jié)合對高校人物檔案和人事檔案聯(lián)系與區(qū)別的研究，針對開展檔案管理工作，提出幾點(diǎn)啟示性建議：

3.1 開展“一體化”檔案管理模式

“一體化”檔案管理模式，是指將人物檔案與人事檔案作為一個(gè)整體系統(tǒng)進(jìn)行管理，發(fā)揮各類檔案的作用和活力，增強(qiáng)橫向聯(lián)系，突出信息共享優(yōu)勢，解決資源浪費(fèi)、重復(fù)管理等問題，從本質(zhì)上講不是將人物檔案管理與人事檔案管理進(jìn)行機(jī)械相加，而是深度的合作與協(xié)調(diào)。

實(shí)現(xiàn)“一體化”檔案管理，可以從兩個(gè)方面進(jìn)行探索，一是加強(qiáng)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，形成完善的信息傳導(dǎo)機(jī)制；二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合，這就需要借助一定的現(xiàn)代化手段。

3.2 通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合利用

進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下對檔案信息的獲取與整合已經(jīng)成為一種趨勢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了高校人物檔案與人事檔案建設(shè)的步伐，新技術(shù)條件下，檔案信息的獲取變得十分便捷，在很大程度上減輕了工作量，提升了檔案的整理與利用效率。

通過對全國100所綜合性大學(xué)進(jìn)行高校人物檔案建設(shè)狀況調(diào)查問卷了解，目前國內(nèi)的主要高效都建立了人物檔案，但普遍存在著載體形式單一、人物標(biāo)準(zhǔn)選取不明確、信息隨機(jī)性強(qiáng)、所占館藏的比重小、信息整理方式非標(biāo)準(zhǔn)化等問題，信息開放程度低，利用率低，而這一系列問題的根源是檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化程度過低。

從人物檔案與人事檔案的綜合管理的角度來看，也同樣離不開這樣的現(xiàn)代化手段，所謂“工欲善其事必先利其器”，加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的投入，是改善檔案管理質(zhì)量，整合檔案信息資源的重要渠道之一。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接決定了人物檔案與人事檔案的管理水平，要注重檔案管理人員能力的考核和素質(zhì)的提升，不僅要對檔案管理人員的理論能力進(jìn)行提升，還要培養(yǎng)其實(shí)際操作能力和科研能力，同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員考核體系，是保障檔案管理水平的重要手段之一。

4 結(jié)束語

當(dāng)今時(shí)代背景下，檔案價(jià)值持續(xù)提升，利用面不斷擴(kuò)大，了高校對于人物檔案的利用需求特別是高校對于人物檔案和人事檔案系統(tǒng)性要求的提高，凸顯出了人物檔案被應(yīng)用于學(xué)校文化建設(shè)和教學(xué)當(dāng)中、人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化程度不斷提高、檔案管理綜合一體化改革勢在必行等特點(diǎn)和趨勢，這就要求檔案管理者進(jìn)一步辯清二者之間的聯(lián)系和區(qū)別，在此基礎(chǔ)上探索、研究高效檔案管理的新方向，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作新突破，為學(xué)校的規(guī)劃發(fā)展提供支持和保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張予宏，王的.淺議著名人物檔案[J].機(jī)電兵船檔案，2015（01）：40-42.

[2]唐偉.試探高校人物檔案的管理現(xiàn)狀及管理方法[J].蘭臺世界，2015（02）：6-7.

[3]王利偉.基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高校人物檔案建設(shè)[J].湖北檔案，2012（05）：20-22.

[4]張小曉.試論高校人物檔案與人事檔案的聯(lián)系與區(qū)別[J].蘭臺世界，2011（10）：36-37.

[5]陳紅，冶軍.高校檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新[J].山西檔案，2018（05）：125-127.

[6]夏綠玉.高校人物檔案在校園文化功能中的育人作用淺析[J].黑河學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，8（11）：48-49.